রুম ইনসাইটস ড্যাশবোর্ড ব্যবহার করে আপনার প্রতিষ্ঠান কীভাবে স্থান ব্যবহার করে তা বিশ্লেষণ করুন। যদি আপনার প্রতিষ্ঠান Meet হার্ডওয়্যার ব্যবহার করে এবং অকুপেন্সি ডিটেকশন চালু রাখে, তবে আপনার রুম এবং ডিভাইসগুলো কীভাবে ব্যবহৃত হচ্ছে সে সম্পর্কে আপনি আরও বিস্তারিত তথ্য পাবেন। স্থান পরিকল্পনার জন্য এই তথ্য ব্যবহার করুন।
শুরু করার আগে
রুম ইনসাইটস ড্যাশবোর্ড থেকে সর্বাধিক সুবিধা পেতে:
- ভবন, বৈশিষ্ট্য এবং ক্যালেন্ডার রিসোর্স তৈরি করুন
- আপনার রুমগুলো যেন গুগল ক্যালেন্ডারের কাঠামোবদ্ধ রিসোর্স হয়, তা নিশ্চিত করুন।
- রিসোর্সগুলিতে ক্যালেন্ডার বরাদ্দ করুন
- Meet হার্ডওয়্যারযুক্ত রুমগুলিতে উপস্থিতি শনাক্তকরণ চালু করুন
- রুমের ক্যাটাগরি মিটিং স্পেস-এ সেট করুন।
- প্রতিটি রুমের জন্য টাইম জোন সেট করুন।
আপনার রুম ইনসাইটস ড্যাশবোর্ডে যান
ড্যাশবোর্ড দেখতে হলে, আপনার অবশ্যই রুম ইনসাইটস ক্যালেন্ডার প্রিভিলেজ থাকতে হবে।
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
ডিরেক্টরি ভবন এবং সম্পদ কক্ষ সম্পর্কিত তথ্য ।ক্যালেন্ডার প্রশাসকের অধিকার থাকা আবশ্যক।
এছাড়াও আপনি অ্যাডমিন কনসোল থেকে রুম ইনসাইটস ড্যাশবোর্ডটি অনুসন্ধান করতে পারেন।
ভিডিও মিটিং ব্যবহারের উপর নজর রাখা
নিম্নলিখিত মূল মেট্রিকগুলি পরীক্ষা করতে রুম ইনসাইটস ড্যাশবোর্ড ব্যবহার করুন:
- সক্রিয় রুম এবং অন্যান্য ভিডিও এন্ডপয়েন্টের সংখ্যা
- প্রতি মাসে ভিডিওর মিনিটের সংখ্যা
- প্রতি মাসে সভার সংখ্যা
- প্রতি মিটিংয়ে অংশগ্রহণকারীদের গড় সংখ্যা
- রুম বা ডিভাইসের ধরন অনুযায়ী ব্যবহার
- ফিচারের ব্যবহার (যেমন ফোন কল, লাইভ স্ট্রিম এবং রেকর্ডিং)
মিট হার্ডওয়্যার রুম এবং ডিভাইস ব্যবহার দেখুন
অকুপেন্সি ডিটেকশন চালু থাকলে, আপনি সময়ের সাথে সাথে আপনার রুম এবং ডিভাইসগুলো কীভাবে ব্যবহৃত হচ্ছে তা ট্র্যাক করতে পারবেন। আপনার প্রতিষ্ঠান যদি Meet হার্ডওয়্যার ব্যবহার করে, তবেই আপনি নিচের সমস্ত গ্রাফ দেখতে পাবেন।
ফলাফল সীমিত করতে উপরে থাকা 'বর্তমানে প্রদর্শিত হচ্ছে' কুইক ফিল্টারগুলো ব্যবহার করুন।
- সব ঘর
- মিট হার্ডওয়্যার ছাড়া রুম
- মিট হার্ডওয়্যার সহ রুম
- অকুপেন্সি-সক্ষম মিট হার্ডওয়্যার সহ রুম
কক্ষ ও ডিভাইসগুলো কীভাবে ব্যবহৃত হয় তা বুঝতে গ্রাফগুলো ব্যবহার করুন।
দোভাষী কক্ষ এবং ডিভাইস ব্যবহার
বুকিং রেট হলো রুম বুক করা গড় ঘণ্টার সংখ্যাকে একটি ১০ ঘণ্টার কর্মদিবস দিয়ে ভাগ করে পাওয়া মান। শুধুমাত্র সকাল ৮টা থেকে সন্ধ্যা ৬টার মধ্যে করা বুকিংগুলোই বিবেচনা করা হয়।
যেসব কক্ষে Meet হার্ডওয়্যার ডিভাইস রয়েছে এবং উপস্থিতি শনাক্তকরণ সক্রিয় আছে, সেখান থেকে সংগৃহীত তথ্যের ভিত্তিতে ব্যবহারের গ্রাফগুলো তৈরি করা হয়।
নিম্নলিখিত সারণিগুলো ব্যাখ্যা করতে এই সংজ্ঞাগুলো ব্যবহার করুন:
- অতিরিক্ত লোকসমাগম—কক্ষটি তার ঘোষিত ধারণক্ষমতার ১০০% এরও বেশি লোক দ্বারা পূর্ণ ছিল।
- স্বাভাবিক ব্যবহার — কক্ষটি তার ঘোষিত ধারণক্ষমতার ৫০-১০০% ব্যবহৃত হয়েছিল।
- কম উপস্থিতি—কক্ষটি তার ঘোষিত ধারণক্ষমতার ১-৪৯% ব্যবহৃত হচ্ছিল।
- জনশূন্য—ঘরটিতে কাউকে শনাক্ত করা যায়নি।
- উপস্থিতির কোনো ডেটা নেই—প্রয়োজনীয় হার্ডওয়্যার রুমে নেই অথবা উপস্থিতি শনাক্তকরণ বন্ধ করা আছে।
- উপস্থিত—কক্ষটিতে কমপক্ষে ১ জন ব্যক্তিকে শনাক্ত করা হয়েছে।
বুকিং ডেটা দেখুন
আমরা আপনাকে আপনার সবচেয়ে বেশি ও সবচেয়ে কম ব্যবহৃত মিটিং রুমগুলো খুঁজে বের করতে এবং অন্তর্দৃষ্টি লাভের জন্য সেই রুমগুলো অধ্যয়ন করার পরামর্শ দিচ্ছি।
| মেট্রিক | গ্রাফটি যা দেখায় |
|---|---|
| বুকিং রেট | কর্মঘণ্টার যে শতাংশ সময়ে রুম বুক করা হয়েছিল। |
| বুকিং বিতরণ | প্রতিদিন গড়ে যে পরিমাণ সময় ধরে রুমগুলো বুক করা থাকতো। |
| দিনের সময় অনুযায়ী বুকিং রেট | দিনের বিভিন্ন সময়ে লোকেরা কত ঘন ঘন রুম বুক করে। |
| রুমের ধারণক্ষমতা অনুযায়ী বুকিং রেট | বিভিন্ন আকারের কক্ষগুলো কর্মঘণ্টার যে শতাংশ সময় বুক করা হয়েছিল। |
কক্ষের ব্যবহার দেখুন
ব্যবহারকারীরা মিটিংয়ের জন্য কোন ধরনের রুম পছন্দ করেন তা নির্ধারণ করুন। প্রবণতা ও ধরন শনাক্ত করুন; উদাহরণস্বরূপ, আপনি হয়তো লক্ষ্য করতে পারেন যে ছোট ছোট দল বড় মিটিং রুম বুক করছে।
মিটিং গ্রহণের হার হলো, মিটিংয়ের আমন্ত্রণ প্রত্যাখ্যান করেননি এমন আমন্ত্রিতদের গড় সংখ্যাকে রুমের মোট ধারণক্ষমতা দিয়ে ভাগ করে পাওয়া মান। রুমের ধারণক্ষমতার হার হলো, সমর্থিত হার্ডওয়্যার দ্বারা রুমে শনাক্ত করা ব্যক্তির গড় সংখ্যাকে রুমের মোট ধারণক্ষমতা দিয়ে ভাগ করে পাওয়া মান।
| মেট্রিক | গ্রাফটি যা দেখায় |
|---|---|
| বুক করা রুমের পরিমাপকৃত দখলদারিত্ব | বুক করা রুমের ধারণক্ষমতা। |
| সময়ের সাথে সাথে বুক করা রুমের দখল | নির্বাচিত রুমগুলোর জন্য বুক করা রুমের ধারণক্ষমতা। |
| পরিমাপকৃত অবুককৃত রুমের দখলদারিত্ব | অবুককৃত রুমের দখল। |
| সময়ের সাথে সাথে বুক না করা রুমের দখল | নির্বাচিত কিছু রুমে বুকিংবিহীন আসন সংখ্যা। |
| রুমের ধারণক্ষমতা অনুযায়ী মিটিং গ্রহণ করা হবে। | গৃহীত মিটিং আমন্ত্রণের ভিত্তিতে রুমের ধারণক্ষমতা কীভাবে ব্যবহার করা হয়েছিল। |
| কক্ষের ধারণক্ষমতা অনুযায়ী আনুমানিক ব্যবহারের হার | যেসব কক্ষে হার্ডওয়্যার-ভিত্তিক উপস্থিতি শনাক্তকরণ চালু করা আছে, সেগুলোর প্রকৃত উপস্থিতি সংক্রান্ত তথ্য। |
| সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত এবং সবচেয়ে কম ব্যবহৃত কক্ষ | সবচেয়ে বেশি এবং সবচেয়ে কম ব্যবহৃত কক্ষগুলো। |
| সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত এবং সবচেয়ে কম ব্যবহৃত ভবন | সবচেয়ে বেশি এবং সবচেয়ে কম ব্যবহৃত ভবনগুলো। |
ডিভাইসের ব্যবহার দেখুন
নির্বাচিত সময়কালের মোট ডিভাইস ব্যবহারের তথ্য জানুন। ভবিষ্যতের রুম পরিকল্পনা করতে এটি ব্যবহার করুন।
| মেট্রিক | গ্রাফটি যা দেখায় |
|---|---|
| সামগ্রিক বুক করা ডিভাইস ব্যবহার | রুমগুলোতে মিট হার্ডওয়্যার ব্যবহারের সময়কাল। |
| সময়ের সাথে সাথে বুক করা ডিভাইস ব্যবহার | কোনো নির্দিষ্ট দিনে Meet হার্ডওয়্যার ব্যবহার করা হয়েছিল কিনা। |
| সামগ্রিক অ-বুককৃত ডিভাইস ব্যবহার | সজ্জিত কিন্তু বুক না করা রুমগুলিতে মিট হার্ডওয়্যার ব্যবহারের মোট সময়। |
| সময়ের সাথে সাথে বুকিংবিহীন ডিভাইসের ব্যবহার | সুসজ্জিত কিন্তু বুক না করা রুমগুলোতে কীভাবে প্রতিদিন Meet-এর হার্ডওয়্যার ব্যবহার করা হতো। |
রুম রিলিজ গ্রাফ দেখুন
নির্বাচিত সময়কালের জন্য রুম রিলিজের পরিসংখ্যান দেখুন। অব্যবহৃত ঘণ্টার সংখ্যা কমাতে রুম রিলিজ সেটিংস পরিবর্তন করুন।
| মেট্রিক | গ্রাফটি যা দেখায় |
|---|---|
| মুক্তির সময় | রুম রিলিজ ফিচারটি মোট যত ঘণ্টার মিটিংয়ের সুযোগ উপলব্ধ করেছে। |
| পুনরায় বুক করা সময় | নতুন মিটিংয়ের জন্য বুক করা বরাদ্দকৃত ঘণ্টার সংখ্যা। |
| অপ্রকাশিত সময় | অব্যবহৃত মিটিংয়ের সময় যা রিলিজ করা যায়নি। এমনটা হতে পারে যখন রুমের জন্য ‘রিলিজ টাইম’ ফিচারটি চালু করা থাকে না, অথবা মিটিংয়ের কোনো অংশগ্রহণকারী ‘এক্সক্লুডেড ইউজার্স’ গ্রুপে থাকেন। |
মিটিং ব্যবহারের অধ্যয়নের জন্য সর্বোত্তম অনুশীলন
মিটিংয়ের মেট্রিক্স বিশ্লেষণ করুন এবং আপনার কাছে গুরুত্বপূর্ণ ক্ষেত্রগুলিতে উন্নতির জন্য লক্ষ্য নির্ধারণ করুন:
- ব্যবহারের ডেটা সংগ্রহ করুন যা নির্ধারণ করতে সাহায্য করে যে ব্যবহারকারীরা মিটিংয়ের জন্য কোন ধরনের রুম এবং ডিভাইস পছন্দ করেন। আরও গভীর অন্তর্দৃষ্টির জন্য আপনি মিটিংয়ের ধরন, যেমন অভ্যন্তরীণ বনাম বাহ্যিক, খতিয়ে দেখতে পারেন।
- সক্রিয় মিটিংগুলোর ডেটা পর্যালোচনা করে এমন প্রবণতা ও প্যাটার্ন খুঁজে বের করুন যা আপনি কাজে লাগাতে পারেন।
- আপনার সবচেয়ে বেশি এবং সবচেয়ে কম ব্যবহৃত মিটিং রুমগুলো খুঁজে বের করুন এবং অন্তর্দৃষ্টি লাভের জন্য সেই রুমগুলো অধ্যয়ন করুন। রুমের ব্যবহার পর্যালোচনা করে, আপনি কম ব্যবহৃত সিস্টেমগুলোকে নতুন করে স্থাপন করবেন কিনা সে বিষয়ে সিদ্ধান্ত নিতে পারেন। এছাড়াও, আপনি সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত রুমগুলোতে সাফল্য এনে দেয় এমন প্যাটার্নগুলো খুঁজে বের করতে পারবেন।
- আপনার সম আকারের অন্যান্য কোম্পানির ভিডিও কনফারেন্সিং ডেটা পর্যালোচনা করুন এবং তা আপনার নিজের প্রতিষ্ঠানের ধরনের সাথে মেলে কিনা তা নির্ধারণ করুন।
- আপনার প্রতিষ্ঠানকে অন্য প্রতিষ্ঠানের সাথে তুলনা করার সেরা মাপকাঠি হলো ভিডিও মিটিংয়ে প্রতি মাসে ব্যয় করা মিনিটের সংখ্যা।
প্রযুক্তিগত সমস্যা মূল্যায়ন করা
প্রযুক্তিগত সমস্যা দেখা দিলে, নিম্নলিখিত বিষয়গুলো যাচাই করুন:
- দুর্বল ওয়াই-ফাই কভারেজ
- ত্রুটিপূর্ণভাবে কনফিগার করা ফায়ারওয়াল, প্রক্সি, বা ভিপিএন
- অপর্যাপ্ত নেটওয়ার্ক ব্যান্ডউইথ
- পুরানো ক্লায়েন্ট সফ্টওয়্যার
এই সমস্যাগুলো সবচেয়ে বেশি দেখা যায় যখন কোনো ব্যবহারকারী নিজের ডিভাইস ব্যবহার করে মিটিংয়ে যোগ দেন।
Meet-এর অন্যান্য অ্যানালিটিক্স টুল ব্যবহার করুন
আপনার প্রতিষ্ঠান কীভাবে মিটিং ব্যবহার করে, তা খতিয়ে দেখার জন্য গুগল মিট বেশ কিছু টুল সরবরাহ করে।