Google Workspace एडमिन के तौर पर, आपके पास यह मैनेज करने का विकल्प होता है कि आपके संगठन के लोग Google Docs, Forms, Keep, Sheets, Sites, Slides, और Vids का इस्तेमाल कैसे करें. ऑफ़लाइन ऐक्सेस, फ़ाइल की गतिविधि, और टेंप्लेट जैसी सुविधाएं भी सेट अप की जा सकती हैं.
इस पेज पर
- सेवाओं को चालू या बंद करना
- शेयर करने की सेटिंग चुनना
- ऑफ़लाइन ऐक्सेस सेट अप करना
- उपयोगकर्ताओं को ऐप्लिकेशन में की गई गतिविधि देखने की अनुमति देना
- टेम्प्लेट और थीम मैनेज करना
- ऐडवांस सेटिंग
सेवाएं चालू या बंद करना
डिफ़ॉल्ट रूप से, Docs, Sheets, और Slides जैसे ऐप्लिकेशन, Google Workspace के सभी उपयोगकर्ताओं के लिए चालू होते हैं. एडमिन के तौर पर, आपके पास ऐप्लिकेशन को चालू या बंद करने का विकल्प होता है.
ध्यान दें: Drive में फ़ाइलें सेव करने वाले ऐप्लिकेशन का इस्तेमाल करने के लिए, Drive और Docs सेवा चालू होनी चाहिए. जैसे, Docs, Forms, Sheets, Sites, Slides, और Vids.इनके लिए चालू और बंद करने की सेटिंग के बारे में ज़्यादा जानें:
शेयर करने की सेटिंग चुनें
Drive में सेव की गई फ़ाइलों के लिए, शेयर करने की सेटिंग चुनी जा सकती हैं. इनमें Docs, Sheets, Slides, Sites वगैरह में बनाई गई फ़ाइलें शामिल हैं.
इनके लिए शेयर करने की सेटिंग के बारे में जानें:
ऑफ़लाइन ऐक्सेस सेट अप करना
आपके पास यह कंट्रोल करने का विकल्प होता है कि आपके संगठन के लोग, इंटरनेट से कनेक्ट न होने पर भी अपने कंप्यूटर पर Google Docs, Sheets, और Slides की फ़ाइलों को ऐक्सेस कर सकते हैं या नहीं. डिफ़ॉल्ट रूप से, संगठनों के लिए ऑफ़लाइन ऐक्सेस की सुविधा चालू होती है. हालांकि, लोग अपने खातों के लिए इसे चालू या बंद कर सकते हैं.
उपयोगकर्ताओं को फ़ाइल की गतिविधि देखने की अनुमति देना
आपके पास यह कंट्रोल करने का विकल्प होता है कि आपके संगठन के लोग, Google Docs, Sheets, और Slides में ऐक्टिविटी डैशबोर्ड पर एक-दूसरे की फ़ाइल की गतिविधि देख सकें या नहीं. फ़ाइल की गतिविधि में, फ़ाइलों को देखने वाले उपयोगकर्ताओं के नाम और उन्हें देखने का समय शामिल होता है.
इस डेटा का इस्तेमाल करके, एडिटर यह तय कर सकते हैं कि उन्हें किन सहयोगियों के साथ फ़ॉलो अप करना है. किसी फ़ाइल के लिए गतिविधि डैशबोर्ड देखने के लिए, उपयोगकर्ताओं के पास फ़ाइल में बदलाव करने का ऐक्सेस होना चाहिए. साथ ही, उनका डोमेन फ़ाइल के मालिक के डोमेन से मेल खाना चाहिए. उपयोगकर्ता, अपने डोमेन से बाहर की फ़ाइलों के लिए ऐक्टिविटी डैशबोर्ड नहीं देख सकते.
टेंप्लेट और थीम मैनेज करना
टेंप्लेट और थीम में आउटलाइन, ग्राफ़िक, और ब्रैंडिंग के अन्य एलिमेंट शामिल होते हैं. इनकी मदद से, आपके संगठन के लोग ऐसा कॉन्टेंट बना सकते हैं जो आपकी कंपनी की स्टाइल से मेल खाता हो. एडमिन के तौर पर, Admin console में Slides, Forms, और Sites के लिए टेंप्लेट और थीम जोड़े और मैनेज किए जा सकते हैं.
बेहतर सेटिंग
बेहतर सेटिंग की मदद से, बड़ी कंपनियों के एडमिन को Google Workspace ऐप्लिकेशन पर ज़्यादा कंट्रोल मिलता है.
कनेक्टेड शीट का इस्तेमाल करना
कनेक्टेड शीट, Sheets डेटा कनेक्टर की मदद से, अपनी स्प्रेडशीट से डेटा की अरबों पंक्तियों को ऐक्सेस किया जा सकता है, उनका विश्लेषण किया जा सकता है, उन्हें विज़ुअलाइज़ किया जा सकता है, और उन्हें शेयर किया जा सकता है.
ऐप चालू या बंद करें
डिफ़ॉल्ट रूप से, Docs, Sheets, और Slides जैसे ऐप्लिकेशन, Google Workspace का इस्तेमाल करने वाले सभी लोगों के लिए चालू होते हैं. एडमिन के तौर पर, आपके पास ऐप्लिकेशन को चालू या बंद करने का विकल्प होता है.
ध्यान दें: Drive में फ़ाइलें सेव करने वाले ऐप्लिकेशन का इस्तेमाल करने के लिए, Drive और Docs सेवा चालू होनी चाहिए. जैसे, Docs, Forms, Sheets, Sites, Slides, और Vids.इनके लिए चालू और बंद करने की सेटिंग के बारे में ज़्यादा जानें:
फ़ाइल शेयर करने के लिए, ट्रस्ट रूल का इस्तेमाल करना
अगर आपके संगठन में बहुत सारे उपयोगकर्ता हैं या आपको बेहद संवेदनशील जानकारी के साथ काम करना है, तो भरोसा करने के नियम या नीतियां इस्तेमाल की जा सकती हैं. इनसे यह कंट्रोल किया जा सकता है कि Google Docs, Sheets, और Slides की फ़ाइलों को कौन ऐक्सेस कर सकता है.
Docs एडिटिंग टूल की फ़ाइलों में इमेज के यूआरएल
Google Docs Editors की किसी फ़ाइल, जैसे कि दस्तावेज़, शीट या स्लाइड में जोड़ी गई हर इमेज का यूआरएल अलग होता है. इमेज का यूआरएल, आपके संगठन के लोगों के इस्तेमाल के लिए नहीं है. इसका इस्तेमाल इमेज को होस्ट और दिखाने के लिए किया जाता है. साथ ही, यह उपयोगकर्ता के सामान्य कामों में मदद करता है. जैसे, कॉपी और चिपकाना. इन यूआरएल का Google डोमेन अलग हो सकता है. उदाहरण के लिए, googleusercontent.com.
Google के हर ऐसे मान्य उपयोगकर्ता के लिए यूनीक इमेज यूआरएल बनाए जाते हैं जिसके पास किसी फ़ाइल को शेयर करने की अनुमतियां हैं. जब तक इमेज का यूआरएल जनरेट करने वाले व्यक्ति के पास फ़ाइल का ऐक्सेस है, तब तक इन यूआरएल से इमेज ऐक्सेस की जा सकती हैं. जब उपयोगकर्ता के पास फ़ाइल का ऐक्सेस नहीं रहता है, तब इमेज के यूआरएल अमान्य हो जाते हैं. उदाहरण के लिए, जब शेयर करने की अनुमतियां बदल दी जाती हैं या फ़ाइल मिटा दी जाती है.
ट्रैफ़िक लॉग की समीक्षा करते समय या दस्तावेज़ ऑब्जेक्ट मॉडल (डॉम) देखते समय, आपको ये यूआरएल दिख सकते हैं.