Với Google Workspace Studio, mọi người trong tổ chức của bạn có thể tạo quy trình để tự động hoá công việc trên Workspace và các dịch vụ bên thứ ba mà họ được phép kết nối. Những quy trình này có thể giúp mọi người tăng năng suất bằng cách tự động hoá các công việc thường ngày, nhưng đôi khi chúng có thể hoạt động theo những cách không mong muốn hoặc không như dự kiến.
Bạn thường phát hiện thấy hoạt động không mong muốn của quy trình từ báo cáo của người dùng hoặc trong nhật ký sự kiện của Workspace, chẳng hạn như:
- Hoạt động có tần suất cao – Ví dụ: gửi nhiều thư hơn trong Gmail hoặc Google Chat, hoặc thực hiện nhiều thay đổi hơn đối với một tệp, hoặc tạo nhiều tệp hơn mức bình thường hoặc mức mà con người có thể thực hiện. Lưu ý: Tin nhắn trong Chat do quy trình trên Studio gửi sẽ có một khối bên cạnh tên người gửi cho biết tin nhắn đó được gửi qua một quy trình trên Studio.
- Hoạt động không mong muốn diễn ra theo lịch trình thường xuyên – Ví dụ: Hoạt động này có thể lặp lại khoảng mỗi giờ một lần vào mọi thời điểm trong ngày. Lưu ý: Các luồng có độ trễ tích hợp nên khoảng thời gian có thể không hoàn toàn giống nhau cho mỗi lần lặp lại.
Để dừng một quy trình, trước tiên, bạn cần xác định quy trình nào đang gây ra vấn đề, sau đó gửi yêu cầu cho Nhóm hỗ trợ để dừng quy trình đó.
Bước 1: Tìm quy trình gây ra vấn đề
Làm theo hướng dẫn trong phần Sự kiện trong nhật ký của Workspace Studio để tìm kiếm nhật ký của Studio bằng Công cụ kiểm tra và điều tra hoặc Công cụ điều tra bảo mật. Hãy thử các bộ lọc thuộc tính sau:
- Tác nhân – Đặt làm địa chỉ email của người dùng.
- Sự kiện – Nếu bạn biết thời điểm xảy ra vấn đề, hãy lọc theo Đã hoàn tất bước và tìm một bước hoàn tất vào khoảng thời gian đó. Bạn cũng có thể lọc theo Ứng dụng Step nếu biết hoạt động đó diễn ra trong Gmail, Chat hoặc một ứng dụng khác của Workspace.
Khi bạn tìm thấy luồng, hãy ghi lại Mã luồng trong danh sách kết quả.
Bước 2: Dừng luồng của người dùng
- Liên hệ với nhóm hỗ trợ Google Workspace và cung cấp Mã quy trình của quy trình bạn muốn dừng. Nhóm hỗ trợ sẽ dừng quy trình này cho bạn.
Nếu cần dừng ngay một quy trình và không thể chờ đợi sự hỗ trợ, bạn có thể dừng tất cả các quy trình của chủ sở hữu.
Lưu ý quan trọng: Các bước này sẽ tắt tất cả các luồng của người dùng. Đảm bảo rằng họ không có bất kỳ quy trình quan trọng nào đối với doanh nghiệp trước khi bạn tiếp tục.
- Thêm một đơn vị tổ chức. Đặt đơn vị tổ chức hiện tại của người dùng làm đơn vị tổ chức mẹ.
- Di chuyển người dùng sang đơn vị tổ chức mới.
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn
Ứng dụng
Google Workspace
Workspace Studio.Workspace Studio vẫn đang trong quá trình triển khai và bạn có thể chưa thấy các chế độ cài đặt này trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên. Tìm hiểu thêm
Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt dịch vụ.
- Nhấp vào Trạng thái dịch vụ.
- Ở bên trái, hãy chọn đơn vị tổ chức mới.
- Chuyển Trạng thái dịch vụ thành Tắt.
- Nhấp vào Ghi đè.
- Sau khi Nhóm hỗ trợ dừng quy trình này, bạn có thể chuyển người dùng trở lại đơn vị tổ chức ban đầu để họ có thể sử dụng lại Workspace Studio. Luồng này sẽ vẫn tắt cho đến khi người dùng bật lại.