איך בודקים אם משתמשים בתכונה

מספר המשתמשים

במהדורות של Google Workspace Business יכולים להיות עד 300 משתמשים. אם יש לכם 300 משתמשים או שאתם מתקרבים למגבלה, תצטרכו לשדרג למהדורת Enterprise.

כדי לראות כמה משתמשים יש כרגע בארגון:

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט חיוב מינויים.

   לדף "מינויים"

   כדי לעשות את זה צריך את ההרשאה "ניהול החיוב".

2. לוחצים על המינוי הרלוונטי.
3. בודקים את הקטע Licenses (רישיונות). מספר הרישיונות שהוקצו הוא מספר המשתמשים בארגון.

שטח אחסון מנוצל

נפח האחסון שזמין לארגון משתנה בהתאם למהדורה של Google Workspace.

כדי לראות כמה נפח אחסון הארגון שלכם משתמש כרגע:

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט דיווח סקירה כללית.

   לסקירה הכללית

   כדי לעשות את זה נדרשת הרשאת האדמין דוחות.

2. גוללים אל כמה נפח אחסון נוצל?
3. לקבלת מידע נוסף, לוחצים על הצגת פרטים.

תכונות מתקדמות ב-Google Meet

התכונות המתקדמות של Meet כוללות:

• הקלטה – המשתתפים בפגישה בארגון יכולים להקליט פגישות וידאו ולשמור אותן ב-Drive.
• דיווח על נוכחות מאפשר למארגני הפגישות לקבל דוחות על המשתתפים בפגישות והצופים בשידורים החיים.
• סטרימינג בשידור חי מאפשר לאנשים בארגון לצפות בפגישות וידאו.

כדי לברר אם הארגון שלכם משתמש כרגע בתכונות האלה:

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט אפליקציות Google Workspace Google Meet.

   אל Google Meet

   כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.

2. לוחצים על הגדרות הווידאו ב-Meet.
3. בודקים את הקטע הקלטה. הארגון שלכם יכול להשתמש בהקלטה אם האפשרות אנשים יכולים להקליט פגישות מופעלת.
4. בודקים את הקטע דיווח על נוכחות. אם האפשרות הזו מופעלת, הארגון יכול להשתמש בדיווח נוכחות.
5. בודקים את הקטע זרם. הארגון יכול להשתמש בסטרימינג בשידור חי אם האפשרות אנשים יכולים לשדר את הפגישות בסטרימינג מופעלת.

מיתוג ארגוני

מיתוג ארגוני מאפשר לכם ליצור תבניות של Google Docs, ‏ Sheets, ‏ Slides ו-Forms באמצעות גלריית התבניות הרגילה, וליצור גלריית תבניות בהתאמה אישית לארגון.

כדי לבדוק אם הארגון שלכם משתמש כרגע בתכונה הזו:

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט אפליקציות Google Workspace ‫Drive ו-Docs תבניות.

   אל "תבניות"

   כדי לעשות את זה, צריך הרשאות אדמין ל-Drive ו-Docs.

2. בודקים את האפשרות הגדרות התבנית. הארגון יכול להשתמש במיתוג ארגוני אם האפשרות הזו מוגדרת להפעלת תבניות בהתאמה אישית.

תיקיות אחסון שיתופי

תיקיות אחסון שיתופי מאפשרות לכם ליצור תיקיות אחסון שיתופי ב-Google Drive כדי לאחסן קבצים, לחפש בהם ולגשת אליהם עם הצוות.

כדי לבדוק אם הארגון שלכם משתמש כרגע בתכונה הזו:

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט אפליקציות Google Workspace Drive ו-Docs.

   אל Drive ו-Docs

   כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.

2. לוחצים על הגדרות שיתוף.
3. בודקים את ההגדרה יצירת אחסון שיתופי. אם האפשרות הזו מופעלת, הארגון יכול להשתמש בתיקיות אחסון שיתופי.

גיליונות מקושרים

הגיליונות המקושרים מאפשרים לכם לגשת למיליארדי שורות של נתונים מהגיליון האלקטרוני באמצעות מחבר הנתונים החדש של BigQuery, ולנתח, להציג ולשתף אותם.

כדי לבדוק אם הארגון שלכם משתמש כרגע בתכונה הזו:

1. במחשב, פותחים גיליון אלקטרוני ב-Google Sheets.
2. בתפריט שלמעלה, לוחצים על נתונים מחברים של מקורות נתונים חיצוניים התחברות ל-BigQuery.

   אם האפשרות הזו זמינה, הארגון שלכם יכול להשתמש ב-Connected Sheets.

תכונות מתקדמות של Google Chat

התכונות המתקדמות של Google Chat כוללות חדרים חיצוניים שמאפשרים גישה לאורחים ושליטה בשיתוף קבצים.

כדי לברר אם הארגון שלכם משתמש כרגע בתכונות האלה:

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט אפליקציות Google Workspace Google Chat.

   מעבר אל Google Chat

   כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.

2. בודקים את הקטע הגדרות לצ'אט עם גורמים מחוץ לדומיין. הארגון שלכם יכול להשתמש בחדרים עם גישת אורחים אם ההגדרה צ'אט עם אנשים מחוץ לארגון מופעלת.
3. מעיינים בקטע שיתוף קבצים בצ'אט. הארגון שלכם יכול לשתף קבצים אם האפשרות שיתוף קבצים חיצוני או שיתוף קבצים פנימי מופעלת.

יומן Google

תכונות מתקדמות ביומן כוללות:

• שחרור אוטומטי של חדרים
• ברירת מחדל למשך הזמן של אירוע

כדי לברר אם הארגון שלכם משתמש כרגע בתכונות האלה:

שחרור חדרים שלא בשימוש

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט הארגון שלי בניינים ומשאבים סקירה כללית.

   לסקירה הכללית

   כדי לעשות את זה צריך את הרשאת האדמין בניינים ומשאבים.

2. בקטע מרכז מדדי השימוש בחדרים (Room Insights), לוחצים על פתיחה.
3. גוללים לקטע שחרור חדרים ולוחצים על עריכת ההגדרות.
4. בודקים את המשאבים. אם האפשרות שחרור חדרים אוטומטי לפי היומן מופעלת באחד מהם, הארגון שלכם משתמש בשחרור חדרים אוטומטי.

ברירת מחדל למשך הזמן של אירוע

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט אפליקציות Google Workspace לוח שנה.

   ליומן

   כדי לעשות את זה צריך את הרשאת האדמין יומן.

2. גוללים אל הגדרות מתקדמות ובודקים את ההגדרה משך ברירת המחדל של האירוע.

Google Cloud Search

Cloud Search מאפשר לכם לחפש בתוכן של הארגון בשירותי Google Workspace או במקורות נתונים של צד שלישי.

כדי לבדוק אם הארגון שלכם משתמש כרגע בתכונה הזו:

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט דיווח סקירה כללית.

   לסקירה הכללית

   כדי לעשות את זה נדרשת הרשאת האדמין דוחות.

2. גוללים לקטע מה מצב הפעילות ב-Cloud Search?
3. לקבלת מידע נוסף, לוחצים על הצגת פרטים.

AppSheet Pro

‫AppSheet מאפשר לכל משתמש לבנות אפליקציות לאינטרנט ולנייד, גם בלי ניסיון בתכנות.

כדי לבדוק אם הארגון שלכם משתמש כרגע בתכונה הזו:

1. במחשב, פותחים גיליון אלקטרוני ב-Google Sheets.
2. בתפריט שלמעלה, לוחצים על כלים AppSheet.

   אם האפשרות הזו זמינה, הארגון שלכם יכול להשתמש ב-AppSheet Pro.

ניהול בסיסי של נקודות קצה

‫ניהול בסיסי של נקודות קצה מספק את הכלים הבסיסיים שדרושים כדי לשמור על אבטחה טובה יותר של נתוני Google Workspace של הארגון במכשירים הניידים של המשתמשים, במחשבים שולחניים, במחשבים ניידים ובנקודות קצה אחרות.

כדי לבדוק אם הארגון שלכם משתמש כרגע בתכונה הזו:

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט מכשירים ניידים ונקודות קצה הגדרות אוניברסליות.

   לדף "אוניברסליות"

   כדי לעשות את זה צריך הרשאת אדמין לניהול מכשירים ניידים.

2. לוחצים על כללי ניהול ניידים.
3. בודקים את האפשרויות של ניהול מכשירים ניידים. הארגון שלכם משתמש בניהול בסיסי של נקודות קצה אם האפשרות הזו מוגדרת לבסיסי (ללא סוכן).

ניהול מתקדם של נקודות קצה

ניהול מתקדם של נקודות קצה מאפשר לכם לשמור על אבטחה טובה יותר של נתוני Google Workspace של הארגון במכשירים הניידים של המשתמשים, במחשבים שולחניים, במחשבים ניידים ובנקודות קצה אחרות.

כדי לבדוק אם הארגון שלכם משתמש כרגע בתכונה הזו:

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט מכשירים ניידים ונקודות קצה הגדרות אוניברסליות.

   לדף "אוניברסליות"

   כדי לעשות את זה צריך הרשאת אדמין לניהול מכשירים ניידים.

2. לוחצים על כללי ניהול ניידים.
3. בודקים את האפשרויות של ניהול מכשירים ניידים. הארגון שלכם משתמש בניהול מתקדם של נקודות קצה אם אחת מהאפשרויות הבאות נבחרה:
   • מתקדמים
   • מותאם אישית, עם הגדרות מתקדמות ל-Android, ל-iOS או ל-Google Sync.

שיתוף פעולה עם דומיינים מהימנים

שיתוף פעולה עם דומיינים חיצוניים מהימנים מאפשר למשתמשים שלכם לשתף קבצים רק עם ארגונים מסוימים מחוץ לעסק או למוסד הלימודים שלכם.

כדי לבדוק אם הארגון שלכם משתמש כרגע בתכונה הזו:

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט חשבון דומיינים.

   אל "דומיינים"

   כדי לעשות את זה צריך הרשאת אדמין להגדרות הדומיין.

2. לוחצים על דומיינים ברשימת ההיתרים.
3. אם יש דומיינים ברשימה, הארגון שלכם יכול לשתף עם דומיינים מהימנים.

Google Vault

‫Google Vault מאפשר לכם לשמור את הנתונים, לחפש בהם ולייצא אותם לצורך שמירת נתונים ו-eDiscovery.

כדי לבדוק אם הארגון שלכם משתמש כרגע בתכונה הזו:

1. נכנסים אל https://vault.google.com באמצעות חשבון Google Workspace.
2. לוחצים על שמירה. הארגון שלכם משתמש ב-Vault אם אחד מהתנאים הבאים מתקיים:
   • לוחצים על כללי ברירת מחדל – כל כללי ברירת המחדל לשמירה מופעלים.
   • לוחצים על כללים מותאמים אישית – אם יש כללים מותאמים אישית.
3. לוחצים על עניינים. הארגון שלכם משתמש ב-Vault אם נוצרו בו עניינים כלשהם.

מניעת אובדן נתונים (DLP) ב-Gmail

מניעת אובדן נתונים (DLP) ב-Gmail מאפשרת לכם להשתמש בגלאי תוכן מוגדרים מראש כדי לסרוק אימיילים נכנסים ויוצאים.

כדי לבדוק אם הארגון שלכם משתמש כרגע בתכונה הזו:

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט אפליקציות Google Workspace Gmail עמידה בדרישות.

   לתאימות

   כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות של Gmail.

2. מעיינים בקטע סינון לפי עמידה במדיניות. אם האפשרות הוספת כלל נוסף מופיעה, סימן שהארגון שלכם משתמש ב-DLP.

Gmail OCR

זיהוי תווים אופטי (OCR) ב-Gmail מחלץ טקסט מתמונות בקבצים שמצורפים לאימייל ומחיל עליו כללי סינון לפי עמידה במדיניות.

כדי לבדוק אם הארגון שלכם משתמש כרגע בתכונה הזו:

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט אפליקציות Google Workspace Gmail עמידה בדרישות.

   לתאימות

   כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות של Gmail.

2. לצד זיהוי תווים אופטי (OCR), בודקים את ההגדרה הפעלה של זיהוי תווים אופטי (OCR) בקבצים מצורפים באימייל. אם האפשרות הזו מופעלת, הארגון שלכם משתמש ב-OCR.

אזורים גיאוגרפיים לאחסון נתונים במהדורת Enterprise

אזורים גיאוגרפיים לאחסון נתונים מאפשרים לכם לאחסן את הנתונים שהמדיניות חלה עליהם במיקום גיאוגרפי ספציפי באמצעות מדיניות לגבי אזורים גיאוגרפיים לאחסון נתונים.

כדי לבדוק אם הארגון שלכם משתמש כרגע בתכונה הזו:

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט נתונים עמידה בדרישות אזורים גיאוגרפיים לאחסון נתונים.

   לדף "אזורים גיאוגרפיים לאחסון נתונים"

   נדרשת הרשאת אדמין להגדרות של אזורים גיאוגרפיים לאחסון נתונים.

2. לוחצים על אזורים גיאוגרפיים לאחסון נתונים. הארגון שלכם משתמש באזורים גיאוגרפיים לאחסון נתונים אם האפשרות הזו מוגדרת לכל ערך חוץ מללא העדפה.