הפעלה או השבתה של תבניות מותאמות אישית ב-Drive למשתמשים

התכונה הזו תומכת במהדורות הבאות: Business Standard ו-Business Plus;‏ Enterprise Standard ו-Enterprise Plus;‏ Education Fundamentals,‏ Education Standard ו-Education Plus;‏ Enterprise Essentials Plus;‏ Nonprofits;‏ G Suite Basic ו-G Suite Business. השוואה בין המהדורות

כדי ליצור תבנית בהתאמה אישית, צריך לעבור לכאן.

אדמינים יכולים לקבוע מי בארגון יכול לשלוח תבניות בהתאמה אישית ל-Google Docs, ל-Sheets, ל-Slides, ל-Vids, ל-Forms ול-Sites. אפשר גם ליצור קטגוריות כדי לסדר את התבניות. תבניות מאפשרות למשתמשים ליצור במהירות קבצים מעוצבים, כמו תוכניות פרויקט, תקציבים או מצגות.

הנושאים בדף

הפעלת תבניות מותאמות אישית

משתמשים בארגון יכולים למצוא תבניות ייחודיות לארגון ולהשתמש בהן ממסכי דף הבית של Docs‏, Sheets,‏ Slides,‏ Vids,‏ Forms ו-Sites. כשמשביתים את התבניות המותאמות אישית, המשתמשים לא יכולים לשלוח או להשתמש בתבניות מותאמות אישית, אבל הם עדיין יכולים להשתמש בגלריית התבניות הרגילה.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז  אפליקציות and then Google Workspace and then ‫Drive ו-Docs ואז תבניות.

    כדי לעשות את זה, צריך הרשאות אדמין ל-Drive ו-Docs.

  2. לוחצים על הגדרות של גלריית התבניות.
  3. מסמנים את התיבה הפעלת תבניות מותאמות אישית בארגון.
  4. לוחצים על שמירה.

יצירה או הסרה של קטגוריות של תבניות

הגדרת קטגוריות של תבניות כדי שהמשתמשים יוכלו למצוא במהירות תבניות רלוונטיות. לדוגמה, יכול להיות שתרצו קטגוריות נפרדות לצוותי השיווק, המכירות ומשאבי האנוש.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז  אפליקציות and then Google Workspace and then ‫Drive ו-Docs ואז תבניות.

    כדי לעשות את זה, צריך הרשאות אדמין ל-Drive ו-Docs.

  2. לוחצים על הגדרות של גלריית התבניות.
  3. כדי להוסיף קטגוריה:
    1. לוחצים על הוספת קטגוריה חדשה.
    2. מזינים שם לקטגוריה ולוחצים על הוספה.

  4. כדי להסיר קטגוריה, לוחצים על הסרה לצד הקטגוריה.

    כשמסירים קטגוריה, יש אפשרות להעביר את התבניות הקיימות שלה. אם לא בוחרים קטגוריה חדשה, התבניות הקיימות מופיעות בגלריה בקטגוריה Uncategorized (ללא קטגוריה).

  5. לוחצים על שמירה.

הגבלה או ניהול של שליחת תבניות בהתאמה אישית

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז  אפליקציות and then Google Workspace and then ‫Drive ו-Docs ואז תבניות.

    כדי לעשות את זה, צריך הרשאות אדמין ל-Drive ו-Docs.

  2. לוחצים על הגדרות שליחה של גלריית התבניות.
  3. בוחרים מי יכול לשלוח תבניות:
    1. פתוחה – כל חברי הארגון יכולים להוסיף או להסיר תבניות בלי אישור.
    2. מבוקרת – אדמינים עם הרשאת תבניות ב-Docs מקבלים בקשה באימייל לאישור כל תבנית חדשה. הבקשה תיסגר ברגע שאחד מהאדמינים יגיב. תבניות שאושרו מתווספות לגלריה המותאמת אישית. אפשר לשלוח מחדש תבניות שנדחו.
    3. מוגבלת – רק אדמינים עם הרשאת תבניות ב-Docs יכולים לשלוח תבניות.
  4. לוחצים על שמירה.

אפשר להשתמש בתבניות עם תוספים

אתם יכולים לשלב תבניות של Docs,‏ Sheets,‏ Slides,‏ Vids,‏ Forms ו-Sites עם תוספים מומלצים. תוספים הם כלים של צד שלישי שפועלים עם עורכי Docs. לדוגמה:

  • תבנית משפטית עשויה לכלול תוסף לחתימות דיגיטליות.
  • תבנית של תוכנית פרויקט עשויה לכלול תוסף ליצירת תרשימי זרימה ודיאגרמות מורכבות אחרות.

כשמשתמשים יוצרים מסמך חדש מתבנית, בסרגל הצד מוצגים תוספים שמשויכים לתבנית. סרגל הצד הזה מאפשר למצוא ולהתקין בקלות את הכלים המתאימים למשימה.

כדי לאפשר שימוש בתוספים:

  1. הפעלת תוספים ל-Docs,‏ ל-Sheets,‏ ל-Slides,‏ ל-Vids,‏ ל-Forms ול-Sites. אפשר גם:
  2. אם שליחת תבניות בארגון שלכם היא מבוקרת (ראו שלב 8 בקטע הקודם), כדאי לבדוק את התוספים לפני שמאשרים את התבניות. קישורים לתוספים משויכים כלולים בבקשת האישור של התבנית.

עריכה או הסרה של תבניות בהתאמה אישית

אתם יכולים לערוך ולהסיר תבניות שאתם או המשתמשים שלכם יצרתם. כדי לעיין בתבניות קיימות, פותחים את גלריית התבניות ב-Google Docs,‏ Sheets,‏ Slides,‏ Vids,‏ Forms ו-Sites. הערה: אי אפשר להסיר תבניות מגלריית התבניות של Google.