Hjälp mötesarrangörer att boka rum och resurser för gäster på valfri plats.
Med automatiska rumsförslag kontrollerar Kalender arbetsplatsen för alla som är inbjudna till mötet. På fliken Rum visar Kalender intelligent de bästa rummen närmast varje gäst. Den tar hänsyn till varje persons byggnad och våning, tidigare bokningshistorik, användning av ljud- och videoutrustning och kapacitetsbehov.
Viktiga saker att veta
Automatiska rumsförslag fungerar bäst när du utför båda dessa åtgärder:
- Lägg till arbetsplatsen för alla användare – Om en användare inte har angett en huvudsaklig arbetsplats tar Kalender inte hänsyn till dem i rumsförslag. Det betyder att det föreslagna rummet kan vara för litet, eller att ett rum i byggnaden kanske inte föreslås helt och hållet.
Använd ett strukturerat format för rum – Endast strukturerad rumsinformation används av Kalender för automatiska rumsförslag. Kalender fattar intelligenta beslut baserat på informationen för varje rum.
För mer information om hur du strukturerar resurser, se Effekter av att använda strukturerade resurser och Byta till strukturerade resurser .
Ytterligare detaljer
När du lägger till ett rum till ett evenemang kan platsbaserade eller ofta använda rumsförslag visas.
- Platsbaserade förslag visas när du lägger till ett rum i ett evenemang om platsen för minst en deltagare är känd. Se Lägga till ett rum i ett evenemang .
- Platsen kan anges genom att ange en huvudkontorsbyggnad eller arbetsplats. Se Ange din standardarbetsplats .
- Arbetsplatsen måste aktiveras av en administratör. Se Aktivera eller inaktivera arbetsplatsen för användare .
- Platsbaserade förslag visas bara när en användares plats är för en byggnad med strukturerade rum, och användaren inte har svarat på händelsen som "deltar virtuellt" eller inte deltar.
- Ofta använda förslag visas om personen som lägger till rummet inte har en bestämd plats. Dessa förslag baseras på personens användning och är endast synliga för den användaren.
Lägg till huvudsaklig arbetsplats
Det finns två sätt att lägga till den huvudsakliga arbetsplatsen. Du kan göra det för dina användare eller låta dem lägga till den själva.
Hjälp med att bestämma användar- kontra administratörsinställningar
Varje arbetsmiljö är unik. Tänk på aspekterna av varje upplägg för att veta vad som är bäst för ditt företag.
| Administratörsinställningar | Användarinställningar |
Användarens arbetsplatsdata är känd, aktuell och korrekt. Fördelar
Metod
Användarupplevelse
| Du saknar eller är osäker på användarnas arbetsplatsdata i din organisation. Fördelar
Metod
Användarupplevelse
|
Lägg till plats som administratör
Om du väljer att ange den huvudsakliga arbetsplatsen för dina användare, använd API eller Google Cloud Directory Sync (GCDS).
Använd Google Cloud Directory Sync
Använd GCDS för att lägga till användarens arbetsplats i något av följande fall:
- Det finns många användare och användarplatser.
- Du har kontinuerliga ändringar och uppdateringar av användarplatser.
- GCDS används redan för att synkronisera användarprofiler från Microsoft Active Directory till Google-konton.
I GCDS-konfigurationshanteraren på fliken Användarprofilattribut mappar du dessa arbetsplatsfält till var du lagrar byggnads- och våningsinformation idag:
- Byggnads-ID
- Våningsnamn
Det är valfritt att synkronisera dessa fält. Se till att byggnads-ID:na matchar det byggnads-ID som du skapade i byggnadshanteringen.
Mer information finns i Om Google Cloud Directory Sync .
Använd API
Använd ett API för att lägga till användarens arbetsplats i något av följande fall:
- Det finns många användare och användarplatser.
- Du har redan ett system där användarplatser anropas via API.
- Ändringar och uppdateringar av användarplatser sker regelbundet.
- Du vill ha ett automatiserat sätt att hålla användarnas platser synkroniserade.
- Det finns värden för golvsektion och skrivbordskoder.
Mer information finns i Google Workspace Admin SDK-guiden för användare .
Det kan ta upp till 24 timmar innan den formaterade användarplatsinformationen sprids och syns i en användares profil.
Använd dessa egenskaper när du konfigurerar ditt API:
| Fastighetsnamn | Beskrivning | Exempel |
|---|---|---|
| typ (sträng)* | Platstyp: ANPASSAD, STANDARD, SKRIVBORD Obs! Typen måste vara inställd på SKRIVBORD för att uppdatera en användares huvudsakliga arbetsplats. | SKRIVBORD |
| anpassadTyp (sträng) | Om typen är ANPASSAD inkluderar det här fältet det anpassade värdet | fri_text |
| område (sträng)* | Textbaserad platsangivelse är mest användbar för visningsändamål för att kortfattat beskriva platsen. Till exempel "Mountain View, CA" eller "Nära Palo Alto". | Mountain View, Kalifornien |
| byggnads-ID (sträng)* | Byggnadsidentifieraren måste exakt matcha det byggnads-ID som du skapade för byggnaden. Reserverade värdesträngar:
| New York |
| våningsnamn (sträng) | Våningsidentifieraren måste exakt matcha en våning som definieras i byggnads-ID:t. Obs: Ett våningsnamn utan ett definierat byggnads-ID är ogiltigt | Lobby, Mezzanin, 2, 3, 4, 5, 5M, 6 |
| golvavsnitt (sträng) | Indikation av var på golvet användaren sitter | A, södra flygeln |
| skrivbordskod (sträng)* | Indikation av exakt skrivbordsplats | Pod 17, 13-A |
* Obligatorisk
Låt användare lägga till platsen
Aktivera kalendermeddelanden för att hjälpa användare att lägga till sin primära arbetsplats.
I Googles administratörskonsol, gå till Meny
Katalog Kataloginställningar .- Klicka på Profilredigering .
- I den vänstra panelen under Organisationsenhet väljer du den organisation där du vill tillämpa ändringen.
Varning: Om du tillämpar den här ändringen på rotorganisationsenheten för hela organisationen tillämpas ändringen inte på de organisationsenheter där du tidigare åsidosatte profilinformation.
Markera rutan bredvid Arbetsplats och klicka på Spara.
Det tar upp till 30 minuter för ändringarna att spridas, när användarna kan ange sin egen plats.