Giúp người tổ chức cuộc họp đặt phòng và tài nguyên miễn phí cho khách ở bất kỳ địa điểm nào.
Với tính năng tự động đề xuất phòng, Lịch sẽ kiểm tra địa điểm làm việc của tất cả những người được mời tham gia cuộc họp. Trong thẻ Phòng, Lịch sẽ hiển thị một cách thông minh những phòng phù hợp nhất và gần nhất với từng khách. Hệ thống sẽ xem xét vị trí toà nhà và tầng của từng người, nhật ký đặt phòng trước đây, việc sử dụng thiết bị âm thanh và video cũng như nhu cầu về sức chứa.
Những điều quan trọng cần biết
Tính năng đề xuất phòng tự động hoạt động hiệu quả nhất khi bạn thực hiện cả hai thao tác sau:
- Thêm vị trí làm việc cho tất cả người dùng – Nếu người dùng chưa thiết lập vị trí làm việc chính, thì Lịch sẽ không xem xét họ trong các đề xuất về phòng. Điều này có nghĩa là phòng được đề xuất có thể quá nhỏ hoặc hệ thống hoàn toàn không đề xuất phòng nào trong toà nhà.
Sử dụng định dạng có cấu trúc cho phòng – Lịch chỉ sử dụng thông tin có cấu trúc về phòng để đưa ra đề xuất tự động về phòng. Lịch đưa ra quyết định thông minh dựa trên thông tin chi tiết của từng phòng.
Để biết thông tin chi tiết về việc cấu trúc tài nguyên, hãy xem phần Tác động khi sử dụng tài nguyên có cấu trúc và Chuyển sang tài nguyên có cấu trúc.
Thông tin chi tiết bổ sung
Khi bạn thêm phòng vào một sự kiện, các đề xuất về phòng dựa trên vị trí hoặc phòng thường dùng có thể xuất hiện.
- Đề xuất dựa trên vị trí sẽ xuất hiện khi bạn thêm phòng vào một sự kiện nếu biết vị trí của ít nhất một người tham dự. Xem phần Thêm phòng vào sự kiện.
- Bạn có thể chỉ định vị trí bằng cách đặt một toà nhà văn phòng chính hoặc địa điểm làm việc. Xem phần Đặt địa điểm làm việc mặc định.
- Quản trị viên phải bật tính năng địa điểm làm việc. Hãy xem bài viết Bật hoặc tắt địa điểm làm việc cho người dùng.
- Đề xuất dựa trên vị trí chỉ xuất hiện khi vị trí của người dùng là một toà nhà có các phòng được bố trí theo cấu trúc và người dùng chưa phản hồi sự kiện là "tham gia ảo" hoặc không tham gia.
- Các đề xuất thường dùng sẽ xuất hiện nếu người thêm phòng không có vị trí được thiết lập. Những đề xuất này dựa trên mức sử dụng của người dùng và chỉ người dùng đó mới thấy được.
Thêm vị trí làm việc chính
Có 2 cách để thêm địa điểm làm việc chính. Bạn có thể thực hiện việc này cho người dùng hoặc để họ tự thêm.
Giúp quyết định thiết lập người dùng so với thiết lập quản trị
Mỗi môi trường làm việc đều khác nhau. Hãy cân nhắc các khía cạnh của từng chế độ thiết lập để biết chế độ nào phù hợp nhất với công ty của bạn.
| Thiết lập quản trị | Thiết lập người dùng |
|
Dữ liệu vị trí làm việc của người dùng được biết đến, luôn mới nhất và chính xác. Lợi ích
Phương thức
Trải nghiệm người dùng
|
Bạn không có hoặc không chắc chắn về dữ liệu vị trí làm việc của người dùng trong tổ chức của mình. Lợi ích
Phương thức
Trải nghiệm người dùng
|
Thêm vị trí với tư cách là quản trị viên
Nếu bạn chọn đặt địa điểm làm việc chính cho người dùng, hãy sử dụng API hoặc Google Cloud Directory Sync (GCDS).
Sử dụng Google Cloud Directory Sync
Sử dụng GCDS để thêm vị trí làm việc của người dùng trong bất kỳ trường hợp nào sau đây:
- Có nhiều người dùng và vị trí của người dùng.
- Bạn có các thay đổi và nội dung cập nhật liên tục về vị trí của người dùng.
- GCDS đang được dùng để đồng bộ hoá hồ sơ người dùng từ Microsoft Active Directory sang Tài khoản Google.
Trong Trình quản lý cấu hình GCDS trên thẻ Thuộc tính hồ sơ người dùng, hãy liên kết các trường vị trí làm việc này với nơi bạn lưu trữ thông tin về toà nhà và tầng hiện tại:
- Mã nhận dạng toà nhà
- Tên tầng
Bạn không bắt buộc phải đồng bộ hoá các trường này. Đảm bảo mã nhận dạng toà nhà khớp với mã nhận dạng toà nhà mà bạn đã tạo trong phần quản lý toà nhà.
Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Giới thiệu về Google Cloud Directory Sync.
Sử dụng API
Sử dụng API để thêm vị trí làm việc của người dùng trong bất kỳ trường hợp nào sau đây:
- Có nhiều người dùng và vị trí của người dùng.
- Bạn đã có một hệ thống gọi vị trí của người dùng thông qua API.
- Vị trí của người dùng thường xuyên thay đổi và cập nhật.
- Bạn muốn có một cách tự động để duy trì trạng thái đồng bộ hoá vị trí của người dùng.
- Có các giá trị cho phần sàn và mã bàn.
Để biết thông tin chi tiết, hãy xem Hướng dẫn về SDK dành cho quản trị viên Google Workspace cho người dùng.
Có thể mất đến 24 giờ để thông tin vị trí của người dùng ở định dạng chuẩn được truyền đi và xuất hiện trong hồ sơ của người dùng.
Hãy sử dụng các thuộc tính này khi bạn thiết lập API:
| Tên tài sản | Mô tả | Ví dụ: |
|---|---|---|
| type (string)* |
Loại vị trí: CUSTOM, DEFAULT, DESK Lưu ý: Bạn phải đặt loại thành DESK để cập nhật vị trí làm việc chính của người dùng |
DESK |
| customType (chuỗi) |
Nếu loại là TUỲ CHỈNH, trường này sẽ bao gồm giá trị tuỳ chỉnh |
free_text |
| area (string)* |
Vị trí dạng văn bản hữu ích nhất cho mục đích hiển thị để mô tả vị trí một cách ngắn gọn. Ví dụ: "Mountain View, California" hoặc "Gần Palo Alto" |
Mountain View, CA |
| buildingId (chuỗi)* |
Giá trị nhận dạng toà nhà phải khớp chính xác với buildingId mà bạn đã tạo cho toà nhà Chuỗi giá trị được đặt trước:
|
NYC |
| floorName (chuỗi) |
Giá trị nhận dạng tầng phải khớp chính xác với một tầng được xác định trong buildingId. Lưu ý: Tên tầng không có mã nhận dạng toà nhà được xác định là không hợp lệ |
Tầng trệt, Tầng lửng, 2, 3, 4, 5, 5M, 6 |
| floorSection (chuỗi) |
Cho biết vị trí người dùng ngồi trên sàn |
A, Cánh phía Nam |
| deskCode (chuỗi)* |
Chỉ báo về vị trí chính xác của bàn |
Pod 17, 13-A |
* Bắt buộc
Cho phép người dùng thêm vị trí
Bật lời nhắc của Lịch để giúp người dùng thêm địa điểm làm việc chính.
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn
Thư mục Cài đặt thư mục.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt dịch vụ.
- Nhấp vào Chỉnh sửa hồ sơ.
- Trong bảng điều khiển bên trái, trong mục Đơn vị tổ chức, hãy chọn tổ chức mà bạn muốn áp dụng thay đổi.
Cảnh báo: Nếu bạn áp dụng thay đổi này ở đơn vị tổ chức gốc cho toàn bộ tổ chức, thì thay đổi này sẽ không được áp dụng cho những đơn vị tổ chức mà bạn đã ghi đè thông tin hồ sơ trước đó.
-
Đánh dấu vào hộp bên cạnh Địa điểm làm việc rồi nhấp vào Lưu.
Các thay đổi sẽ có hiệu lực sau tối đa 30 phút, khi người dùng có thể đặt vị trí của riêng họ.