Sử dụng tài nguyên có cấu trúc trong Lịch Google

Google khuyên bạn nên xác định tài nguyên trên Lịch bằng định dạng có cấu trúc. Tài nguyên có cấu trúc bao gồm thông tin về vị trí, sức chứa hoặc thiết bị của tài nguyên. Lịch sử dụng dữ liệu này để cung cấp thêm thông tin chi tiết về phòng và tài nguyên, giúp người dùng chọn được tài nguyên phù hợp nhất với nhu cầu của họ. Xác định tài nguyên có cấu trúc để tận dụng các tính năng mới và chức năng nâng cao của Lịch.

Tài nguyên không có cấu trúc (cũ) chỉ sử dụng các trường sau:

  • ID tài nguyên
  • Tên
  • Mô tả

Nếu bạn chỉ đặt các trường này cho một tài nguyên, thì đó là tài nguyên cũ. Những tài nguyên được tạo trước ngày 17 tháng 10 năm 2017 có thể là tài nguyên cũ.

Lợi ích của tài nguyên có cấu trúc

Việc thay đổi dữ liệu sang định dạng có cấu trúc đòi hỏi bạn phải bỏ ra thêm công sức, nhưng khoản đầu tư đó xứng đáng với nỗ lực của bạn. Khi bạn sắp xếp tài nguyên, người dùng có thể:

Chuyển sang tài nguyên có cấu trúc

Chuyển đổi tài nguyên sang định dạng có cấu trúc để có thể tận dụng các điểm cải tiến trong tương lai của Lịch Google. Khi sử dụng tài nguyên có cấu trúc, người dùng sẽ có trải nghiệm tốt nhất có thể khi đặt phòng và sử dụng các tính năng khác của lịch.

Tìm hiểu các thay đổi, kiểm thử và thông báo

Việc sử dụng thông tin tài nguyên có cấu trúc sẽ thay đổi cách người dùng tương tác với Lịch. Bạn nên chuẩn bị cho những thay đổi này theo các cách sau:

  • Phân tích cách bạn quản lý tài nguyên hiện tại và tìm hiểu cách việc di chuyển sang định dạng có cấu trúc sẽ thay đổi trải nghiệm người dùng.
  • Trước tiên, hãy sử dụng tài nguyên có cấu trúc trong môi trường thử nghiệm để xem các thay đổi xuất hiện như thế nào. Lưu trữ bản sao lưu thông tin hiện tại về tài nguyên.
  • Cập nhật các ứng dụng nội bộ và phần mềm bên thứ ba. Ví dụ: các ứng dụng dựa vào quy ước đặt tên tuỳ chỉnh.
  • Thông báo cho người dùng về hành vi và các thay đổi mới, đồng thời quản lý việc ra mắt những thay đổi này.

Thay đổi về trải nghiệm người dùng

Người dùng sẽ thấy những thay đổi sau khi bạn áp dụng định dạng có cấu trúc mới trong công ty của mình.

Kết quả tìm kiếm đã thay đổi

Trước

Tài nguyên hiển thị dưới dạng một tên tài nguyên dài

Sau

Tài nguyên hiển thị cùng với thông tin được sắp xếp

Thay đổi cách hiển thị cho phòng và không gian không phải phòng

Đối với phòng (Danh mục CONFERENCE_ROOM)

1. Tên tài nguyên
2. Tòa nhà
3. Tầng và phần
4. Công suất
5. Tính năng âm thanh/video

1. Tên tài nguyên
2. Tòa nhà
3. Tầng và phần
4. Công suất
5. Tính năng âm thanh/video

Đối với các địa điểm không phải là phòng (Danh mục KHÁC)

1. Tên tài nguyên
2. Tòa nhà
3. Tầng và phần
4. Công suất
5. Loại tài nguyên
6. Các tính năng A/V (nếu có)

1. Tên tài nguyên
2. Tòa nhà
3. Tầng và phần
4. Công suất
5. Loại tài nguyên
6. Các tính năng A/V (nếu có)

Thay đổi cách hiển thị tài nguyên

Khi bạn di chuột đến một tài nguyên, các thông tin chi tiết khác sẽ xuất hiện:

Đối với phòng (Danh mục CONFERENCE_ROOM)

Đối với các địa điểm không phải là phòng (Danh mục KHÁC)

Đã thay đổi thứ tự tài nguyên

Trước ngày 17 tháng 10 năm 2017

Trước đây, các phòng trong danh sách được nhóm theo tên tài nguyên. Ví dụ: các phòng được liệt kê theo tiền tố thay vì một thông tin hữu ích hơn trong việc quyết định sử dụng tài nguyên nào. Nếu bạn có nhiều phòng có một tiền tố nhất định (ví dụ: CH-ZRHA), thì tất cả các phòng đó sẽ được nhóm lại với nhau theo tiền tố này.

Ví dụ về tên tài nguyên:

CH-ZRHA-FavoriteRoom'1 [Điện thoại, VC]

CH-ZRHA-SecondFavoriteRoom'1 [Điện thoại, VC]

US-SFO-RoominSFO'2 [Điện thoại, VC]

Nhóm theo tiền tố:

Trong đó, ZRH-OfficeA và SFO-OfficeB là các toà nhà

Sau ngày 17 tháng 10 năm 2017

Việc nhóm dựa trên các toà nhà mà bạn tạo. Các phòng và không gian không phải phòng sẽ được nhóm trong các nút toà nhà.

Ví dụ về tên mới được tạo tự động:

ZRH-OfficeA-1-FavoriteRoom (4) [Điện thoại, VC]

ZRH-OfficeA-1-SecondFavoriteRoom (2) [Điện thoại, VC]

SFO-OfficeB-RoominSFO (2) [Điện thoại, VC]

Trong đó, ZRH-OfficeA và SFO-OfficeB là các toà nhà

Nhóm theo tên toà nhà:

Cách đặt tên và thứ tự hiển thị của tầng:

Các tầng trong toà nhà hiển thị theo thứ tự số. Ví dụ:

  • Tầng "1" đứng trước "2"
  • Tầng "12" đứng trước "1"; vì "2"<"s"

Để hiển thị các tầng theo đúng thứ tự, hãy sử dụng các tầng được đánh số, chẳng hạn như: "01", "02", …, "12"

Thay đổi tên tài nguyên và cách hiển thị

Đối với các tài nguyên cũ, Google đề xuất một định dạng tên cụ thể cho tài nguyên. Hệ thống sẽ tự động tạo một hệ thống phân cấp tài nguyên bất cứ khi nào bạn thêm hơn 10 tài nguyên có dấu "-". Nếu có hơn 100 tài nguyên trong một nhóm tiêu đề, thì nhóm đó sẽ được chia thành các tiêu đề phụ.

Với thông tin tài nguyên có cấu trúc, quy ước đặt tên của Google sẽ trở thành tiêu chuẩn và được dùng để tạo tên được tạo tự động từ các trường tài nguyên riêng lẻ. Tên được tạo tự động sẽ được tạo khi bạn cập nhật bất kỳ trường tài nguyên nào khác ngoài tên tài nguyên, loại tài nguyên hoặc nội dung mô tả.

  • [toà nhà]-[tầng] [tên phòng] ([sức chứa của phòng]) [Tính năng âm thanh và video]
  • [(loại tài nguyên)]-[toà nhà]-[tầng]-[tên phòng] ([sức chứa của phòng]) [Tính năng âm thanh và video]

Tên được tạo tự động:

  • Đảm bảo định dạng tên tài nguyên nhất quán trong toàn tổ chức.
  • Tự động cập nhật thông tin chi tiết về phòng (ví dụ: khi sức chứa tăng lên, các tính năng được thêm hoặc thay đổi).
  • Dễ dàng nắm được các đặc điểm của bất kỳ phòng hoặc tài nguyên nào bằng cách xem tên.

Tên mới được tạo tự động sẽ xuất hiện ở những vị trí sau:

Danh sách người tham gia

Trong danh sách Người tham dự của sự kiện trên Lịch, định dạng tên tài nguyên mới được tạo tự động sẽ thay thế tên tài nguyên cũ.

Nơi có trường trên web và thiết bị di động

Trong trường Địa điểm của sự kiện trên Lịch, định dạng tên tài nguyên mới được tạo tự động sẽ thay thế tên tài nguyên cũ.

Thông báo trên thiết bị di động

Trong thông báo trên thiết bị di động hoặc web, định dạng tên mới được tạo tự động sẽ thay thế tên tài nguyên cũ.

Chuyển đổi tài nguyên, đặc điểm và toà nhà

Có 3 cách để cập nhật tài nguyên:

Thay đổi tài nguyên bằng tệp CSV

Nếu bạn có vai trò quản trị viên kèm theo đặc quyền quản lý toà nhà và tài nguyên được chỉ định cho tài khoản của bạn, hãy cập nhật tài nguyên trong tổ chức của bạn theo các bước sau.

Bước 1: Tải tệp CSV xuống từ bảng điều khiển dành cho quản trị viên

Bắt đầu bằng cách tải thông tin về tài nguyên xuống dưới dạng tệp CSV.

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn sau đó Thư mục sau đó Toà nhà và tài nguyên sau đó Tổng quan.

    Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên đối với Toà nhà và tài nguyên.

  2. Mở Quản lý tài nguyên.
  3. Nhấp vào biểu tượng Tải xuống sau đó Tải xuống.
  4. Lưu tệp CSV.

Bước 2: Nhập dữ liệu CSV vào bảng tính

Sau khi tải tệp CSV xuống, hãy nhập tệp đó vào một bảng tính.

  1. Mở một tệp Google Trang tính trống rồi chuyển đến phần Tệp > Nhập.
  2. Chuyển đến tệp CSV đã tải xuống rồi nhấp vào Chọn.
  3. Trong cửa sổ Nhập, hãy chọn các mục bạn muốn rồi nhấp vào Nhập dữ liệu.

Bước 3: Chỉnh sửa tài nguyên trong bảng tính

Xem lại thông tin trong bảng tính và ghi chú mọi trường trống hoặc không tuân thủ, rồi cập nhật các trường đó theo đề xuất của bảng trong phần Định dạng cần sử dụng.

Lưu ý: Đừng sửa đổi mã tài nguyên. Nếu làm như vậy, bạn sẽ tạo một tài nguyên hoàn toàn mới thay vì cập nhật tài nguyên hiện tại.

Chỉnh sửa bảng tính

  1. Dùng bảng tính bạn tạo ở các bước trên đây.
  2. Chỉnh sửa các trường này nếu cần.

    Lưu ý quan trọng: Để xác định các tính năng trong bảng tính, bạn cần thêm # vào trước tên tính năng. Ví dụ: #Bảng trắng.

  3. Khi chỉnh sửa xong, hãy lưu bảng tính dưới dạng tệp CSV.

Bảng tính mẫu

Mã tài nguyên&ast; Tên tài nguyên&ast; Danh mục tài nguyên&ast; Loại tài nguyên Tên tầng&ast; Sức chứa&ast; Mã nhận dạng toà nhà&ast;
123 Thính phòng CONFERENCE_ROOM 1 40 81
234 Nơi ẩn náu của James KHÁC Quầy giải khát 4 5 82

&ast; Bắt buộc

Thông tin mô tả hiển thị cho người dùng Mô tả #Bảng trắng #Điện thoại
Do admins@mycompany.com quản lý TRUE TRUE
Yêu cầu trợ lý của James đặt chỗ Do admins@mycompany.com quản lý FALSE FALSE

Bước 4: Tải tệp CSV lên sau khi chỉnh sửa

Sau khi chỉnh sửa bảng tính, bạn đã sẵn sàng tải các thay đổi lên Lịch.

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn sau đó Thư mục sau đó Toà nhà và tài nguyên sau đó Tổng quan.

    Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên đối với Toà nhà và tài nguyên.

  2. Mở Quản lý tài nguyên.
  3. Trỏ đến biểu tượng Thêm rồi nhấp vào biểu tượng Tải lên .
  4. Nhấp vào Đính kèm tệp CSV rồi làm theo hướng dẫn để đính kèm tệp CSV.
  5. Nhấp vào Tải lên.

Định dạng cần sử dụng

Khi chỉnh sửa bảng tính, hãy sử dụng các định dạng sau.

Định dạng cho tất cả tài nguyên

Sử dụng định dạng này cho các tài nguyên mà bạn tạo trong Lịch.

Tên tài sản Mô tả Ví dụ:
Mã tài nguyên&ast;

Giá trị nhận dạng phòng riêng biệt mà Google tạo cho bạn khi bạn tạo một tài nguyên.

(đừng chỉnh sửa hoặc xoá đối với các tài nguyên hiện có)

 28AF38E
Tên tài nguyên&ast;

Tên rút gọn cho phòng.

(nên dùng tối đa 45 ký tự)

 Phòng tổ ong
Mã nhận dạng toà nhà&ast; Mã nhận dạng toà nhà này phải khớp chính xác với Mã nhận dạng toà nhà được xác định cho toà nhà nơi có tài nguyên. SF-MAIN
Danh mục tài nguyên&ast;

Phòng hội thảo: Tài nguyên dùng cho các cuộc họp hoặc hội nghị, có thể nhỏ bằng phòng nghe điện thoại.

Khác: Tài nguyên không dùng cho cuộc họp. Ví dụ: Jamboard, xe đạp hoặc ô tô công ty.

Danh mục không xác định: Những tài nguyên không tuân theo định dạng cấu trúc

(đối với tài nguyên mới, hãy sử dụng Phòng hội thảo và Khác)

 CONFERENCE_ROOM
Loại tài nguyên Trường hiện có. Khi Danh mục tài nguyên được đặt thành Khác, trường này sẽ được thêm làm tiền tố cho tên được tạo tự động và giúp phân biệt các tài nguyên không phải là phòng với các tài nguyên là phòng. Trường này cũng giúp phân loại loại tài nguyên. Ví dụ: Xe đạp, Xe, Phòng cho con bú hoặc Kính hiển vi. Xe đạp
Tên tầng&ast;

Tên tầng phải khớp với một trong các tầng được xác định trong toà nhà.

(nên dùng tối đa 15 ký tự)

 10
Sức chứa&ast; Số lượng người khuyến nghị cho phòng. Phải là số nguyên dương. 4
Khu vực trên tầng

Cho biết vị trí của một phòng trên tầng.

(nên dùng tối đa 15 ký tự)

 A
Thông tin mô tả hiển thị cho người dùng Nội dung mô tả tuỳ ý về phòng mà người dùng có thể nhìn thấy trong thông tin về phòng. Lưu ý: Nội dung mô tả này chỉ xuất hiện trong quá trình đặt trước tài nguyên. Sau khi người dùng chọn tài nguyên hoặc lưu một sự kiện, nội dung mô tả này sẽ không xuất hiện nữa. Số máy nhánh #4119
Mô tả Nội dung mô tả không bắt buộc về phòng hoặc tài nguyên của bạn. Nội dung này sẽ xuất hiện trên Bảng điều khiển dành cho quản trị viên để bạn tham khảo.

Mọi thành viên trong nhóm room-admins@example.com đều có quyền đặt phòng này

Toà nhà phía Đông
#Tính năng

Đặc điểm là các thuộc tính hoặc thiết bị của phòng hoặc tài nguyên, chẳng hạn như:

  • Tính năng âm thanh: #Điện thoại
  • Đặc điểm về video: #VC, #Thiết bị hội nghị của Cisco.
  • Đặc điểm khác: #Bảng trắng, #Có lối đi cho xe lăn, #Khách bên ngoài.
 TRUE
Tên được tạo tự động Chỉ đọc. Tên này được tạo khi danh mục tài nguyên được đặt thành Phòng_hội_thảo hoặc Khác. SF-MAIN-Phòng tổ ong (4) [VC]

&ast; Bắt buộc

Định dạng cho các toà nhà

Sử dụng định dạng này cho các toà nhà mà bạn tạo trong Lịch.

Tên tài sản Mô tả Ví dụ:
Mã nhận dạng toà nhà&ast; Mã nhận dạng toà nhà này phải khớp chính xác với Mã nhận dạng toà nhà được xác định cho toà nhà. SF-MAIN
Tên toà nhà Tên hiển thị của toà nhà Trụ sở chính ở San Francisco
Địa chỉ&ast; Thông tin địa chỉ của các toà nhà. Hãy xem Định dạng của địa chỉ toà nhà. 678 Lafayette Ave
Suite 2B

Graha Bumi Surabaya Lt. V
Jl. Basuki Rahmat no.106 - 128

雨竜郡秩父別町秩父別4105
Tầng&ast; Phải được phân tách bằng dấu phẩy và liệt kê theo thứ tự tăng dần từ thấp đến cao. Tầng trệt, M, 2, 3, 4, 5, 5A, 6
Mô tả Nội dung mô tả không bắt buộc về toà nhà của bạn. Nội dung này sẽ xuất hiện trên Bảng điều khiển dành cho quản trị viên để bạn tham khảo. Toà nhà phía Đông
Tọa độ

Vĩ độ và kinh độ của một toà nhà

 40.730610,
-73.935242

&ast; Bắt buộc

Quản lý tài nguyên cũ

Nếu bạn quyết định không chuyển đổi tất cả tài nguyên thành tài nguyên có cấu trúc, hãy nhớ tuân theo quy ước đặt tên tài nguyên cho những tài nguyên cũ đó để dễ dàng xác định và sử dụng hơn.

Tài nguyên phòng hội nghị

Một định dạng đề xuất cho phòng hội nghị là:

[city abbrev]-[building]-[floor] [room name] ([room capacity]) [Audio and video features]

Ví dụ:

NYC-14-12-Boardroom (15) VC

Phòng hội nghị này nằm ở tầng 12 của toà nhà 14 tại thành phố New York. Tên phòng là Phòng họp. Phòng này có sức chứa 15 người và có thiết bị hội nghị truyền hình.

Tài nguyên khác

Để phân biệt tất cả các loại tài nguyên khác với phòng hội thảo, bạn nên sử dụng định dạng sau:

[(resource type)]-[city abbrev]-[building]-[floor or location]-[Audio and video features]

Ở định dạng này, tất cả tài nguyên không phải phòng đều bắt đầu bằng ' ( ' để không bị lẫn với phòng họp. Tốt nhất là tất cả tài nguyên không phải phòng đều xuất hiện ở cuối danh sách tài nguyên.

Ví dụ về tài nguyên không phải là phòng Mô tả
(Bike)-London-43-Lobby-Bike-1 Chiếc xe đạp này đang ở sảnh của toà nhà 43 tại London. Đây là "Xe đạp 1" (thay vì "Xe đạp 2" hoặc "Xe đạp 3").
(Vehicle)-LA-Prius-Main-North-4 Xe này ở Los Angeles. Đó là một chiếc Prius đang đỗ ở Toà nhà chính trong Bãi đỗ xe phía Bắc, tại vị trí đỗ xe số 4.