บทความนี้มีไว้สำหรับผู้ดูแลระบบ Google Workspace หากต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับผู้ใช้ โปรดดูที่หัวข้อ เริ่มต้นใช้งาน Google Chat
คุณสามารถควบคุมวิธีที่ผู้ใช้แชทกับบุคคลภายนอกองค์กรได้ หากอนุญาตให้ผู้ใช้ทำการแชทกับภายนอกได้ คุณยังอนุญาตให้ผู้ใช้สร้างและเข้าร่วมพื้นที่ทำงานกับคนภายนอกองค์กรได้เช่นกัน
สิ่งที่เกิดขึ้นหากคุณปิดสิทธิ์เข้าถึงภายนอกสำหรับข้อความแชทและพื้นที่ทำงานที่มีอยู่
- การปิดแชทภายนอกจะไม่ลบข้อความแชท การสนทนา และพื้นที่ทำงานที่สร้างไว้แล้ว ผู้ใช้และผู้เข้าร่วมภายนอกที่ได้รับเชิญไว้แล้วจะยังคงเห็นและเข้าถึงรายการดังกล่าวได้ ผู้ใช้ในองค์กรของคุณจะเข้าถึงเอนทิตีเหล่านั้นไม่ได้อีกต่อไป แต่สถานะการเป็นสมาชิกจะไม่เปลี่ยนแปลง หากคุณเปิดการตั้งค่าอีกครั้ง ผู้ใช้จะเข้าถึงข้อความ การสนทนา และพื้นที่ทำงานได้อีกครั้ง
- การนำสิทธิ์เข้าถึงภายนอกของพื้นที่ทำงานออกไม่ได้เป็นการป้องกันสมาชิกในพื้นที่ทำงานไม่ให้เข้าถึงข้อมูลที่แชร์ไปยังพื้นที่ทำงานได้ เช่น ไฟล์ใน Google ไดรฟ์หรืองาน แต่เป็นการเปลี่ยนสิทธิ์เข้าถึงพื้นที่ทำงานดังกล่าวเท่านั้น หากต้องการป้องกันไม่ให้สมาชิกภายนอกเข้าถึงพื้นที่ทำงานและเนื้อหาในพื้นที่ทำงาน คุณต้องนำสมาชิกรายดังกล่าวออกจากพื้นที่ทำงาน โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อจัดการพื้นที่ทำงานในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google
การตรวจสอบกิจกรรมที่เริ่มโดยผู้ใช้ภายนอกองค์กร
หากผู้ใช้ภายนอกองค์กรเริ่มกิจกรรมในการสนทนาที่เป็นขององค์กร ระบบจะบันทึกรายละเอียดของเหตุการณ์การแชทเพื่อให้ผู้ดูแลระบบดูได้ว่ามีการแชท แต่ผู้ดูแลระบบจะอ่านเนื้อหาจากแชทนั้นไม่ได้
ตั้งค่าแชทภายนอก
ข้อควรปฏิบัติก่อนที่จะเริ่มต้น: โปรดดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการแชทกับผู้ใช้ภายนอกและบัญชีผู้เข้าร่วม
ข้อควรทราบก่อนที่จะเริ่มต้น: หากต้องการกำหนดแผนกหรือทีมสำหรับการตั้งค่านี้ โปรดดูหัวข้อเพิ่มหน่วยขององค์กร
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู
แอป Google Workspace Google Chat - คลิกการตั้งค่าแชทภายนอก
- (ไม่บังคับ) หากต้องการใช้การตั้งค่ากับแผนกหรือทีม ให้เลือกหน่วยขององค์กร ที่ด้านข้าง
ในส่วนอนุญาตให้ผู้ใช้ส่งข้อความไปยังภายนอกองค์กร ให้เลือกเปิด หรือปิด
เปิด—อนุญาตให้ผู้ใช้ในองค์กรส่งและรับข้อความจากภายนอกองค์กรได้
(ไม่บังคับ) หากต้องการจำกัดผู้เข้าร่วมให้เข้าถึงโดเมนที่เชื่อถือได้ ให้เลือกช่องอนุญาตการตั้งค่านี้สำหรับโดเมนที่อนุญาตเท่านั้น
(ไม่บังคับ) หากต้องการยอมรับผู้เข้าร่วมและผู้ใช้ภายนอกที่คุ้นเคยโดยอัตโนมัติโดยไม่ต้องส่งคำเชิญ ให้เลือกช่องยอมรับคำเชิญแชทจากรายชื่อติดต่อที่คุ้นเคยโดยอัตโนมัติ
ปิด—ไม่อนุญาตให้ผู้ใช้ส่งข้อความภายนอกองค์กร
-
คลิกบันทึก หรือคลิกลบล้าง สำหรับหน่วยขององค์กร
หากในภายหลังต้องการกู้คืนค่าที่รับช่วงมา ให้คลิกรับค่า
เปิดหรือปิดพื้นที่ทำงานภายนอก
รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Business Standard และ Business Plus, Enterprise Standard และ Enterprise Plus, Enterprise Essentials และ Enterprise Essentials Plus, Nonprofits เปรียบเทียบรุ่นของคุณ
นอกจากนี้ คุณยังควบคุมได้ว่าผู้ใช้จะสร้างหรือเข้าร่วมพื้นที่ทำงานที่สร้างขึ้นในองค์กรที่มีบุคคลภายนอกองค์กรได้หรือไม่ ผู้ใช้ที่ปิดการตั้งค่านี้หรือผู้ใช้ที่มีรุ่นที่ไม่รองรับพื้นที่ทำงานภายนอกจะสร้างพื้นที่ทำงานเหล่านี้ไม่ได้ แต่จะเข้าร่วมพื้นที่ทำงานที่มีอยู่แล้วกับบุคคลภายนอกที่สร้างโดยโดเมนที่มีรุ่นที่เข้าเกณฑ์ได้
ข้อควรปฏิบัติก่อนที่จะเริ่มต้น: การตั้งค่าพื้นที่ทำงานภายนอก จะมีผลก็ต่อเมื่อเปิดแชทกับภายนอก (ตามที่อธิบายไว้ในส่วนด้านบน) และผู้ดูแลระบบหรือผู้ใช้สร้างพื้นที่ทำงาน อย่างไรก็ตาม หากแอปสร้างพื้นที่ทำงาน แอปจะสร้างพื้นที่ทำงานภายนอกไม่ได้ เว้นแต่จะเปิดการตั้งค่าพื้นที่ทำงานไว้ที่ระดับหน่วยขององค์กรระดับบนสุด หากไม่ได้เปิดไว้ ผู้ใช้จะสร้างหรือเข้าร่วมพื้นที่ทำงานภายนอกภายในหรือภายนอกองค์กรไม่ได้ แม้ว่าพื้นที่ทำงานภายนอก จะเปิด อยู่ก็ตาม
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู
แอป Google Workspace Google Chat - คลิกพื้นที่ทำงานภายนอก
การตั้งค่านี้จะมีผลกับทั้งองค์กร - ในส่วนอนุญาตให้ผู้ใช้สร้างและเข้าร่วมพื้นที่ทำงานกับบุคคลภายนอกองค์กร ให้เลือกเปิด หรือปิด:
- เปิด—อนุญาตให้ผู้ใช้ในองค์กรสร้างและเข้าร่วมพื้นที่ทำงานภายนอกภายในองค์กรได้
(ไม่บังคับ) หากต้องการจํากัดผู้เข้าร่วมภายนอกให้เข้าร่วมโดเมนที่เชื่อถือ ให้เลือกช่องอนุญาตให้ผู้ใช้เพิ่มผู้คนจากโดเมนที่อนุญาตเท่านั้น หากเลือกช่องโดเมนที่อนุญาตสำหรับแชทกับภายนอก (ตามที่อธิบายไว้ในส่วนก่อนหน้า) คุณควรเลือกช่องนี้สำหรับพื้นที่ทำงานด้วย ไม่เช่นนั้น ผู้ใช้ที่เลือกช่องโดเมนในรายการที่อนุญาตเป็นแชทกับภายนอก ไว้จะสร้างหรือเข้าถึงพื้นที่ทำงานภายนอกไม่ได้ ทั้งนี้ผู้ใช้จะยังแชทกับผู้ใช้โดเมนในรายการที่อนุญาตผ่านการสนทนาอื่นๆ ได้ (เช่น การรับส่งข้อความส่วนตัว) แต่จะแชทกับผู้ใช้และผู้เข้าร่วมภายนอกในพื้นที่ทำงานไม่ได้ - ปิด \- ป้องกันไม่ให้ผู้ใช้สร้างหรือเข้าร่วมพื้นที่ทำงานที่สร้างขึ้นในองค์กรที่มีบุคคลภายนอก ผู้ใช้จะยังเข้าร่วมพื้นที่ทำงานภายนอกที่สร้างขึ้นนอกองค์กรได้หากเปิดแชทกับภายนอก (ตามที่อธิบายไว้ในส่วนก่อนหน้า)
- เปิด—อนุญาตให้ผู้ใช้ในองค์กรสร้างและเข้าร่วมพื้นที่ทำงานภายนอกภายในองค์กรได้
- คลิกบันทึก