この記事は管理者を対象としています。 スペースの作成方法と参加方法について詳しくは、スペースのエンドユーザー向けヘルプをご確認ください。
スペースは、Google Workspace でコミュニケーションやコラボレーションを行いながら仕事を進めるうえで中心的な役割を果たす場です。スペースを使用することで、より自由に意見を交換したり、いつでも情報にアクセスしたり、スムーズに仕事を進めたりできます。組織内で特定のトピックを見つけてコラボレーションすることを促し、つながりが強く生産的な業務環境でチームを団結させることにも役立ちます。
スペースの利点
スペースは、次のように機能します。
- 仕事のメインの場所
スペースでは、チームの作業、意思決定、お知らせ、ディスカッションを 1 か所で行うことができます。全員が同じコンテンツにアクセスでき、意思決定を把握できるようになります。Workspace アプリとサードパーティ製ツールは、必要に応じてスペースと統合できます。 - トピック重視
トピックに焦点を当てたスペースは、ユーザーがスペースを効率よく整理し、通知を効果的に設定するのに役立ちます。 - ディスカッションのための安全な空間
スペースでは、カジュアルなチャットベースの会話と絵文字を使用した表現力豊かな、高速かつ軽量な環境が提供されます。形式ばらないコミュニケーション スタイルによって意見交換が活発になり、組織内での自由な会話とユーザーの心理的な安定が促進されます。
スペースまたはグループの使用について
スペースは、前述したとおりさまざまなコミュニケーション目的に適しています。プロジェクトとチームを重視したコラボレーションを行う Workspace 内のメインの場所として使用するほか、継続的に進行しているソーシャル ディスカッションや一般的な知識共有のための場所として、スペースを使用することをおすすめします。
少人数のグループ会話または 1 対 1 のチャット は、形式ばらない説明、すばやいフォローアップ、大人数でのやり取りが不要なバックチャネル コミュニケーション、一時的なディスカッションなど、その場限りのメッセージの迅速なやり取りに適しています。
コミュニケーション ツールの使い方について詳しくは、グループ コミュニケーションのベスト プラクティスに関する記事をご覧ください。
非公開、検出可能、公開のスペースを作成する
スペースを作成すると、組織内のユーザーは非公開、検出可能、公開のアクセス権を選択できます。組織に対象グループが複数ある場合は、スペースのオーナーと管理者は詳細設定を使用して、スペースを検出または参加できる対象グループを選択することで、表示を管理できます。スペースに参加できるユーザーに対して構成できる対象グループは 1 つのみです。
非公開のスペース は、チームやグループのディスカッション、特定のプロジェクトに最適です。ユーザーが非公開のスペースに参加するには、スペースのメンバーに招待してもらうか、追加してもらう必要があります。非公開のスペースは、メンバーまたは招待されたユーザー以外のユーザーには表示されません。
検出可能なスペース は、非公開のままにしておく必要があるものの、他のユーザーが参加をリクエストできるようにする必要があるディスカッションに適しています。スペースが検出可能になると、ユーザーはスペースを検索して名前と説明を確認し、参加をリクエストできます。メッセージは、参加したユーザーにのみ表示されます。
公開のスペース は、特定の個人やチームに限定されないディスカッションに便利です。スペースが公開されている場合、ユーザーはスペースを閲覧してメッセージをプレビューし、参加できます。スペースへのリンクがある場合は、リンクを使用して参加できます。
スペース設定のベスト プラクティス
組織でスペースを効果的に使用するためのヒントをいくつかご紹介します。
- ほとんどの場合は、ユーザーが過去の情報やディスカッションを参照できるように履歴をデフォルトでオンにすることをおすすめします。履歴をオフにすると、関係のあるユーザー全員が閲覧する前に会話が消えてしまうことがあります。ご利用の Workspace エディションで許可されている場合は、[履歴は常にオン] オプションを設定することをご検討ください。
- チャットのマナーに関する会社のガイドラインを設定して公開してください。ガイドラインには、組織でメール、ダイレクト メッセージ、少人数のグループ会話、スペースを使用するような状況や、これらのコミュニケーション チャネルで予想される応答時間の違いなどを含めます。
- 以下は、おすすめのガイドラインの一例です。
- スペースを使用すると、複数のユーザーが同時にオンラインになる必要のない、非同期のディスカッションを行うことができます。代わりに、自分のスケジュールに合わせてスペースを表示して返信することができます。
- 個々のユーザーの注意を引くには、名前リンク付きメッセージを使用してそのユーザーに通知が送信されるようにします。スペース内の参加者全員の注意を引くには @all 付きメッセージを使用できますが、このメッセージを使用すると全員に通知が送信されます。このメッセージの使用が組織で推奨される状況、または推奨されない状況の例を追加することをご検討ください。
- 特に大人数のグループ会話やスペースでは、チャットで名前リンク付きのメッセージを使用する際に、ユーザーに大まかなコンテキストを追加するよう促します。これにより、相手はスペース全体を確認しなくても、ユーザーが何について話しているのかを簡単に把握できます。
- スペースで進行中のメインの会話を中断することなくユーザーが特定のメッセージに返信できるようにするには、インライン スレッドを使用して別々の会話に分岐できるようにします。詳しくは、スペースでスレッドを使用する方法をご覧ください。
- 従業員には各自の仕事専用スペースを作成するようすすめ、リーダーにはスペースを積極的に利用して他のユーザーの手本となるよう促します。
- 組織内のスペースのオーナーまたは管理者と協力することで、健全な会話を促進し、議論がトピックに沿って円滑に進むようにして、組織内のスペースの利用状況を管理します。
組織内のスペースを管理する
スペースを作成した組織内のユーザーは誰もが自動的にスペースのオーナーとなり、スペースの管理者ロールに他のユーザーを追加することができます。詳しくは、スペースのオーナーまたは管理者の役割についての記事をご覧ください。
スペースのオーナーロールは、組織内の他のユーザーに自動的に割り当てられる場合があります。これは、スペースのオーナーがスペースから退出した場合や、スペースの管理者のアカウントが削除または停止された場合などでも、管理を継続できるようにするためです。スペースを作成したオーナーがメンバーでなくなった場合は、そのスペースへの参加時期が最も早かったメンバー 3 人にスペースのオーナーロールが自動的に割り当てられます。