Ten artykuł jest przeznaczony dla administratorów. Aby dowiedzieć się, jak tworzyć pokoje i dołączać do nich, odwiedź stronę pomocy dotyczącą pokoi.
Pokoje to główne miejsce w Google Workspace służące do komunikacji, współpracy i wykonywania zadań. Dzięki Pokojom pomysły mogą być realizowane w bardziej swobodny sposób, informacje są dostępne o każdej porze, a każdy z łatwością może wykonywać swoją pracę. Pokoje ułatwiają organizacji poznawanie tematów i pracę nad nimi. Umożliwiają też bliższą współpracę zespołów w wydajniejszym środowisku.
Możliwości Pokoi
Pokoje to:
- Centrum pracy
Pokoje to jedno miejsce, w którym pracują zespoły, zapadają decyzje, publikowane są ogłoszenia i prowadzone są dyskusje. Wszyscy mają jednoczesny dostęp do tych samych treści i wgląd w proces decyzyjny. Aplikacje Workspace i narzędzia innych firm są zintegrowane z Pokojami – właśnie tak, jak tego potrzebujesz. - Skupienie na temacie
Pokoje skupione na temacie pomagają użytkownikom skutecznie porządkować obszary i konfigurować powiadomienia. - Bezpieczna przestrzeń do prowadzenia dyskusji
Pokoje zapewniają szybkie, proste i niewielkie środowisko oraz swobodniejsze rozmowy i dostęp do emotikon. Ten nieformalny styl komunikacji znosi bariery, dzięki czemu sprzyja zaangażowaniu i zachęca do swobodnego prowadzenia rozmów oraz zwiększa bezpieczeństwo mentalne w organizacji.
Pokoje czy rozmowy grupowe?
Pokoje to idealne rozwiązanie, które umożliwia osiągnięcie wielu celów komunikacji, jak opisano powyżej. Zalecamy używanie Pokoi jako głównego miejsca w Workspace do współpracy nad projektami i pracy w zespole, a także do dyskusji towarzyskich i ogólnego dzielenia się wiedzą na co dzień.
Rozmowy w małych grupach lub czaty indywidualne to idealne rozwiązania do szybkiej, natychmiastowej wymiany wiadomości i przekazywania informacji, na przykład w formie nieformalnych wyjaśnień, krótkich podsumowań, komunikacji kanałowej, która nie wymaga dużej grupy odbiorców, oraz szybkich dyskusji.
Aby dowiedzieć się, kiedy najlepiej korzystać z tych i innych narzędzi do komunikacji, przeczytaj artykuł Sprawdzone metody komunikacji grupowej w Gmailu.
Sprawdzone metody konfigurowania pokoi
Oto kilka sugestii dotyczących efektywnego wykorzystania pokoi w organizacji.
- W większości przypadków zalecamy domyślne włączenie historii, aby użytkownicy mogli odwoływać się do informacji i dyskusji z przeszłości. W przypadku wyłączonej historii rozmowa może zniknąć, zanim wszyscy uczestnicy będą w stanie ją zobaczyć. Jeśli Twoja wersja Workspace na to zezwala, możesz ustawić opcję Historia jest ZAWSZE WŁĄCZONA.
- Skonfiguruj wytyczne dotyczące etykiety panującej na czacie i przekaż je użytkownikom. Powinny one uwzględniać sytuacje, gdy w organizacji mają być używane poczta e-mail, czaty, rozmowy grupowe lub pokoje, oraz kiedy spodziewany czas odpowiedzi jest inny dla każdego z kanałów komunikacji.
- Grupy możesz zaimportować do pokoju, ale jest on ograniczony do grup liczących mniej niż 100 osób. Jeśli chcesz zaimportować grupę liczącą ponad 100 użytkowników, możesz utworzyć nowy pokój możliwy do znalezienia, a następnie wysłać członkom grupy wiadomość z linkiem, aby dołączyli do nowego pokoju.
- Podczas tworzenia, zmieniania nazwy lub przekształcania czatu grupowego w pokój musisz użyć unikalnej nazwy. Dotyczy to m.in. użycia wielkich liter, interpunkcji i internacjonalizacji. Na przykład jeśli masz pokój o nazwie „lunch”, nie możesz użyć nazwy:
- luncH
- lun.h
- lŨnch
- Oto niektóre zalecane przez nas wytyczne:
- Korzystaj z pokoi do asynchronicznych dyskusji, gdy użytkownicy nie muszą być jednocześnie online. Mogą oni czytać rozmowy i pisać odpowiedzi w dogodnym czasie.
- Korzystaj ze @wzmianek, aby zwrócić uwagę poszczególnych osób i mieć pewność, że otrzymają powiadomienie. Poinformuj użytkowników, że mogą używać polecenia @all (@wszyscy), aby zwrócić uwagę wszystkich osób w pokoju. Przypomnij im, że spowoduje to wysłanie powiadomienia do wszystkich użytkowników. Rozważ dodanie przykładów sytuacji, w których takie działanie jest lub nie jest zalecane w Twojej organizacji.
- Zachęcaj użytkowników do zamieszczania obszernego kontekstu, gdy dodają @wzmiankę dotyczącą osób na czacie, zwłaszcza w przypadku większych rozmów grupowych i pokoi. Dzięki temu współpracownicy mogą łatwo się zorientować, o czym piszesz, bez konieczności przeglądania całego pokoju.
- Aby ułatwić użytkownikom odpowiadanie na konkretne wiadomości bez zakłócania głównej rozmowy w pokoju, rozważ wprowadzenie wątków pobocznych. Dzięki nim użytkownicy będą mogli odpowiadać w osobnych rozmowach. Więcej informacji o korzystaniu z wątków w pokojach
- Rozważ użycie pokoi możliwych do znalezienia w przypadku tematów, które nie muszą być ograniczone do konkretnych osób lub zespołów. Dzięki takim pokojom informacje są bardziej przejrzyste, organizacje mogą wypracowywać wspólne stanowisko, a nowi członkowie mogą szybko nadrobić zaległości.
- Zachęcaj pracowników do tworzenia własnych pokoi do pracy. Poproś liderów o aktywne korzystanie z pokoi, aby zachęcali inne osoby do pójścia za ich przykładem.
- Współpracuj z właścicielami i menedżerami pokoi, aby promować rzeczowe rozmowy i ich właściwy przebieg oraz dbać o dostępność pokoi w organizacji.
Zarządzanie pokojami w organizacji
Każda osoba w organizacji, która tworzy pokój, jest automatycznie właścicielem pokoju i może przypisać tę rolę innym osobom. Szczegółowe informacje znajdziesz w artykule Więcej informacji o roli właściciela lub menedżera pokoju.
Dodatkowe osoby w organizacji mogą automatycznie otrzymać rolę właściciela pokoju. Pomaga to zapewnić ciągłe zarządzanie pokojami, na przykład gdy właściciel opuści pokój albo jego konto zostanie usunięte lub zawieszone. Jeśli twórca pokoju nie jest już jego członkiem, rola właściciela pokoju zostanie automatycznie przypisana do maksymalnie 3 aktywnych członków, którzy najwcześniej dołączyli do pokoju.