Ediciones admitidas para esta función: Business Starter, Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard y Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. Comparar tu edición
Como administrador, puedes permitir que todos los usuarios de tu organización o algunos de ellos creen unidades compartidas. Por ejemplo, si tienes una empresa, es posible que quieras permitir que todos creen unidades compartidas para respaldar la colaboración en equipo y evitar la pérdida de datos cuando un empleado se vaya. Sin embargo, si eres una institución educativa, es posible que solo permitas que los instructores creen unidades compartidas, no los alumnos.
Paso 1: Revisa cómo la configuración afecta a los usuarios
- Incluso si no permites que ciertos usuarios creen unidades compartidas, las personas dentro y fuera de tu empresa o institución educativa pueden agregarlos a sus unidades compartidas.
- Cuando un usuario crea una unidad compartida nueva, la configuración de uso compartido se hereda del parámetro de configuración predeterminado de su unidad organizativa, incluso si especificas una unidad organizativa predeterminada diferente. Sin embargo, la configuración de la unidad compartida se puede cambiar más adelante.
- Si cambias la configuración predeterminada de las unidades compartidas, solo se verán afectadas las unidades compartidas nuevas. Las unidades compartidas existentes conservarán su configuración actual. Puedes actualizar la configuración de las unidades compartidas existentes en la Consola del administrador de Google. Más información
Paso 2: Controla quién puede crear unidades compartidas
Antes de comenzar: Si es necesario, obtén información para aplicar el parámetro de configuración a un departamento o grupo.
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En la Consola del administrador de Google, ve a Menú
Apps Google Workspace Drive y Documentos.Es necesario tener el privilegio de administrador de la configuración del servicio.
- Haz clic en Configuración de uso compartido Creación de unidades compartidas.
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(Opcional) Para aplicar el parámetro de configuración solo para algunos usuarios, en el costado, selecciona una unidad organizativa (la opción habitual para departamentos) o un grupo de configuración (avanzado).
La configuración de los grupos anula la de las unidades organizativas. Más información
- Ubica la casilla Impedir que los usuarios de unidad-organizativa-seleccionada creen nuevas unidades compartidas y elige una opción:
- Para permitir que los usuarios creen unidades compartidas, desmarca la casilla.
- Para impedir que los usuarios creen unidades compartidas, marca la casilla.
- (Opcional) Si permites que los usuarios creen unidades compartidas, elige en qué unidad organizativa se crearán de forma predeterminada. Puedes mover las unidades compartidas a otras unidades organizativas más adelante. Esta opción puede ayudarte a supervisar y administrar el almacenamiento de tu organización.
- (Opcional, no compatible con Business Starter)
Establece la configuración de uso compartido predeterminada para las unidades compartidas nuevas y elige si los administradores de unidades compartidas pueden anular esa configuración. Opciones:
- Permitir que los miembros con acceso de administrador anulen la siguiente configuración: Cuando está desmarcada, los administradores no pueden cambiar esta configuración de uso compartido para unidades compartidas individuales. En la mayoría de los casos, es posible que quieras permitir que los administradores de unidades compartidas cambien la configuración para que no se les impida colaborar con usuarios externos o con otros equipos.
- Permitir que los usuarios ajenos a tu organización accedan a los archivos de las unidades compartidas : Cuando está desmarcada, los usuarios externos no pueden tener acceso, incluso si permitir que los usuarios compartan archivos fuera de tu organización. Este parámetro de configuración también impide que los administradores de unidades compartidas agreguen usuarios externos como miembros. Si los usuarios no pueden compartir elementos en Drive fuera de tu organización, este parámetro de configuración no tiene ningún efecto porque no puede anular la configuración de uso compartido.
- Permitir que se agreguen a archivos los usuarios que no sean miembros de una unidad compartida : Cuando está desmarcada, los miembros de la unidad compartida no pueden otorgar acceso de lectura, comentario o edición a los archivos de las unidades compartidas a personas que no sean miembros, ni compartir estos archivos con un vínculo.
- Permitir que administradores de contenido compartan carpetas: Cuando está desmarcada, solo los administradores pueden compartir carpetas.
- Permitir que lectores y comentaristas descarguen, impriman y copien archivos: Cuando está desmarcada, los miembros de la unidad compartida que tienen acceso de lectura o comentario no pueden descargar, copiar ni imprimir archivos en unidades compartidas.
Nota: Los archivos y las carpetas de las unidades compartidas conservan este parámetro de configuración cuando se mueven fuera de las unidades compartidas. En el caso de las carpetas, el parámetro de configuración no se puede revertir después de que el archivo esté en Mi unidad.
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Haz clic en Guardar. También puedes hacer clic en Anular para una unidad organizativa.
Para restablecer después el valor heredado, haz clic en Heredar (o Sin configurar para un grupo).