این مقاله برای مدیران است. برای یادگیری نحوه اشتراکگذاری یا تنظیم مجوزها برای فایلهای خودتان، به اشتراکگذاری فایلها از گوگل درایو بروید.
پشتیبانی از همه نسخههای Google Workspace، Cloud Identity و G Suiteبه عنوان مدیر، میتوانید کنترل کنید که آیا کاربران میتوانند فایلها و پوشههای Google Docs، Sheets، Slides، Sites، My Maps و درایوهای مشترک را با افراد خارج از سازمان شما به اشتراک بگذارند یا خیر. همچنین میتوانید نشانگری را فعال کنید تا نشان دهد که یک درایو مشترک یا فایل Drive متعلق به شخصی خارج از سازمان شما است یا با او به اشتراک گذاشته شده است.
توجه : جواهرات در گوگل درایو ذخیره و به اشتراک گذاشته میشوند، بنابراین تنظیمات اشتراکگذاری درایو برای جواهرات نیز اعمال میشود. هر فایل گوگل که در یک جواهر قرار داشته باشد، با هر کسی که به جواهر دسترسی دارد، به اشتراک گذاشته میشود. برای جزئیات بیشتر، به روشن یا خاموش کردن اشتراکگذاری جواهر مراجعه کنید.
توجه: تنظیمات اشتراکگذاری درایو، برای اشتراکگذاری در Gemini Business نیز اعمال میشود. برای جزئیات بیشتر، به کنترل دسترسی Gemini Business و Enterprise به دادههای Workspace مراجعه کنید.
در این صفحه
- مثالهایی از سناریوهای تنظیمات اشتراکگذاری
- اشتراکگذاری خارجی فایلها و پوشهها را در Drive فعال یا غیرفعال کنید
- اشتراکگذاری خارجی را فقط با دامنههای خاص مجاز کنید
- روشن یا خاموش کردن نشانگر برای فایلهای اشتراکگذاریشده خارجی
- کنترل کنید چه کسی میتواند محتوا را به درایو مشترک متعلق به سازمان دیگری منتقل کند
- مدیریت اشتراکگذاری درایو با قوانین اعتماد را امتحان کنید
- در مورد حسابهای کاربری که دیگر درایو ندارند چه باید کرد؟
توجه: برای کنترل اشتراکگذاری با کاربران خارجی غیر گوگل، اشتراکگذاری بازدیدکنندگان را روشن یا خاموش کنید .
مثالهایی از سناریوهای تنظیمات اشتراکگذاری
تنظیم اشتراکگذاری سفارشی برای یک گروه یا واحد سازمانی
شاید بخواهید فقط به کاربران گروهها یا واحدهای سازمانی خاصی اجازه اشتراکگذاری محتوا به صورت خارجی را بدهید و اشتراکگذاری خارجی را برای بقیه مسدود کنید. میتوانید این کار را با تنظیمات اشتراکگذاری درایو یا با قوانین اعتماد انجام دهید.
با تنظیمات اشتراکگذاری درایو:
- اگر قبلاً این کار را نکردهاید، کاربران را در واحدهای سازمانی یا گروههای پیکربندی قرار دهید.
- همانطور که در بخش بعدی توضیح داده شده است، اشتراکگذاری خارجی را برای واحد سازمانی ارشد غیرفعال کنید.
- در سمت چپ، روی گروه یا واحد سازمانی که میخواهید اجازه اشتراکگذاری خارجی به آن بدهید، کلیک کنید.
مهم: تنظیمات گروه، تنظیمات واحد سازمانی را لغو میکند. اگر کاربر به چندین گروه تعلق داشته باشد، تنظیمات مربوط به گروهی که بالاترین اولویت را دارد، برای کاربر اعمال میشود.
- اشتراکگذاری خارجی را روشن کنید.
با قوانین اعتماد: نحوهی ایجاد و مدیریت قوانین اعتماد برای اشتراکگذاری Drive را در اینجا بیاموزید.
اشتراکگذاری محتوا با کاربران خارجی که حساب گوگل ندارند
با فعال کردن اشتراکگذاری بازدیدکننده، میتوانید به کاربران اجازه دهید فایلها و پوشهها را با کاربران خارجی که حساب گوگل ندارند، به اشتراک بگذارند. میتوانید انتخاب کنید که اشتراکگذاری بازدیدکننده با هر کسی یا فقط دامنههای مورد اعتماد مجاز باشد. برای دستورالعملها، به بخش «اجازه اشتراکگذاری به کاربران غیر گوگل با اشتراکگذاری بازدیدکننده» مراجعه کنید.
فقط اجازه دهید محتوای پوشههای خاص به صورت خارجی به اشتراک گذاشته شود
نسخههای پشتیبانیشده برای این ویژگی: Business Starter، Business Standard و Business Plus؛ Enterprise Standard و Enterprise Plus؛ Education Fundamentals، Education Standard و Education Plus؛ Essentials، Enterprise Essentials و Enterprise Essentials Plus؛ سازمانهای غیرانتفاعی؛ G Suite Business. نسخه خود را مقایسه کنید
تنظیمات اشتراکگذاری موجود در کنسول مدیریت شما، بر اساس واحد سازمانی یا گروهها برای کاربران اعمال میشود. شما کنترلی بر پوشههای جداگانه در بخش «درایوهای من» کاربران ندارید.
برای اینکه فقط فایلهای خاصی بتوانند به صورت خارجی به اشتراک گذاشته شوند، میتوانید از درایوهای اشتراکی استفاده کنید. با این رویکرد، درایو اشتراکی به عنوان پوشه عمل میکند.
- یک واحد سازمانی بدون عضو ایجاد کنید .
- همانطور که در بخش بعدی توضیح داده شده است، اشتراکگذاری خارجی را برای واحد سازمانی ارشد غیرفعال کنید.
- اشتراکگذاری خارجی را برای واحد سازمانی جدید فعال کنید، که تنظیمات واحد سازمانی بالایی را لغو میکند.
- (اختیاری) برای اینکه بتوانید بدون داشتن حساب گوگل، با افراد خارج از سازمان خود اشتراکگذاری کنید، اشتراکگذاری بازدیدکنندگان را برای واحد سازمانی جدید فعال کنید .
- یک درایو مشترک ایجاد کنید تا فایلها و پوشهها را برای اشتراکگذاری خارجی در خود جای دهد.
- افرادی را که مجاز به اشتراکگذاری فایلها به صورت خارجی هستند، شناسایی کنید و آن افراد را به عنوان اعضای درایو مشترک با سطح دسترسی Contributor ، Content manager یا Manager اضافه کنید. اگر کاربران زیادی دارید، آنها را به عنوان یک گروه اضافه کنید.
توجه:
- اگر افراد خارج از سازمان شما حساب گوگل دارند، میتوانید آنها را به عنوان اعضای یک درایو مشترک اضافه کنید. اگر حساب گوگل ندارند، میتوانید اشتراکگذاری بازدیدکنندگان را فعال کنید تا کاربران شما بتوانند محتوا را با آنها به اشتراک بگذارند.
- مجوزهای اعطا شده توسط هر سطح دسترسی را بررسی و درک کنید . سطح دسترسی مناسب برای اعضای درایو مشترک را بر اساس نیازهای خاص سازمان خود تعیین کنید.
- درایو اشتراکی را به واحد سازمانی جدید اختصاص دهید .
- محتوا را به درایو مشترک منتقل کنید .
- (اختیاری) اگر میخواهید هنگام اضافه شدن محتوا به درایو مشترک و اشتراکگذاری خارجی مطلع شوید، میتوانید یک قانون گزارشدهی بر اساس رویدادهای گزارش درایو تنظیم کنید .
اشتراکگذاری خارجی فایلها و پوشهها را در Drive فعال یا غیرفعال کنید
اشتراکگذاری محتوا در درایو با افراد خارج از سازمان شما میتواند یک فرآیند همکاری مهم باشد، اما خطر نشت دادهها را نیز به همراه دارد. اگر اشتراکگذاری خارجی را فعال کنید، گزینههایی برای محدود کردن اشتراکگذاری دارید، مانند هشدار به کاربران قبل از اشتراکگذاری یا مسدود کردن اشتراکگذاری لینک.
اگر اشتراکگذاری خارجی را غیرفعال کنید، کاربران نمیتوانند موارد زیر را با کاربران خارجی به اشتراک بگذارند:
- دعوتنامهها به موارد ایجاد شده در سندنگار، برگهنگار و اسلایدنگار
- لینک به فایلهای ذخیره شده در درایو
- موارد پیوست شده به ایمیلها، یا مستقیماً از دستگاهها آپلود شده یا در Drive ذخیره شدهاند
کاربران خارجی همچنین دسترسی به مواردی را که قبلاً با آنها به اشتراک گذاشته شده بود، از دست میدهند.
شما همچنین میتوانید همین موارد را که از کاربران خارجی به کاربران سازمان شما میرسند، مسدود کنید. این محدودیتها برای اعضای گروه خارجی اعمال میشود. وقتی فایلها با گروهی که کاربران خارجی دارد به اشتراک گذاشته میشوند، آن کاربران خارجی نمیتوانند به فایل دسترسی پیدا کنند.
توجه : محدودیتها در سطح کاربر اعمال میشوند، نه در سطح گروه. بنابراین، اگرچه میتوان فایلها را با یک گروه خارجی به اشتراک گذاشت، اما کاربران خارجی در آن گروه که توسط تنظیمات اشتراکگذاری شما مسدود شدهاند، نمیتوانند به فایلها دسترسی داشته باشند.
برای روشن یا خاموش کردن اشتراکگذاری خارجی:
در کنسول مدیریت گوگل، به منو بروید
برنامهها فضای کاری گوگل رانندگی و اسناد .نیاز به داشتن امتیاز مدیر تنظیمات سرویس دارد.
- روی تنظیمات اشتراکگذاری کلیک کنید گزینههای اشتراکگذاری .
- (اختیاری) برای اعمال تنظیمات فقط برای برخی از کاربران، در کنار، یک واحد سازمانی (که اغلب برای بخشها استفاده میشود) یا یک گروه پیکربندی (پیشرفته) را انتخاب کنید.
تنظیمات گروه، واحدهای سازمانی را نادیده میگیرد. اطلاعات بیشتر
- برای فعال کردن اشتراکگذاری خارجی، روی روشن کلیک کنید و گزینههای اشتراکگذاری را انتخاب کنید.
- برای غیرفعال کردن اشتراکگذاری خارجی، روی «خاموش» کلیک کنید. همچنین میتوانید اشتراکگذاری محتوای خارجی با کاربران خود، از جمله محتوای موجود در سیستمهای ذخیرهسازی شخص ثالث، را مسدود کنید.
- روی ذخیره کلیک کنید. یا میتوانید برای یک واحد سازمانی روی لغو کلیک کنید.
برای بازیابی مقدار ارثبری شده در آینده، روی Inherit (یا Unset برای یک گروه) کلیک کنید.
اشتراکگذاری خارجی را فقط با دامنههای خاص مجاز کنید
شما میتوانید اشتراکگذاری فایل را فقط با دامنههای مورد اعتماد (مجاز) مجاز کنید. وقتی از یک لیست مجاز برای محدود کردن اشتراکگذاری استفاده میکنید:
- دامنه باید یک دامنه Google Workspace باشد، مگر اینکه از اشتراکگذاری بازدیدکننده استفاده کنید.
- شما نمیتوانید فقط دامنههای خاصی را در لیست مجاز برای اشتراکگذاری فایل انتخاب کنید. همه دامنههای مورد اعتماد شامل میشوند.
- کاربران نمیتوانند فایلها را با حسابهای شخصی به اشتراک بگذارند.
- اگر سازمان شما ترکیبی از مجوزهای Cloud Identity و Google Workspace را دارد، فهرست مجوزها برای کاربران Cloud Identity نیز اعمال میشود.
قبل از شروع: در صورت نیاز، نحوه اعمال تنظیمات را در یک بخش یا گروه بیاموزید.
اگر قبلاً این کار را نکردهاید، دامنههای مورد اعتماد را به لیست مجاز خود اضافه کنید .
در کنسول مدیریت گوگل، به منو بروید
برنامهها فضای کاری گوگل رانندگی و اسناد .نیاز به داشتن امتیاز مدیر تنظیمات سرویس دارد.
- روی تنظیمات اشتراکگذاری کلیک کنید گزینههای اشتراکگذاری .
- (اختیاری) برای اعمال تنظیمات فقط برای برخی از کاربران، در کنار، یک واحد سازمانی (که اغلب برای بخشها استفاده میشود) یا یک گروه پیکربندی (پیشرفته) را انتخاب کنید.
تنظیمات گروه، واحدهای سازمانی را نادیده میگیرد. اطلاعات بیشتر
- روی Allowlisted Domains کلیک کنید و گزینههای اشتراکگذاری را انتخاب کنید.
- روی ذخیره کلیک کنید. یا میتوانید برای یک واحد سازمانی روی لغو کلیک کنید.
برای بازیابی مقدار ارثبری شده در آینده، روی Inherit (یا Unset برای یک گروه) کلیک کنید.
(فقط فرمها) در قسمت تنظیمات اشتراکگذاری ، روی پاسخهای فرم کلیک کنید. انتخاب کنید که آیا کاربران دامنه شما میتوانند به فرمهایی که از خارج ایجاد شدهاند پاسخ دهند یا فرمها را برای پاسخها از خارج به اشتراک بگذارند.
توجه : اگر این گزینهها را غیرفعال کنید، تنظیمات اشتراکگذاری گوگل درایو برای پاسخدهندگان فرم اعمال میشود.
- روی ذخیره کلیک کنید. یا میتوانید برای یک واحد سازمانی روی لغو کلیک کنید.
برای بازیابی مقدار ارثبری شده در آینده، روی Inherit (یا Unset برای یک گروه) کلیک کنید.
روشن یا خاموش کردن نشانگر برای فایلهای اشتراکگذاریشده خارجی
به طور پیشفرض، وقتی یک درایو یا فایل درایو مشترک متعلق به شخصی خارج از سازمان شما باشد یا با او به اشتراک گذاشته شود، یک نشانگر هشدار خارجی نشان داده میشود. با این حال، میتوانید این تنظیم را برای برخی یا همه کاربران خود فعال یا غیرفعال کنید. اگر این تنظیم را غیرفعال کنید، همچنان میتوانید فایلهایی را که به صورت خارجی به اشتراک گذاشته شدهاند، در رویدادهای گزارش درایو بررسی کنید.
برای روشن یا خاموش کردن نشانگر:
قبل از شروع: در صورت نیاز، نحوه اعمال تنظیمات را در یک بخش یا گروه بیاموزید.
در کنسول مدیریت گوگل، به منو بروید
برنامهها فضای کاری گوگل رانندگی و اسناد .نیاز به داشتن امتیاز مدیر تنظیمات سرویس دارد.
- روی تنظیمات اشتراکگذاری کلیک کنید گزینههای اشتراکگذاری .
- (اختیاری) برای اعمال تنظیمات فقط برای برخی از کاربران، در کنار، یک واحد سازمانی (که اغلب برای بخشها استفاده میشود) یا یک گروه پیکربندی (پیشرفته) را انتخاب کنید.
تنظیمات گروه، واحدهای سازمانی را نادیده میگیرد. اطلاعات بیشتر
- روی برجسته کردن فایلهای خارجی کلیک کنید برای روشن یا خاموش کردن این نشانگر، کادر «برجسته کردن فایلهای خارجی» را علامت بزنید یا علامت آن را بردارید.
- روی ذخیره کلیک کنید. یا میتوانید برای یک واحد سازمانی روی لغو کلیک کنید.
برای بازیابی مقدار ارثبری شده در آینده، روی Inherit (یا Unset برای یک گروه) کلیک کنید.
رفتار نمایشگر نشانگر را درک کنید
وقتی نشانگر هشدار روشن است، برای فایلهای Drive که متعلق به شخصی خارج از سازمان شما هستند یا با او به اشتراک گذاشته شدهاند، نشان داده میشود، به جز موارد استثنای زیر:
- اگر گروهی در گروههای گوگل متعلق به سازمان شما بتواند به فایل دسترسی داشته باشد، حتی اگر آن گروه شامل اعضایی خارج از سازمان شما باشد، این نشانگر نشان داده نمیشود.
- این نشانگر همیشه نشان داده میشود که آیا حسابهای سرویس میتوانند به فایل دسترسی داشته باشند، صرف نظر از اینکه حساب سرویس متعلق به شخصی در داخل یا خارج از سازمان شما باشد.
- اگر گروههای Google Classroom که به صورت خودکار ایجاد شدهاند بتوانند به فایل دسترسی داشته باشند، این نشانگر همیشه نشان داده میشود.
کنترل کنید چه کسی میتواند محتوا را به درایو مشترک متعلق به سازمان دیگری منتقل کند
شما میتوانید انتقال محتوا از درایوهای مشترک که شامل یک منبع یا هدف خارجی هستند را مجاز یا مسدود کنید. برای مثال:
- شما میتوانید انتقال محتوا از یک درایو مشترک در سازمان خود به یک درایو مشترک خارجی یا My Drive کاربر خارجی را مسدود کنید.
- شما میتوانید انتقال محتوا از My Drive یک کاربر در سازمان خود به یک درایو مشترک خارجی را مسدود کنید.
برای جزئیات بیشتر، به محدود کردن افرادی که میتوانند محتوا را به درایوهای مشترک خارجی منتقل کنند ، بروید.
مدیریت اشتراکگذاری درایو با قوانین اعتماد را امتحان کنید
نسخههای پشتیبانیشده برای این ویژگی: Frontline Plus؛ Enterprise Standard و Enterprise Plus؛ Education Standard و Education Plus؛ Enterprise Essentials Plus. نسخه خود را مقایسه کنید
به جای استفاده از تنظیمات درایو برای اشتراکگذاری در خارج از سازمان، میتوانید از قوانین اعتماد برای مدیریت اشتراکگذاری در خارج و داخل سازمان خود استفاده کنید. قوانین اعتماد به شما کنترل بیشتری بر روی افرادی که کاربرانتان میتوانند با آنها اشتراکگذاری کنند، میدهد. برای جزئیات بیشتر، به ایجاد و مدیریت قوانین اعتماد برای اشتراکگذاری در درایو مراجعه کنید.
در مورد حسابهای کاربری که دیگر درایو ندارند چه باید کرد؟
اگر کاربری در سازمان شما دیگر سرویس Drive و Docs را برای حساب خود ندارد - برای مثال، مجوز Google Workspace از حساب او حذف شده است - فایلهایی که او دارد فقط میتوانند در سازمان شما به اشتراک گذاشته شوند، حتی اگر تنظیمات اشتراکگذاری اعمال شده روی فایلهای او، امکان اشتراکگذاری خارجی را فراهم کند.
برای حذف محدودیت اشتراکگذاری خارجی از فایلهای کاربر، میتوانید یک مجوز کاربر بایگانیشده (AU) به حساب او اضافه کنید. برای جزئیات بیشتر، به افزودن مجوزهای کاربر بایگانیشده بروید.