Establece opciones generales de uso compartido del acceso para tu organización

Usa públicos objetivo para ayudar a los usuarios a compartir contenido de forma adecuada

Este artículo está destinado a los administradores. Si quieres obtener información para administrar el acceso a tus propios archivos, ve aquí.

Ediciones admitidas para esta función: Business Standard y Business Plus, Enterprise Standard y Enterprise Plus, Education Standard y Education Plus, G Suite Business y Nonprofits. Comparar tu edición

Como administrador, puedes controlar las opciones de acceso general que tienen los usuarios cuando comparten un archivo en Mi unidad. De forma predeterminada, los usuarios tienen 2 opciones de acceso general: Restringido o toda tu organización. Puedes agregar otras opciones creando públicos objetivo.

Los públicos objetivo son listas de grupos y usuarios, como un departamento o un equipo, que configuras. Después de crear públicos objetivo, puedes elegir cuál es el público objetivo principal. El público objetivo principal es el que se sugiere automáticamente a los usuarios. Inicialmente, el público objetivo principal se denomina tu organización y abarca a todos los usuarios de tu organización.

En esta página

Ejemplos de configuraciones de acceso general
Cómo se aplican las opciones de acceso general
Configura las opciones de acceso general
Establece el acceso general predeterminado para los elementos nuevos

Ejemplos de configuraciones de acceso general

Personaliza el público objetivo principal: Puedes establecer qué público objetivo es el principal por grupo o unidad organizativa. Por ejemplo, si tienes una unidad organizativa de Marketing, puedes crear un público objetivo "Marketing" y establecerlo como el público objetivo principal para esa unidad organizativa. De esa manera, cuando un usuario de la unidad organizativa de Marketing intente permitir el acceso general, la primera opción que tendrá será "Marketing".
Limita las opciones de acceso general: Puedes agregar y quitar públicos objetivo en las opciones de uso compartido de acceso general de los usuarios. Por ejemplo, puedes permitir que los usuarios otorguen acceso general solo a su departamento y quitar la opción para toda la organización.

Cómo se aplican las opciones de acceso general

Las unidades compartidas obtienen las opciones de acceso general que estableces para la unidad organizativa a la que están asignadas.
Si quitas un público objetivo de la configuración de uso compartido, los archivos seguirán compartidos con ese público objetivo, aunque ya no esté en las opciones de uso compartido general. Para bloquear el acceso, quita a los miembros del público o borra el público de la lista de públicos objetivo en el directorio.
Si tu organización tiene licencias de Cloud Identity y Google Workspace, las opciones de acceso general se aplican a los usuarios de Cloud Identity.

Configura las opciones de acceso general

Antes de comenzar: Si es necesario, obtén información para aplicar el parámetro de configuración a un departamento o grupo.

En la Consola del administrador de Google, ve a Menú Apps Google Workspace Drive y Documentos.

Ir a Drive y Documentos

Es necesario tener el privilegio de administrador de la configuración del servicio.
Haz clic en Configuración de uso compartido > Públicos objetivo.
En la lista Públicos , se muestran los públicos objetivo que ya se aplicaron al servicio, en el orden en que aparecen en la configuración de uso compartido de los usuarios.
(Opcional) Para aplicar el parámetro de configuración solo para algunos usuarios, en el costado, selecciona una unidad organizativa (la opción habitual para departamentos) o un grupo de configuración (avanzado).
La configuración de los grupos anula la de las unidades organizativas. Más información
Haz clic en Agregar público objetivo.
Marca la casilla junto al público objetivo que quieres agregar. Si el único público objetivo es la unidad organizativa superior, haz clic en Crear público objetivo. Para obtener detalles sobre la configuración de públicos objetivo, consulta Acerca de los públicos objetivo.
Haz clic en Guardar.
Coloca el cursor sobre el público objetivo que quieres que sea el principal y cámbialo a la posición 1 arrastrándolo o cambiando el número.
(Opcional) Coloca los otros públicos objetivo en el orden que quieras. Para quitar un público objetivo, haz clic en Quitar elemento .
Haz clic en Guardar. También puedes hacer clic en Anular para una unidad organizativa.
Para restablecer después el valor heredado, haz clic en Heredar (o Sin configurar para un grupo).

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aparecer. Durante este tiempo, es posible que se apliquen de forma intermitente la configuración antigua y la nueva.

Establece el acceso general predeterminado para los elementos nuevos

De forma predeterminada, el acceso general está configurado como Restringido. Este es el parámetro de configuración recomendado para la mayoría de los usuarios, de modo que puedan compartir un archivo solo cuando estén listos y mantener la privacidad de los archivos personales.