הפעלה או השבתה של יצירה והעלאה של קבצים למשתמשים

המאמר הזה מיועד לאדמינים שמנהלים את עורכי Docs ו-Drive בארגון. לקבלת עזרה בניהול הקבצים שלכם, אפשר להיעזר במרכז הלמידה.

רוב המינויים ל-Google Workspace כוללים את Google Drive ואת עורכי Google Docs, כמו Docs,‏ Sheets ו-Slides. כדי שיהיה קל להתחיל להשתמש באפליקציות האלה, הגדרות יצירת הקבצים מופעלות בדרך כלל כברירת מחדל. אדמינים יכולים לשנות את ההגדרות האלה לפי הצורך.

למה אדמינים צריכים לשנות את ההגדרות האלה?

אדמינים יכולים לשנות את ההגדרות האלה אם הם רוצים להשתמש ב-Google Drive לניהול קבצים, אבל לא רוצים להשתמש בעורכי Google Docs. במקרה כזה, האדמין יצטרך:

הערה: אם משביתים את האפשרות ליצור קבצים בכלי העריכה של Docs, המשתמשים עדיין יכולים ליצור קבצים ב-Docs, ב-Sheets וב-Slides שמאוחסנים במערכות אחסון של צד שלישי, כל עוד השירותים Drive ו-Docs מופעלים בארגון.

מה קורה כשמשביתים את האפשרות ליצור ולהעלות קבצים?

כשהאפשרות ליצור ולהעלות קבצים מושבתת, אי אפשר להפעיל את האפשרות ליצור קבצים בעורכי Docs.

המשתמשים לא יכולים:

  • ליצור או להעתיק קובצי Docs,‏ Drawings,‏ Forms,‏ Sheets,‏ Sites,‏ Slides,‏ Vids או פריסות אימייל.
  • להעלות קבצים שהם לא בפורמט של Google כמו PDF, ‏JPG ו-Microsoft Office.
  • ליצור Google Sites חדשים.
  • להקליט פגישות ב-Google Meet.

עם זאת, המשתמשים עדיין יכולים להעביר, לערוך ולשתף קבצים קיימים ב-Drive.

יש לי Box for Google Workspace Essentials. האם ההגדרה הזו משפיעה על התמחור שלי?

אם יש לכם Box for Google Workspace Essentials, יצירה והעלאה של קבצים מושבתות כברירת מחדל. אם מפעילים את האפשרות הזו, יכול להיות שהמחיר החודשי של המינוי ל-Google Workspace יעלה. מידע נוסף על חיוב ב-Essentials

הפעלה או השבתה של יצירה והעלאה של קבצים

כדי לאפשר למשתמשים ליצור ולהעלות כל קובץ ל-Google Drive, מפעילים את האפשרות ליצירה ולהעלאה של קבצים. מה קורה אם ההגדרה הזו מושבתת?

לפני שמתחילים: אם צריכים להגדיר מחלקה או צוות עבור ההגדרה הזו, עוברים אל הוספת יחידה ארגונית.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז  אפליקציות and then Google Workspace and then ‏Drive ו-Docs ואז תכונות ואפליקציות.

    כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.

  2. (אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על מחלקה או על צוות, בצד, בוחרים יחידה ארגונית.
  3. לוחצים על יצירה של קבצים חדשים ב-Drive.
  4. מסמנים את התיבה המשתמשים יכולים ליצור ולהעלות כל קובץ או מבטלים את הסימון שלה.
  5. לוחצים על שמירה. לחלופין, אתם יכולים ללחוץ על שינוי עבור יחידה ארגונית.

    אם מאוחר יותר רוצים לשחזר את הערך שעבר בירושה, לוחצים על ירושה.

הפעלה או השבתה של יצירת קבצים בעורכי Docs

כדי לאפשר למשתמשים ליצור קובצי Docs,‏ Drawings,‏ Forms,‏ Sheets,‏ Sites,‏ Slides,‏ Vids או פריסות אימייל, צריך להפעיל את האפשרות ליצירת קבצים. אם משביתים את ההגדרה הזו, המשתמשים לא יכולים ליצור קבצים בכלי העריכה של Docs, אבל הם עדיין יכולים לשתף עריכה בקבצים קיימים ב-Drive.

חשוב: אם האפשרות יצירה והעלאה של קבצים מושבתת, אי אפשר להפעיל את האפשרות יצירת קבצים בכלי העריכה של Docs.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז  אפליקציות and then Google Workspace and then ‏Drive ו-Docs ואז תכונות ואפליקציות.

    כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.

  2. (אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על מחלקה או על צוות, בצד, בוחרים יחידה ארגונית.
  3. לוחצים על יצירה של קבצים חדשים ב-Google Drive.
  4. מסמנים או מבטלים את הסימון בתיבה המשתמשים יכולים ליצור קבצים חדשים ב-Docs, ב-Sheets, ב-Slides, ב-Drawings, ב-Forms וב-Vids.
  5. לוחצים על שמירה. לחלופין, אתם יכולים ללחוץ על שינוי עבור יחידה ארגונית.

    אם מאוחר יותר רוצים לשחזר את הערך שעבר בירושה, לוחצים על ירושה.

הדרכה למשתמשי קצה