Là quản trị viên Google Workspace, bạn có thể quản lý cách người dùng trong tổ chức của mình sử dụng Google Tài liệu, Biểu mẫu, Keep, Trang tính, Sites, Trang trình bày và Vids. Bạn cũng có thể thiết lập các tính năng như quyền truy cập khi không có mạng, hoạt động trên tệp và mẫu.
Trên trang này
- Bật hoặc tắt dịch vụ
- Chọn cài đặt cách chia sẻ
- Thiết lập quyền truy cập khi không có mạng
- Cho phép người dùng xem hoạt động trong ứng dụng
- Quản lý mẫu và giao diện
- Chế độ cài đặt nâng cao
Bật hoặc tắt dịch vụ
Theo mặc định, các ứng dụng như Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày sẽ được bật cho tất cả người dùng Google Workspace. Là quản trị viên, bạn có thể bật hoặc tắt ứng dụng.
Lưu ý: Để sử dụng các ứng dụng lưu trữ tệp trong Drive, bao gồm cả Tài liệu, Biểu mẫu, Trang tính, Sites, Trang trình bày và Vids, bạn phải bật dịch vụ Drive và Tài liệu.Tìm hiểu thêm về chế độ bật và tắt cho:
Chọn các tùy chọn cài đặt chia sẻ
Bạn có thể chọn cài đặt cách chia sẻ cho các tệp được lưu trữ trong Drive, bao gồm cả các tệp được tạo trong Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày, Sites và nhiều tệp khác.
Tìm hiểu về cài đặt cách chia sẻ cho:
Thiết lập quyền truy cập khi không có mạng
Bạn có thể kiểm soát việc người dùng trong tổ chức của bạn có thể hay không thể truy cập vào các tệp Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày khi máy tính của họ không kết nối Internet. Theo mặc định, quyền truy cập ngoại tuyến sẽ được bật cho các tổ chức và mọi người có thể bật hoặc tắt quyền này cho tài khoản của riêng mình.
Cho phép người dùng xem hoạt động liên quan đến tệp
Bạn có thể kiểm soát việc người dùng trong tổ chức của bạn có thấy hoạt động trên tệp của nhau trên Trang tổng quan về hoạt động trong Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày hay không. Hoạt động đối với tệp bao gồm tên của những người dùng xem tệp và thời gian họ xem tệp.
Dựa vào dữ liệu này, người chỉnh sửa có thể đưa ra quyết định sáng suốt về việc có nên liên hệ với cộng tác viên hay không. Để xem Trang tổng quan về hoạt động của một tệp, người dùng phải có quyền Chỉnh sửa đối với tệp đó và phải thuộc cùng miền với chủ sở hữu tệp. Người dùng không thể xem Trang tổng quan về hoạt động đối với các tệp bên ngoài miền của họ.
Quản lý mẫu và giao diện
Mẫu và giao diện chứa các đường viền, đồ hoạ và các thành phần thương hiệu khác để giúp mọi người trong tổ chức của bạn tạo nội dung phù hợp với phong cách của công ty. Là quản trị viên, bạn có thể thêm và quản lý các mẫu và giao diện cho Trang trình bày, Biểu mẫu và Sites trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.
Cài đặt nâng cao
Chế độ cài đặt nâng cao giúp quản trị viên trong các tổ chức lớn kiểm soát các ứng dụng Google Workspace một cách chi tiết hơn.
Sử dụng Trang tính liên kết
Bạn có thể truy cập, phân tích, trực quan hoá và chia sẻ hàng tỷ hàng dữ liệu trên bảng tính của mình bằng Trang tính liên kết, trình kết nối dữ liệu của Trang tính.
Bật hoặc tắt ứng dụng
Theo mặc định, các ứng dụng như Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày sẽ được bật cho tất cả người dùng Google Workspace. Là quản trị viên, bạn có thể bật hoặc tắt ứng dụng.
Lưu ý: Để sử dụng các ứng dụng lưu trữ tệp trong Drive, bao gồm cả Tài liệu, Biểu mẫu, Trang tính, Sites, Trang trình bày và Vids, bạn phải bật dịch vụ Drive và Tài liệu.Tìm hiểu thêm về chế độ bật và tắt cho:
Sử dụng quy tắc tin cậy để chia sẻ tệp
Nếu có nhiều người dùng trong tổ chức hoặc bạn làm việc với thông tin có độ nhạy cảm cao, bạn có thể sử dụng các quy tắc tin cậy hoặc chính sách để kiểm soát những người có thể truy cập vào tệp Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày.
URL hình ảnh trong tệp của bộ công cụ chỉnh sửa Tài liệu
Mỗi hình ảnh được thêm vào một tệp của Bộ công cụ chỉnh sửa tài liệu của Google (ví dụ: Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày) đều có một URL hình ảnh riêng biệt. URL hình ảnh không dành cho người dùng trong tổ chức của bạn. Thư viện này được dùng để lưu trữ và hiển thị hình ảnh, cũng như hỗ trợ các tác vụ thường dùng của người dùng, chẳng hạn như sao chép và dán. Những URL này có thể có một miền khác của Google, ví dụ: googleusercontent.com.
URL hình ảnh riêng biệt được tạo cho mỗi người dùng hợp lệ trên Google có quyền chia sẻ một tệp. Người dùng có thể truy cập vào hình ảnh bằng các URL này miễn là người dùng đã tạo URL hình ảnh có quyền truy cập vào tệp. URL hình ảnh sẽ không hợp lệ khi người dùng mất quyền truy cập vào tệp, chẳng hạn như khi quyền chia sẻ bị thay đổi hoặc tệp bị xoá.
Bạn có thể thấy những URL này khi xem xét nhật ký lưu lượng truy cập hoặc khi xem Mô hình đối tượng tài liệu (DOM).