Là quản trị viên, bạn có thể bật hoặc tắt Google Drive cho người dùng trong tổ chức của mình. Chế độ cài đặt này cũng kiểm soát quyền truy cập vào Bộ công cụ chỉnh sửa tài liệu của Google, chẳng hạn như Google Tài liệu, Sites và Apps Script. Trong hầu hết các trường hợp, dịch vụ Drive và Tài liệu sẽ được bật cho tổ chức của bạn theo mặc định. Bạn có thể bật dịch vụ Drive và Tài liệu cho mọi người trong tổ chức, các đơn vị tổ chức cụ thể hoặc các nhóm cụ thể.
Người dùng đăng nhập bằng tài khoản Google Workspace có Drive và Tài liệu ở trạng thái bật có thể sử dụng tất cả các dịch vụ do Drive và Tài liệu cung cấp. Người dùng đăng nhập bằng tài khoản Google Workspace mà Drive và Tài liệu đã bị tắt vẫn có thể sử dụng dịch vụ này, nhưng chỉ có thể sử dụng ở mức độ hạn chế tương tự như người dùng đã đăng xuất khỏi tài khoản của họ. Ví dụ: họ vẫn có thể truy cập vào các tài liệu được chia sẻ công khai trên web một cách ẩn danh ngay cả khi bạn tắt chế độ cài đặt Drive và Tài liệu.
Khi Drive và Tài liệu ở trạng thái tắt
Người dùng không thể làm những việc sau:
- Truy cập hoặc tạo tệp trong Drive, Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày, Biểu mẫu, Sites, Vids hoặc Apps Script. Các tập lệnh Apps Script hiện có vẫn sẽ thực thi. Khi chủ sở hữu tệp tắt Drive và Tài liệu, những người dùng khác đã bật Drive và Tài liệu và được chia sẻ tệp đó vẫn có thể truy cập vào tệp.
- Gửi Google Biểu mẫu yêu cầu họ chia sẻ tài liệu ra bên ngoài tổ chức của bạn.
- Tải tệp lên không gian trong phiên bản Gmail tích hợp. Tìm hiểu thêm về Gmail tích hợp.
- Sử dụng bố cục email tuỳ chỉnh trong Gmail.
Quản trị viên bị giới hạn về cách quản lý cài đặt chia sẻ tệp:
- Bạn không thể thay đổi quyền chia sẻ tệp trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.
- Nếu bạn đã bật và thiết lập quy tắc tin cậy, thì các quy tắc đó vẫn áp dụng cho tệp của người dùng. Để biết thông tin chi tiết về quy tắc tin cậy, hãy xem bài viết Tạo và quản lý quy tắc tin cậy đối với việc chia sẻ trên Drive.
Nếu bạn muốn cho phép người dùng sử dụng Drive nhưng không tạo tệp bằng Tài liệu, Trang tính và các bộ công cụ chỉnh sửa Tài liệu khác, hãy bật dịch vụ Drive và Tài liệu rồi tắt tính năng tạo Tài liệu.
Kiểm soát những người sử dụng Drive và Bộ công cụ chỉnh sửa tài liệu trong tổ chức của bạn
Trước khi bắt đầu: Để bật hoặc tắt một dịch vụ cho một số người dùng, hãy thêm tài khoản của họ vào một đơn vị tổ chức (để kiểm soát quyền truy cập theo phòng ban) hoặc thêm họ vào một nhóm quản lý quyền truy cập (để cấp quyền truy cập cho người dùng trên toàn bộ hoặc trong các phòng ban).-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn
Ứng dụng Google Workspace Drive và Tài liệu.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt dịch vụ.
- Nhấp vào Trạng thái dịch vụ.
-
Để bật hoặc tắt một dịch vụ cho mọi người trong tổ chức, hãy nhấp vào Bật cho mọi người hoặc Tắt cho mọi người, rồi nhấp vào Lưu.
-
(Không bắt buộc) Cách bật hoặc tắt một dịch vụ cho một đơn vị tổ chức:
- Ở bên trái, hãy chọn đơn vị tổ chức đó.
- Để thay đổi Trạng thái dịch vụ, hãy chọn Bật hoặc Tắt.
- Chọn một trong các lựa chọn sau:
- Nếu Trạng thái dịch vụ được đặt thành Đã kế thừa và bạn muốn giữ chế độ cài đặt đã cập nhật, ngay cả khi chế độ cài đặt gốc thay đổi, hãy nhấp vào Ghi đè.
- Nếu Trạng thái dịch vụ được đặt thành Đã ghi đè, hãy nhấp vào Kế thừa để quay về chế độ cài đặt giống với chế độ gốc hoặc nhấp vào Lưu để giữ chế độ cài đặt mới, ngay cả khi chế độ cài đặt gốc thay đổi.
Tìm hiểu thêm về cơ cấu tổ chức.
- (Không bắt buộc) Để bật một dịch vụ cho một nhóm người dùng thuộc nhiều đơn vị tổ chức hoặc trong nội bộ đơn vị tổ chức, hãy chọn một nhóm quản lý quyền truy cập. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Tuỳ chỉnh quyền truy cập vào dịch vụ bằng nhóm quản lý quyền truy cập.