บทความนี้มีไว้สำหรับผู้ดูแลระบบ หากคุณเป็นผู้ใช้ Gmail โปรดดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้โหมดข้อมูลลับของ Gmail
โหมดข้อมูลลับของ Gmail มีให้บริการใน Google Workspace ทุกรุ่น
เมื่อใช้โหมดข้อมูลลับของ Gmail ผู้ใช้จะสามารถป้องกันไม่ให้บุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาตเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือแชร์ข้อมูลโดยไม่ได้ตั้งใจ ข้อความในโหมดข้อมูลลับจะไม่มีตัวเลือกให้ส่งต่อ คัดลอก พิมพ์ หรือดาวน์โหลดข้อความหรือไฟล์แนบได้
โหมดข้อมูลลับช่วยให้คุณทำสิ่งต่อไปนี้ได้
- ตั้งวันที่ข้อความหมดอายุ
- เพิกถอนการเข้าถึงข้อความได้ทุกเมื่อ
- ขอรับรหัสยืนยันทาง SMS เพื่อเปิดดูข้อความ
คุณไม่สามารถตั้งเวลาส่งข้อความในโหมดข้อมูลลับล่วงหน้าได้
สำคัญ: โหมดข้อมูลลับมีไว้เพื่อช่วยป้องกันไม่ให้ผู้รับแชร์ข้อความอีเมล แม้ว่า Gmail จะพยายามบล็อกภาพหน้าจอของข้อความและไฟล์แนบในโหมดข้อมูลลับเสมอ แต่ผู้ใช้อาจยังใช้แอปพลิเคชันของบุคคลที่สามเพื่อคัดลอกหรือดาวน์โหลดข้อความและไฟล์แนบได้
การประมวลผลข้อความในโหมดข้อมูลลับของ Gmail
Gmail จะลบส่วนของเนื้อหาข้อความและไฟล์แนบออกจากสำเนาข้อความในโหมดข้อมูลลับที่จะส่งไปยังผู้รับ โดยจะใช้ลิงก์แทนเนื้อหาดังกล่าวที่นำออกไป
เนื้อหาที่ลิงก์จะปรากฏเป็นส่วนหนึ่งของข้อความใน Gmail แต่โปรแกรมรับส่งอีเมลประเภทอื่นๆ จะแสดงเป็นลิงก์แทนในตำแหน่งที่เป็นเนื้อหา
Google ห้องนิรภัยและข้อความในโหมดข้อมูลลับ
Google ห้องนิรภัยจะทำการคงไว้ชั่วคราว เก็บรักษา ค้นหา และส่งออกข้อความในโหมดข้อมูลลับทั้งหมดที่ส่งจากผู้ใช้ในโดเมนได้ แต่จะไม่มีสิทธิ์เข้าถึงหรืออ่านข้อความในโหมดข้อมูลลับที่บุคคลภายนอกองค์กรส่งถึงองค์กร หากคุณใช้ห้องนิรภัยในโดเมน โปรดศึกษาวิธีจัดการข้อความในโหมดข้อมูลลับของห้องนิรภัยอย่างละเอียด
Gmail จะแนบสำเนาของเนื้อหาในโหมดข้อมูลลับไปกับข้อความที่จะส่งไปยังผู้รับเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดในการเข้าถึงข้อความในโหมดข้อมูลลับของห้องนิรภัย
ข้อควรทราบเกี่ยวกับสำเนา
- สำเนานี้จะแนบไปกับข้อความเฉพาะในกรณีที่ผู้รับและผู้ส่งอยู่ในองค์กรเดียวกัน
- ใช้สำหรับห้องนิรภัยเท่านั้น
- ผู้รับและผู้ส่งไม่มีสิทธิ์เข้าถึงสำเนานี้ได้จาก Gmail
- เครื่องมือเก็บอีเมลถาวรประเภทอื่นๆ จะเข้าถึงสำเนานี้ไม่ได้
หากต้องการลบสำเนาของข้อความในโหมดข้อมูลลับทั้งหมด คุณต้องลบออกจากบัญชีของผู้ส่งและผู้รับทุกคน
เครื่องมือเก็บอีเมลถาวรประเภทอื่นๆ และข้อความในโหมดข้อมูลลับ
เมื่อคุณใช้ Gmail ส่งข้อความในโหมดข้อมูลลับ Gmail จะแสดงลิงก์แทนเนื้อหาข้อความและไฟล์แนบ ระบบจะส่งเฉพาะเรื่องและลิงก์โดยใช้ SMTP เท่านั้น
หากโดเมนของคุณใช้ eDiscovery หรือเครื่องมือเก็บอีเมลถาวรประเภทอื่นๆ โหมดข้อมูลลับของ Gmail อาจทำให้เกิดความขัดแย้งกับ eDiscovery และนโยบายการเก็บรักษาขององค์กรได้ ดังนั้นก่อนที่จะเปิดใช้ฟีเจอร์นี้ เราขอแนะนำให้พิจารณาผลกระทบที่จะเกิดขึ้นร่วมกับผู้ดูแลระบบ eDiscovery และผู้วางนโยบายคนอื่นๆ
เปิดหรือปิดโหมดข้อมูลลับของ Gmail
คุณสามารถเปิดหรือปิดโหมดข้อมูลลับของ Gmail ให้กับทั้งโดเมนหรือเฉพาะหน่วยขององค์กรที่ต้องการได้ เมื่อปิดโหมดข้อมูลลับ ผู้ใช้ในองค์กรจะไม่สามารถส่งข้อความในโหมดข้อมูลลับด้วย Gmail ได้
หากต้องการป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ในองค์กรได้รับข้อความในโหมดข้อมูลลับ ให้ตั้งกฎการปฏิบัติตามข้อกำหนดเพื่อบล็อกข้อความขาเข้าที่อยู่ในโหมดข้อมูลลับ
วิธีเปิดหรือปิดโหมดข้อมูลลับของ Gmail ให้องค์กร
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู
แอป
Google Workspace
Gmail
การตั้งค่าผู้ใช้ - ในส่วนของการตั้งค่าผู้ใช้ ให้เลื่อนไปที่โหมดข้อมูลลับ
- หากต้องการเปิด ให้เลือกช่องเปิดโหมดข้อมูลลับ หรือหากต้องการปิด ให้ยกเลิกการเลือกช่องนี้
- บันทึกการเปลี่ยนแปลง
วิธีเปิดหรือปิดโหมดข้อมูลลับของ Gmail ให้หน่วยขององค์กร
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู
แอป
Google Workspace
Gmail
การตั้งค่าผู้ใช้ - เลือกหน่วยขององค์กรทางด้านซ้าย
- เลื่อนไปที่โหมดข้อมูลลับ แล้วยกเลิกการเลือกหรือเลือกช่องเปิดใช้โหมดข้อมูลลับ
- คลิกบันทึก
บล็อกข้อความขาเข้าที่อยู่ในโหมดข้อมูลลับ
หากต้องการสร้างกฎการปฏิบัติตามข้อกำหนดเพื่อบล็อกข้อความขาเข้าที่อยู่ในโหมดข้อมูลลับจากโดเมน ให้ทำตามวิธีการในส่วนนี้
หมายเหตุ: โปรดดูรายละเอียดการสร้างกฎการปฏิบัติตามข้อกำหนดสำหรับเนื้อหาทุกประเภทในหัวข้อตั้งกฎสำหรับการปฏิบัติตามข้อกำหนดเกี่ยวกับเนื้อหา
วิธีเปิดให้กฎการปฏิบัติตามข้อกำหนดทำงานจากข้อความ
กฎการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ตั้งขึ้นจะส่งผลกับข้อความในโหมดข้อมูลลับของ Gmail ในลักษณะต่อไปนี้
- ข้อความขาออกจะอยู่ภายใต้กฎการปฏิบัติตามข้อกำหนดตามที่ระบุไว้สำหรับเรื่อง เนื้อหา และไฟล์แนบของข้อความ
- ข้อความขาออกที่เข้าเงื่อนไขการนำไฟล์แนบออกของกฎการปฏิบัติตามข้อกำหนดจะไม่ได้รับการส่งออกไป ผู้ส่งจะได้รับข้อความตีกลับ
- ข้อความขาเข้าจะได้รับการตรวจสอบ แต่จะสแกนเฉพาะส่วนหัวของข้อความ (รวมถึงเรื่อง) เท่านั้น
การกักเก็บข้อความในโหมดข้อมูลลับ
ข้อความในโหมดข้อมูลลับของ Gmail จะถูกกักเก็บในลักษณะดังนี้
- ระบบจะส่งข้อความขาเข้าในโหมดข้อมูลลับไปที่เขตกักเก็บของผู้ดูแลระบบ แต่จะสแกนเฉพาะส่วนหัวของข้อความเท่านั้น
- ระบบจะไม่ส่งข้อความขาออกในโหมดข้อมูลลับไปที่เขตกักเก็บของผู้ดูแลระบบ ระบบจะปฏิเสธข้อความขาออกและผู้ส่งจะได้รับข้อความตีกลับ
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู
แอป
Google Workspace
Gmail
การปฏิบัติตามข้อกำหนด ชี้ไปที่การตั้งค่าการปฏิบัติตามข้อกำหนดเกี่ยวกับเนื้อหา แล้วคลิกกำหนดค่า หากคุณตั้งกฎการปฏิบัติตามข้อกำหนดสำหรับอีเมลประเภทอื่นๆ ไว้ก่อนแล้ว ให้ชี้เมาส์ไปที่กฎที่ต้องการแล้วคลิกเพิ่มกฎอื่น
กล่องโต้ตอบการตั้งค่าสำหรับการเพิ่มกฎจะปรากฏขึ้น ให้ป้อนชื่อ เลือกประเภทข้อความต้องการ และกำหนดว่าจะดำเนินการใดกับข้อความประเภทนั้นๆ
ป้อนข้อมูลต่อไปนี้ในกล่องโต้ตอบการตั้งค่าสำหรับการเพิ่มกฎ
- ป้อนชื่อกฎ
- ในข้อความอีเมลที่จะมีผล ให้ทำเครื่องหมายที่ช่องขาเข้า
- เลือกถ้าส่วนใดส่วนหนึ่งต่อไปนี้ตรงกับข้อความจากส่วนเพิ่มนิพจน์
- ให้คลิกเพิ่มในนิพจน์ แล้วเลือกจับคู่ข้อมูลเมตา
- เลือกโหมดข้อมูลลับของ Gmail จากรายการแบบเลื่อนลงของแอตทริบิวต์ แล้วเลือกประเภทการจับคู่เป็นข้อความอยู่ในโหมดข้อมูลลับของ Gmail
- คลิกบันทึก
เลือกปฏิเสธข้อความในหัวข้อถัดไป ซึ่งระบุสิ่งที่ต้องทำหากนิพจน์ตรงกัน
(ไม่บังคับ) ป้อนข้อความปฏิเสธที่กำหนดเองซึ่งจะส่งไปยังผู้ส่งข้อความที่ถูกบล็อกโดยอัตโนมัติ
คลิกบันทึก