एडमिन के तौर पर, आपके पास इंटिग्रेटेड Gmail को सेट अप करने का विकल्प होता है. इससे आपके संगठन के लोग, ईमेल मैसेज, चैट, और वीडियो मीटिंग जैसे सभी कम्यूनिकेशन स्ट्रीम को एक ही जगह, यानी कि Gmail में ऐक्सेस कर सकते हैं.
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एडमिन के लिए, Gmail के इंटिग्रेटेड वर्शन का 'आसानी से सीखें' वीडियो
Gmail के इंटिग्रेटेड वर्शन की मदद से, ये काम किए जा सकते हैं...
- चैट मैसेज के कॉन्टेक्स्ट में दस्तावेज़ों पर मिलकर काम करना—दस्तावेज़ों को तुरंत ऐक्सेस करने के लिए, उन्हें अपनी चैट से ऐक्सेस करें.
- काम को प्राथमिकता दें और उस पर ध्यान दें—सूचनाओं को कंट्रोल करें, ताकि सिर्फ़ ज़रूरी लोगों और मैसेज से आपको रुकावट हो.
- शेयर की गई टास्क लिस्ट बनाना—स्पेस में साथ मिलकर काम करें.
- एक साथ कई काम करना—किसी सहकर्मी से चैट करते समय, उसी स्क्रीन पर Gmail मैसेज देखें. इसके अलावा, वीडियो मीटिंग के दौरान नोट बनाएं और टास्क असाइन करें.
Gmail का इंटिग्रेटेड वर्शन सेट अप करना
अपने संगठन के लोगों को Gmail का पूरा इंटिग्रेटेड अनुभव देने के लिए, Google Admin console में इन सेवाओं को सेट अप करें. इसके बारे में इस पेज पर नीचे बताया गया है.
| Chat सेट अप करना |
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आपका संगठन, ग्रुप में या किसी व्यक्ति से सीधे बातचीत कर सकता है. साथ ही, एक ही समय पर कई बातचीत वाले स्पेस में भी बातचीत की जा सकती है. आपके उपयोगकर्ता, Google Chat में ऐप्लिकेशन का इस्तेमाल करके सामान्य कार्रवाइयां कर सकते हैं. जैसे, टास्क मैनेज करना, स्टेटस रिपोर्ट पाना या किए जाने वाले काम के आइटम के मालिकों को बदलना.
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| Meet सेट अप करें |
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Google Meet चालू होने पर, आपके संगठन के उपयोगकर्ता वीडियो मीटिंग बना सकते हैं और उनमें शामिल हो सकते हैं.
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| Calendar सेट अप करना |
| उपयोगकर्ताओं को आने वाली मीटिंग दिखाने के लिए, Google Calendar चालू करें. Calendar बंद होने पर, आने वाले समय में होने वाली मीटिंग नहीं दिखती हैं. हालांकि, उपयोगकर्ता अब भी मीटिंग बना सकते हैं और उनमें शामिल हो सकते हैं. ज़्यादा जानकारी के लिए, उपयोगकर्ताओं के लिए Calendar चालू या बंद करना लेख पढ़ें. |
| Drive और Docs को सेट अप करना |
| अपने उपयोगकर्ताओं को उनके खाते से फ़ाइलें सेव और शेयर करने की अनुमति दें. साथ ही, उन्हें Gmail में चैट स्पेस में फ़ाइलें अपलोड करने की अनुमति दें. इसके लिए, Google Drive और Docs चालू करें. जिन उपयोगकर्ताओं ने Drive और Docs की सुविधा बंद की हुई है वे चैट स्पेस में शेयर की गई फ़ाइलें न तो देख सकते हैं और न ही उनमें बदलाव कर सकते हैं. ज़्यादा जानकारी के लिए, उपयोगकर्ताओं के लिए Drive को चालू या बंद करना लेख पढ़ें. |
| Tasks सेट अप करना |
| Google Tasks का इस्तेमाल करने के लिए, आपको इसे अपने पूरे संगठन के लिए चालू करना होगा. इसे सिर्फ़ कुछ उपयोगकर्ताओं के लिए चालू नहीं किया जा सकता. ज़्यादा जानकारी के लिए, उपयोगकर्ताओं के लिए Tasks को चालू या बंद करना लेख पढ़ें. |
सुरक्षा और निजी डेटा के रखरखाव से जुड़ी बातें
अपने उपयोगकर्ताओं के लिए Gmail का नया वर्शन लॉन्च करने से पहले, सुरक्षा और डेटा रखरखाव से जुड़ी इन बातों पर ध्यान दें.
- बाहरी लोगों के साथ चैट करें—आपके पास यह कंट्रोल करने का विकल्प होता है कि आपके उपयोगकर्ता, संगठन से बाहर के लोगों के साथ कैसे चैट करें. ज़्यादा जानकारी के लिए, संगठन से बाहर के लोगों के साथ चैट करने और स्पेसेज़ में चैट करने के विकल्पों को कंट्रोल करना लेख पढ़ें.
- संगठन से बाहर के लोगों के साथ चैट रूम बनाना और उनमें शामिल होना—अपने उपयोगकर्ताओं को संगठन से बाहर के लोगों के साथ चैट रूम बनाने और उनमें शामिल होने की अनुमति देने के लिए, बाहरी स्पेस की सुविधा चालू या बंद करना में दिया गया तरीका अपनाएं.
- डेटा का रखरखाव—अगर आपके संगठन को डेटा सेव करने की ज़रूरत है, तो अपने संगठन के सभी लोगों के लिए चैट इतिहास सेव करने की सुविधा चालू रखें. थ्रेड वाले चैट रूम, एक-दूसरे से की जाने वाली चैट, और चैट रूम के बाहर की जाने वाली ग्रुप बातचीत के लिए, चैट का इतिहास डिफ़ॉल्ट रूप से चालू होता है. ज़्यादा जानकारी के लिए, अपने संगठन के लिए चैट के इतिहास से जुड़े विकल्प सेट करना लेख पढ़ें.
- Vault—अगर आपका संगठन Google Vault का इस्तेमाल करता है, तो अपनी कानूनी टीम से संपर्क करके, अपने संगठन की डेटा गवर्नेंस से जुड़ी नीतियों के बारे में जानें. चैट का इतिहास बंद होने पर, चैट के मैसेज Vault में नहीं भेजे जाते. इसलिए, उन्हें सेव, खोज या एक्सपोर्ट नहीं किया जा सकता.
अपने उपयोगकर्ताओं को ट्रेनिंग देना
उपयोगकर्ताओं को Gmail के इंटिग्रेटेड वर्शन का इस्तेमाल शुरू करने में मदद करने के लिए, उन्हें Gmail की ट्रेनिंग और सहायता पर जाने के लिए कहें.