Best practice per l'implementazione di segmenti di pubblico di destinazione

Questa funzionalità è attualmente disponibile per i servizi Google Drive e Documenti e Google Chat.

Versioni supportate per questa funzionalità: (Drive, Docs e Chat) Frontline Plus; Business Plus; Enterprise Standard ed Enterprise Plus; Education Standard ed Education Plus; Enterprise Essentials ed Enterprise Essentials Plus. (Solo Drive e Documenti) Business Standard; Nonprofits; G Suite Business. Confronta la tua versione

In queste best practice puoi trovare suggerimenti, consigli ed esempi a completamento delle istruzioni per i tre passaggi principali che devi eseguire per implementare un pubblico di destinazione.

Per una panoramica sui segmenti di pubblico di destinazione, vedi Informazioni sui segmenti di pubblico di destinazione.

Quando crei un pubblico di destinazione

  • Scegli un nome che descriva in modo sintetico i membri del pubblico di destinazione. Il nome può anche aiutarti a identificare a quale unità organizzativa o gruppo di configurazione è applicato il pubblico di destinazione. Ad esempio, se crei un pubblico per il tuo team di vendita che opera nell'East Coast e il team fa parte di una unità organizzativa denominata "Vendite - East Coast," potresti utilizzare lo stesso nome per il pubblico di destinazione.
  • Descrivi lo scopo del pubblico di destinazione: la descrizione aiuta gli utenti a scegliere il livello di condivisione appropriato. Quando condividono un file o un link, gli utenti vedono la descrizione quando posizionano il cursore sul nome di un segmento di pubblico.

Scopri di più su come creare un pubblico di destinazione.

Best practice per l'aggiunta di membri e la gestione dei gruppi

Aggiungere gruppi anziché singoli utenti come membri

Anche se i segmenti di pubblico di destinazione permettono agli utenti di condividere contenuti con persone specifiche, il loro scopo è favorire un'ampia condivisione e collaborazione nella tua organizzazione. Ti consigliamo di aggiungere gruppi come membri, ad esempio un reparto o un team più grande, anziché singoli utenti. Puoi aggiungere qualsiasi tipo di gruppo come membro del pubblico di destinazione, inclusi quelli che crei nella Console di amministrazione Google, con le API o un altro strumento, i gruppi creati dagli utenti e quelli creati all'esterno della tua organizzazione

Valutare in che modo i gruppi non creati dagli amministratori influiscono sulla sicurezza e sulla privacy

Se aggiungi gruppi non creati dagli amministratori come membri di un pubblico di destinazione, i membri dei gruppi creati dagli utenti o quelli esterni possono cambiare in qualsiasi momento. Ad esempio, se consenti agli utenti di aggiungere membri esterni ai loro gruppi, alle persone esterne all'organizzazione potrebbe essere consentito di accedere ai file condivisi con il pubblico di destinazione. Prima di aggiungere un gruppo non creato da un amministratore, valuta se questo può influire sulla sicurezza o sulla privacy dei dati dell'organizzazione.

Scopri di più su come aggiungere o rimuovere membri del pubblico di destinazione.

Aggiornare automaticamente le iscrizioni ai gruppi

Se la tua versione di Google Workspace include i gruppi dinamici, puoi utilizzarli per gestire automaticamente gli utenti. Ad esempio, puoi aggiornare automaticamente i membri dei gruppi quando gli utenti entrano a far parte dell'organizzazione, la lasciano o cambiano sede. I gruppi dinamici, disponibili nella Console di amministrazione o con l'API Cloud Identity, ti aiutano a ridurre il tempo da dedicare alla gestione manuale delle iscrizioni ai gruppi. Scopri di più sui gruppi dinamici.

Proteggere i gruppi

Puoi convertire un gruppo interno standard in un gruppo di sicurezza per poterlo regolamentare, controllare e monitorare ai fini della gestione delle autorizzazioni e del controllo dell'accesso. I gruppi di sicurezza sono disponibili con l'API Cloud Identity Groups. Scopri di più sui gruppi di sicurezza.

Gestire e sincronizzare facilmente i gruppi

Utilizza l'API Groups dell'SDK Admin per creare gruppi o per gestire i gruppi creati con altri strumenti. Puoi anche utilizzare Google Cloud Directory Sync (GCDS) per sincronizzare con Google Workspace i gruppi che crei in Microsoft Active Directory o in un server LDAP. Successivamente, puoi utilizzare i gruppi sincronizzati "così come sono" nei segmenti di pubblico di destinazione. Scopri di più sull'API Groups dell'SDK Admin e su GCDS.

Best practice per l'applicazione di un pubblico di destinazione

Puoi applicare fino a cinque segmenti di pubblico di destinazione a un criterio per Drive e Documenti. Imposta il pubblico di destinazione che gli utenti devono utilizzare più spesso, ossia il pubblico principale, come opzione predefinita visualizzata quando gli utenti aprono le opzioni di condivisione tramite link.

Per impostazione predefinita, il pubblico di destinazione principale è un segmento di pubblico predefinito che comprende tutti gli utenti della tua organizzazione. Per impostare un segmento di pubblico creato da te come opzione predefinita per gli utenti, trascinalo in cima all'elenco:

Per maggiori dettagli, vedi Impostare i segmenti di pubblico di destinazione per un servizio Google.

Esempi comuni di implementazione

Se la tua organizzazione comprende sia dipendenti sia fornitori, puoi utilizzare i segmenti di pubblico di destinazione per consentire ai tuoi dipendenti di escludere più facilmente i fornitori dalla condivisione tramite link:

  1. Crea due segmenti di pubblico di destinazione, ad esempio "Solo dipendenti" e "Dipendenti e fornitori". Assicurati di aggiungere una descrizione chiara per ciascuna.
  2. Aggiungi tutti i dipendenti a tempo indeterminato al segmento di pubblico "Solo dipendenti". Puoi creare un gruppo dinamico (se incluso nella tua versione di Google Workspace) oppure utilizzare un gruppo esistente che comprende tutti i dipendenti.
  3. Aggiungi tutti gli utenti della tua organizzazione al segmento di pubblico "Dipendenti e fornitori". Puoi creare un gruppo che contenga tutti i membri della tua organizzazione e aggiungerlo al pubblico di destinazione. Per maggiori dettagli, vedi Aggiungere tutti gli utenti a un gruppo.
  4. Crea un criterio di condivisione di Google Drive e Documenti per i segmenti di pubblico di destinazione. Puoi applicare il criterio a tutti gli utenti o solo a un'unità organizzativa o un gruppo di configurazione specifici. Assicurati di impostare il pubblico di destinazione "Solo dipendenti" come pubblico predefinito trascinandolo nella prima posizione.

Ora gli utenti possono facilmente evitare di condividere elementi con i fornitori. Se necessario, gli utenti potranno ugualmente condividere elementi con utenti fornitori specifici.

Implementare segmenti di pubblico di destinazione su più account Google Workspace

Se la tua organizzazione ha più società controllate, ciascuna con un proprio account Google Workspace, puoi utilizzare i segmenti di pubblico di destinazione per consigliare agli utenti di condividere i file con queste società. Ad esempio, potresti utilizzare questa soluzione se vuoi che il reparto Risorse Umane condivida i documenti con tutte le organizzazioni controllate. Ecco come:

  1. Per ogni account Google Workspace della società controllata, crea un gruppo che contenga tutti gli utenti. Puoi creare un normale gruppo amministrativo o un gruppo dinamico (se la tua versione di Google Workspace li supporta). In alternativa, utilizza gli strumenti di cui già disponi per creare il gruppo.
  2. Nell'account Google Workspace della tua organizzazione principale, crea un pubblico di destinazione e chiamalo, ad esempio, "Tutti i dipendenti delle società controllate". Quindi, aggiungi i gruppi che hai creato nel passaggio 1 come membri di questo pubblico.
  3. Crea un criterio di condivisione per Drive e Documenti per il pubblico di destinazione "Team Risorse Umane". Puoi applicare il criterio alla tua unità organizzativa o gruppo di configurazione Risorse Umane. Se preferisci, puoi impostare il pubblico di destinazione "Solo dipendenti" come pubblico predefinito trascinandolo nella prima posizione.

Per impedire la condivisione accidentale delle informazioni, puoi creare opzioni di condivisione tramite link per consentire ai tuoi utenti di scegliere tra condivisione ristretta o ampia.

Ad esempio, supponiamo che nella tua azienda siano presenti più unità aziendali. Ciascuna lavora su prodotti diversi e a ciascun prodotto lavorano vari team. I membri dei singoli team collaborano strettamente tra loro e, per alcuni prodotti, anche con altri team. Occasionalmente, un team deve collaborare con tutte le altre unità aziendali o tutti gli altri team, ad esempio per le analisi aziendali della dirigenza e per la pianificazione annuale. Infine, in rare occasioni, un membro del team deve condividere le informazioni con tutta l'azienda.

Ecco i segmenti di pubblico di destinazione che puoi configurare per un team, in ordine di priorità, nel criterio per Drive, per aiutare gli utenti a evitare la condivisione eccessiva:

  1. Team ABC (principale)

    Include tutti gli utenti che fanno parte del team

  2. Area prodotto

    Gli utenti di tutti i team che rientrano nell'area di prodotto (inclusi gli utenti del Team ABC)

  3. Business Area

    Gli utenti di tutte le aree di prodotto che fanno parte dell'area di business

  4. A livello aziendale

    Tutti gli utenti dell'azienda

Implementare i segmenti di pubblico di destinazione in base alla gerarchia dell'organizzazione

Puoi creare e consigliare segmenti di pubblico di destinazione basati sulla gerarchia di unità organizzative o di gruppi di configurazione specifica della tua organizzazione. Ad esempio, se la tua organizzazione ha configurato una gerarchia in base alle funzioni lavorative e all'area geografica, ecco come potresti configurare i segmenti di pubblico di destinazione per il tuo reparto Finanza nel Regno Unito, in ordine di priorità, nel tuo criterio per Drive:

  1. Finance UK

    Gli utenti del reparto Finanza nel Regno Unito

  2. Finanza globale

    Gli utenti del reparto Finanza globale (inclusi gli utenti del reparto Finanza del Regno Unito)

  3. A livello aziendale

    Tutti gli utenti dell'azienda

Consigliare il grado di estensione della condivisione su più domini secondari

Se l'account Google Workspace della tua organizzazione include più domini secondari, puoi utilizzare i segmenti di pubblico di destinazione per consigliare agli utenti del dominio principale quale estensione debba avere la condivisione con gli altri domini.

Ad esempio, supponiamo che tutti gli account dei dipendenti dell'azienda appartengano al dominio principale e che tutti gli account dei partner e dei fornitori appartengano a domini secondari. Se i dipendenti condividono elementi con il pubblico di destinazione predefinito, che comprende tutti gli utenti di tutti i domini, potrebbero condividere i loro file con una platea troppo estesa. Puoi utilizzare i segmenti di pubblico di destinazione per aiutare gli utenti a limitare la condivisione con domini secondari. Ecco come:

  1. Crea un pubblico di destinazione, ad esempio "Solo dipendenti". Assicurati di aggiungere una descrizione chiara.
  2. Aggiungi tutti i dipendenti del tuo dominio principale come membri del pubblico di destinazione "Solo dipendenti". Puoi creare un gruppo dinamico (se incluso nella tua versione di Google Workspace) oppure usare gli strumenti di cui già disponi per creare un gruppo che contiene tutti dipendenti a tempo indeterminato.
  3. Crea un criterio di condivisione di Drive e Documenti per il pubblico di destinazione. Applica il criterio a tutti i dipendenti che sono membri del tuo dominio principale. Assicurati di impostare il pubblico di destinazione "Solo dipendenti" come pubblico predefinito trascinandolo nella prima posizione. L'impostazione di questo pubblico comporta lo spostamento del pubblico di destinazione predefinito al secondo posto nelle opzioni di condivisione dei dipendenti.

Ora gli utenti possono evitare di condividere elementi con i fornitori. Se necessario, gli utenti potranno ugualmente condividere elementi con tutti gli utenti di tutti i domini. Gli utenti partner e fornitori possono continuare a condividere elementi in modo ampio con tutta l'azienda.

Creare segmenti di pubblico di destinazione ampi per gli spazi rilevabili

Attualmente, tutti gli spazi rilevabili in Google Chat risiedono nell'unità organizzativa di primo livello, pertanto puoi creare un solo criterio relativo ai segmenti di pubblico di destinazione per tutti gli spazi della tua organizzazione. Poiché tutti gli utenti della tua organizzazione possono scegliere tra gli stessi segmenti di pubblico di destinazione quando condividono gli spazi, potrebbe essere utile creare un insieme di segmenti di pubblico che rappresentino determinate aree chiave della tua organizzazione, ad esempio:

  • Reparti principali
  • Linee di prodotti
  • Sedi degli uffici
  • Società controllate
  • Scopi commerciali, come l'accesso da parte di utenti solo interni ed accesso ospiti da parte di utenti esterni (partner, fornitori e così via)
  • Livello di supervisione, ad esempio amministratori e non amministratori


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