Groups for Business là một dịch vụ cốt lõi trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google. Dịch vụ này kiểm soát cách sử dụng các nhóm của tổ chức trong ứng dụng Google Groups dành cho người dùng tại groups.google.com.
Là quản trị viên Groups, bạn sử dụng Groups for Business để:
- Kiểm soát việc người dùng có thể truy cập vào các nhóm của tổ chức tại Google Groups hay không (được xác định bằng cách bật hoặc tắt dịch vụ Groups for Business).
- Kiểm soát cách sử dụng các nhóm của bạn tại Google Groups.
Lưu ý: Nếu quản trị viên cấp cao bật chế độ Phê duyệt nhiều bên cho tính năng chia sẻ của Groups for Business, thì mọi thay đổi đối với cài đặt cách chia sẻ sẽ kích hoạt quy trình Phê duyệt nhiều bên. Bạn phải hoàn tất quy trình này thì thay đổi mới có hiệu lực. Để nắm thông tin chi tiết, hãy tham khảo bài viết Phê duyệt nhiều bên đối với hành động nhạy cảm.
Bật và tắt Groups for Business
Khi bật Groups for Business
-
Các nhóm của tổ chức bạn sẽ có trong thư mục Google Groups của người dùng. Người dùng có thể truy cập vào thư mục này thông qua Trình chạy ứng dụng 
như minh hoạ ở đây và tại groups.google.com. - Là quản trị viên, bạn có thể cho phép người dùng tạo nhóm trong tổ chức của mình. Bạn cũng có thể đặt các chính sách trên toàn tổ chức để truy cập và làm việc trong các nhóm.
- Bạn và những người quản lý và chủ sở hữu nhóm khác có thể tạo Hộp thư đến cộng tác cho một nhóm, đặt chính sách đăng và kiểm duyệt, cũng như thêm các tính năng khác tại Google Groups.
- Các thành viên có quyền phù hợp có thể truy cập vào các nhóm của tổ chức trong thư mục Google Groups, xem và đăng nội dung lên các cuộc trò chuyện trong nhóm, cũng như thực hiện các nhiệm vụ khác.
Khi tắt Groups for Business
- Các nhóm của tổ chức bạn sẽ không có trong ứng dụng Google Groups của người dùng.
- Bạn không thể cho phép người dùng tạo nhóm trong tổ chức của mình.
- Bạn không thể sử dụng Hộp thư đến cộng tác, kiểm duyệt cuộc trò chuyện hoặc thêm một số tính năng khác.
- Quản trị viên vẫn có thể tạo nhóm trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên để sử dụng theo nhiều cách khác (xem bên dưới).
Lưu ý: Để hiện hoặc ẩn các nhóm bên ngoài tại Google Groups, hãy sử dụng dịch vụ bổ sung Google Groups.
Bước 1: So sánh các tính năng hiện có
Dưới đây là các tính năng bạn nhận được khi bật và tắt Groups for Business:
| Tính năng có trong Groups | Dịch vụ Groups for Business | |
|---|---|---|
| Ứng dụng Google Groups (tại groups.google.com) | Bật | Tắt |
| Có trong Trình chạy ứng dụng của người dùng |
✔ | * |
| Hiển thị các nhóm công khai và các nhóm bên ngoài khác | * | * |
| Hiển thị các nhóm nội bộ của tổ chức | ✔ | |
* Chỉ có nếu dịch vụ bổ sung Google Groups trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của bạn đang bật
| Cách sử dụng nhóm | ||
|---|---|---|
| Danh sách email và danh sách gửi email, tính năng chia sẻ, lời mời qua lịch | ✔ | ✔ |
| Nhóm cấu hình để thiết lập Bảng điều khiển dành cho quản trị viên | ✔ | ✔ |
| Đối tượng mục tiêu để chia sẻ Drive và Tài liệu | ✔ | ✔ |
| Hộp thư đến cộng tác | ✔ | |
| Cuộc trò chuyện trong nhóm có các tính năng bổ sung | ✔ | |
| Đối tượng có thể tạo nhóm | ||
| Quản trị viên có đặc quyền Groups | ✔ | ✔ |
| Người dùng nội bộ (nếu chế độ cài đặt của bạn cho phép) | ✔ | |
| Công chúng bên ngoài (nếu chế độ cài đặt của bạn cho phép) | ✔ | |
| Các lựa chọn để quản lý tư cách thành viên trong nhóm | ||
| Trực tiếp thêm thành viên | ✔ | ✔ |
| Quản lý thành viên một cách linh hoạt, chẳng hạn như theo phòng ban | ✔ | ✔ |
| Quản lý thành viên hàng loạt thông qua API hoặc đồng bộ hoá với máy chủ LDAP | ✔ | ✔ |
| Thêm thành viên bên ngoài vào nhóm | ✔ | ✔ |
| Mời người dùng tham gia nhóm | ✔ | |
| Cho phép người không phải là thành viên yêu cầu tham gia | ✔ |
Bước 2: Tìm hiểu nơi quản lý các nhóm của tổ chức
Bỏ qua phần này nếu bạn tắt Groups for Business. Trong trường hợp đó, tất cả hoạt động quản lý nhóm nội bộ đều nằm trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.
Nếu bật Groups for Business, bạn có thể quản lý các nhóm của tổ chức thông qua Bảng điều khiển dành cho quản trị viên hoặc ứng dụng Google Groups. Mỗi nơi cho phép bạn quản lý cùng một nhóm, nhưng bạn có thể phải chuyển đến một nơi hoặc nơi khác để sử dụng một tính năng cụ thể.
Dưới đây là thông tin chi tiết về những việc bạn có thể làm ở mỗi nơi.
- Bảng điều khiển dành cho quản trị viên – Tại danh sách Trang chủ
Nhóm (trừ phi có ghi chú khác) - Google Groups—Mở từ Trình chạy ứng dụng hoặc tại
groups.google.com
| Nhiệm vụ của quản trị viên | Bảng điều khiển dành cho quản trị viên | Google Groups |
|---|---|---|
| Tạo nhóm mới cho các mục đích sử dụng sau | ||
| Danh sách email, tính năng chia sẻ, lời mời qua lịch, cuộc thảo luận được kiểm duyệt | ✔ | ✔ |
| Hộp thư đến cộng tác | ✔ | ✔ |
| Đối tượng mục tiêu để chia sẻ Drive và Tài liệu | * | |
| Nhóm cấu hình để thiết lập Bảng điều khiển dành cho quản trị viên | ✔ | |
| Quản lý tư cách thành viên trong nhóm | ||
| Thêm và xoá thành viên theo cách thủ công | ✔ | ✔ |
| Quản lý tư cách thành viên một cách linh hoạt, chẳng hạn như theo phòng ban | ✔ | |
| Chỉ định vai trò mặc định cho thành viên (chủ sở hữu, người quản lý, thành viên) | ✔ | ✔ |
| Tạo và chỉ định vai trò tuỳ chỉnh cho một nhóm | ✔ | |
| Xem và quản lý chế độ cài đặt nhóm | ||
| Xem các nhóm của tổ chức | ✔ | ✔ |
| Cập nhật tên hoặc địa chỉ email của nhóm | ✔ | ✔ |
| Xoá nhóm | ✔ | ✔ |
| Thêm thông điệp chào mừng, thư trả lời tự động và nhiều nội dung khác | ✔ | |
| Tạo Hộp thư đến cộng tác cho một nhóm | ✔ | |
| Quản lý và kiểm duyệt cuộc trò chuyện trong nhóm | ✔ |
* Các nhóm đối tượng mục tiêu nằm tại phần Thư mục 
Đối tượng mục tiêu, chứ không phải trong danh sách Nhóm chính