শুরু করুন: অ্যাডমিনদের জন্য ওয়ার্কস্পেস স্টুডিও সেট আপ গাইড

গুগল ওয়ার্কস্পেস স্টুডিও ব্যবহারকারীদের "প্রবাহ" তৈরি করতে দেয় যা জিমেইল, ড্রাইভ এবং চ্যাট সহ গুগল ওয়ার্কস্পেস অ্যাপ এবং তৃতীয় পক্ষের পরিষেবাগুলিতে রুটিন কাজের কাজগুলিকে স্বয়ংক্রিয় করে। জেমিনি অ্যাক্সেস সহ ব্যবহারকারীরা তারা কী করতে চান তা বর্ণনা করে প্রবাহ তৈরি করতে পারেন।

ফ্লো ব্যবহারকারীদের পক্ষে কাজ করতে পারে, ইমেল তৈরি করতে পারে, ফাইল তৈরি এবং আপডেট করতে পারে, কাজ তৈরি করতে পারে এবং আরও অনেক কিছু করতে পারে। খারাপভাবে কনফিগার করা ফ্লো অনিচ্ছাকৃতভাবে ডেটা সম্পাদনা বা মুছে ফেলতে পারে, অথবা অতিরিক্ত বিজ্ঞপ্তি পাঠাতে পারে। প্রশাসকরা নীতি এবং পর্যবেক্ষণের মাধ্যমে এই ঝুঁকিগুলি পরিচালনা করতে পারেন।

এই নির্দেশিকাটি প্রশাসকদের জন্য ওয়ার্কস্পেস স্টুডিও কনফিগার, সমর্থন এবং পরিচালনা করার সর্বোত্তম অনুশীলন প্রদান করে যাতে নিরাপত্তা এবং নিয়ন্ত্রণ বজায় রেখে উৎপাদনশীলতা সর্বাধিক করা যায়।

ধাপ ১. আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য ওয়ার্কস্পেস স্টুডিও সেট আপ করুন

ব্যবহারকারীদের ওয়ার্কস্পেস স্টুডিও ব্যবহার করার অনুমতি দেওয়ার আগে, আমরা সুপারিশ করছি যে অ্যাক্সেস এবং রেলিং কনফিগার করুন যাতে প্রবাহগুলি প্রত্যাশা অনুযায়ী আচরণ করে এবং ডেটা সুরক্ষিত থাকে।

১. স্টুডিওতে অ্যাক্সেস পরিচালনা করুন

  • সেটিংটি খুঁজুন: অ্যাডমিন কনসোল এবং তারপর মেনু এবং তারপর অ্যাপস এবং তারপর গুগল ওয়ার্কস্পেস এবং তারপর ওয়ার্কস্পেস স্টুডিও।
  • পদক্ষেপ: উপযুক্ত সাংগঠনিক ইউনিট এবং গোষ্ঠীর জন্য পরিষেবার স্থিতি চালু আছে কিনা তা পরীক্ষা করুন।
  • সুপারিশ : এমন একটি চাইল্ড অর্গানাইজেশনাল ইউনিট তৈরি করুন যেখানে স্টুডিওতে অ্যাক্সেস বন্ধ করা আছে। এটি আপনাকে দ্রুত একজন ব্যবহারকারীকে তাদের মালিকানাধীন ফ্লো বন্ধ করতে সেখানে স্থানান্তর করতে দেয়।

আরও জানুন: আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য Google Workspace Studio চালু বা বন্ধ করুন

২. স্টুডিও বৈশিষ্ট্যগুলিতে অ্যাক্সেস পরিচালনা করুন

ব্যবহারকারীরা জেমিনি ব্যবহার করে ফ্লো তৈরি করতে পারবেন কিনা, তাদের ফ্লোতে AI-চালিত ধাপ ব্যবহার করতে পারবেন কিনা, অন্যান্য ওয়ার্কস্পেস পরিষেবার জন্য ধাপ ব্যবহার করতে পারবেন কিনা এবং ইন্টিগ্রেশন বা কাস্টম ধাপ ব্যবহার করতে পারবেন কিনা তা আপনি নিয়ন্ত্রণ করতে পারবেন।

সুপারিশ:

  • যাদের Google Workspace-এর জন্য Gemini অ্যাক্সেস আছে তাদের Studio-তে Gemini বৈশিষ্ট্যগুলি ব্যবহার করার অনুমতি দিন।
  • ব্যবহারকারীদের Workspace পরিষেবাগুলির জন্য ধাপগুলি ব্যবহার করার অনুমতি দিন যা তারা অ্যাক্সেস করতে পারে। অপব্যবহারের ঝুঁকি থাকলেই কেবল ধাপগুলি ব্লক করুন।
  • ব্যবহারকারীরা কোন ইন্টিগ্রেশন এবং প্রকাশিত কাস্টম পদক্ষেপগুলি ব্যবহার করতে পারবেন তা নিয়ন্ত্রণ করতে Google Workspace Marketplace allowlist ব্যবহার করুন।

বিস্তারিত নির্দেশাবলী: ওয়ার্কস্পেস স্টুডিওতে ধাপ এবং শুরুর অ্যাক্সেস পরিচালনা করুন

3. কে প্রবাহ ভাগ করতে পারে তা পরিচালনা করুন

যখন আপনি মানুষকে অভ্যন্তরীণভাবে অন্যদের সাথে প্রবাহ ভাগ করে নিতে দেন, তখন তারা দরকারী প্রবাহ ভাগ করে নিতে পারে যা সামগ্রিক উৎপাদনশীলতা বৃদ্ধি করে এবং অন্যদের জন্য সময় বাঁচায় যাদের একই প্রবাহ পুনরায় তৈরি করতে হয় না।

  • শেয়ারিং কীভাবে কাজ করে: যখন একজন ব্যবহারকারী একটি ফ্লো শেয়ার করেন, তখন প্রাপক একটি লিঙ্কে ক্লিক করে ফ্লোর একটি কপি পান। কপিটিতে মালিকের সেটআপ, যেমন তারা যে টেক্সট লিখেছে, ইমেল ঠিকানা এবং ড্রাইভে থাকা ফাইলের লিঙ্ক অন্তর্ভুক্ত থাকে। প্রাপক মালিকের ব্যক্তিগত ডেটা, যেমন ইমেল বা ড্রাইভ ফাইলগুলিতে অ্যাক্সেস পান না, শুধুমাত্র সেই সামগ্রীতে অ্যাক্সেস পান যা তারা ইতিমধ্যে অ্যাক্সেস করতে পারেন।
  • সেটিংটি খুঁজুন: অ্যাডমিন কনসোল এবং তারপর অ্যাপস এবং তারপর গুগল ওয়ার্কস্পেস এবং তারপর ওয়ার্কস্পেস স্টুডিও এবং তারপর শেয়ারিং সেটিংস।
  • সুপারিশ: বিশ্বস্ত সাংগঠনিক ইউনিট এবং গোষ্ঠীগুলির জন্য ভাগ করে নেওয়ার অনুমতি দিন যাতে তারা মানসম্মত প্রবাহ টেমপ্লেট বিতরণ করতে পারে।

আরও জানুন: ওয়ার্কস্পেস স্টুডিওতে লোকেদের ফ্লো শেয়ার করার অনুমতি দিন

৪. সতর্কতা সেট আপ করুন

আপনি কার্যকলাপের নিয়ম তৈরি করতে পারেন যাতে আপনাকে নির্দিষ্ট স্টুডিও কার্যকলাপের বিষয়ে অবহিত করা হয়, যেমন:

  • উচ্চ-ফ্রিকোয়েন্সি সতর্কতা: লুপিং বা অতিরিক্ত চলমান প্রবাহ সনাক্ত করুন।

    • শর্ত: নিয়ম লগ ইভেন্টের জন্য একটি নিয়ম তৈরি করুন যেখানে ইভেন্টটি " Start run" হবে।
    • থ্রেশহোল্ড: ১ ঘন্টার মধ্যে গণনা ১০০ ছাড়িয়ে গেলে সতর্ক করার নিয়ম সেট করুন।
    • পদক্ষেপ: সকল অ্যাডমিনকে একটি ইমেল পাঠান।

  • এআই ব্যবহারের সতর্কতা: অটোমেশনে জেনারেটিভ এআই-এর ব্যবহার পর্যবেক্ষণ করুন।

কীভাবে তা শিখুন: ওয়ার্কস্পেস স্টুডিওর জন্য কার্যকলাপ সতর্কতা সেট আপ করুন

ধাপ ২. আপনার ব্যবহারকারীদের সমর্থন করুন

আপনার ব্যবহারকারীদের প্রবাহ তৈরি করতে, সীমা বুঝতে এবং তাদের প্রবাহের সমস্যা সমাধানে সহায়তা করুন।

১. শুরু করা

2. সীমা বোঝা

ওয়ার্কস্পেস স্টুডিও নিম্নলিখিত সীমাগুলি প্রয়োগ করে:

  • প্রবাহ সীমা: ব্যবহারকারীরা সক্রিয় এবং বন্ধ সহ সর্বাধিক ১০০টি প্রবাহ তৈরি করতে পারবেন।
  • ধাপের সীমা: একটি প্রবাহে সর্বোচ্চ ২০টি ধাপ থাকতে পারে।
  • জিমেইল স্টার্টার: নতুন ইমেল থেকে ২৫টির বেশি সক্রিয় প্রবাহ শুরু করা যাবে না।
  • দৈনিক রান: প্রতি ব্যবহারকারীর মোট ফ্লো রানের একটি দৈনিক সীমা রয়েছে। যদি কোনও ব্যবহারকারী এই সীমায় পৌঁছায়, তাহলে পরবর্তী 24-ঘন্টা চক্র পর্যন্ত সমস্ত ফ্লো স্থগিত থাকবে। সেই সময়ের মধ্যে, ফ্লো নতুন রান শুরু করবে না।

আরও জানুন: Google Workspace Studio-এর সীমা সম্পর্কে জানুন

৩. সাধারণ সমস্যা সমাধান

ওয়ার্কস্পেস স্টুডিও ব্যবহার করে ব্যবহারকারীরা যেসব সাধারণ সমস্যার সম্মুখীন হতে পারেন সে সম্পর্কে নিজেকে পরিচিত করুন।

ধাপ ৩. স্টুডিও কার্যকলাপ পর্যবেক্ষণ এবং পরিচালনা করুন

প্রবাহ কার্যকলাপ তদন্ত এবং নিয়ন্ত্রণ করার জন্য আপনার কাছে শক্তিশালী সরঞ্জাম রয়েছে।

১. কার্যকলাপ তদন্ত করুন

ফ্লো কী করেছে তা পর্যালোচনা করতে অডিট এবং তদন্ত সরঞ্জাম বা সুরক্ষা তদন্ত সরঞ্জাম ব্যবহার করুন।

  • ডেটা উৎস: নিয়ম লগ ইভেন্ট নির্বাচন করুন।
  • ফিল্টার: আপনি অভিনেতা (ব্যবহারকারীর ইমেল), ফ্লো আইডি , ইভেন্ট , পদক্ষেপের নাম এবং আরও অনেক কিছু দ্বারা ফিল্টার করতে পারেন।
  • ব্যবহারের ধরণ: এমন একটি প্রবাহের মালিককে খুঁজুন যা প্রতি মিনিটে কয়েকবার Ask Gemini ধাপ চালায়।

আরও জানুন: ওয়ার্কস্পেস স্টুডিও লগ ইভেন্ট

2. একটি প্রবাহ বন্ধ করুন

যদি কোনও প্রবাহ অনিয়মিতভাবে আচরণ করে, আপনি এটি বন্ধ করতে পারেন। আপনার কাছে কয়েকটি বিকল্প আছে:

  • বিকল্প ১–ব্যবহারকারী এটি বন্ধ করে। ব্যবহারকারীকে প্রবাহটি বন্ধ করতে বা এর সেটআপ সম্পাদনা করতে বলুন।
  • বিকল্প ২–সাপোর্ট এটি বন্ধ করে দেয়
    1. সমস্যাযুক্ত প্রবাহের ফ্লো আইডি পেতে একটি তদন্ত টুল ব্যবহার করুন।
    2. এটি বন্ধ করার জন্য Google Workspace সহায়তার সাথে যোগাযোগ করুন এবং ফ্লো আইডি প্রদান করুন।
  • বিকল্প ৩–জরুরি স্টপ
    1. ব্যবহারকারীকে এমন একটি সাংগঠনিক ইউনিটে নিয়ে যান যেখানে স্টুডিওতে অ্যাক্সেস বন্ধ আছে।
    2. এটি ব্যবহারকারীর জন্য সমস্ত প্রবাহ অবিলম্বে বন্ধ করে দেয়।

কীভাবে করবেন তা শিখুন: অ্যাডমিন হিসেবে ওয়ার্কস্পেস স্টুডিও ফ্লো বন্ধ করুন