শুরু করুন: অ্যাডমিনদের জন্য ওয়ার্কস্পেস স্টুডিও সেট আপ গাইড

গুগল ওয়ার্কস্পেস স্টুডিও ব্যবহারকারীদের 'ফ্লো' তৈরি করার সুযোগ দেয়, যা জিমেইল, ড্রাইভ ও চ্যাট-সহ গুগল ওয়ার্কস্পেস অ্যাপ এবং থার্ড-পার্টি পরিষেবা জুড়ে দৈনন্দিন কাজের প্রক্রিয়াগুলোকে স্বয়ংক্রিয় করে তোলে। জেমিনিতে অ্যাক্সেস থাকা ব্যবহারকারীরা তারা কী করতে চান তা বর্ণনা করে ফ্লো তৈরি করতে পারেন।

ফ্লো ব্যবহারকারীদের পক্ষ থেকে কাজ করতে পারে, যেমন ইমেল তৈরি করা, ফাইল তৈরি ও আপডেট করা, টাস্ক তৈরি করা এবং আরও অনেক কিছু। ত্রুটিপূর্ণভাবে কনফিগার করা ফ্লো অনিচ্ছাকৃতভাবে ডেটা সম্পাদনা বা মুছে ফেলতে পারে, অথবা অতিরিক্ত নোটিফিকেশন পাঠাতে পারে। অ্যাডমিনিস্ট্রেটররা পলিসি এবং মনিটরিংয়ের মাধ্যমে এই ঝুঁকিগুলো পরিচালনা করতে পারেন।

এই নির্দেশিকাটি প্রশাসকদের জন্য Workspace Studio কনফিগার, সমর্থন এবং পরিচালনা করার সর্বোত্তম পদ্ধতি প্রদান করে, যার মাধ্যমে নিরাপত্তা ও নিয়ন্ত্রণ বজায় রেখে উৎপাদনশীলতা সর্বোচ্চ করা যায়।

ধাপ ১. আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য ওয়ার্কস্পেস স্টুডিও সেট আপ করুন।

ব্যবহারকারীদের Workspace Studio ব্যবহার করতে দেওয়ার আগে, আমরা সুপারিশ করি যে আপনি অ্যাক্সেস এবং গার্ডরেইল কনফিগার করুন, যাতে ফ্লোগুলো প্রত্যাশিতভাবে কাজ করে এবং ডেটা সুরক্ষিত থাকে।

১. স্টুডিওতে প্রবেশাধিকার পরিচালনা করুন

  • সেটিংটি খুঁজুন: অ্যাডমিন কনসোল এবং তারপর মেনু এবং তারপর অ্যাপস এবং তারপর গুগল ওয়ার্কস্পেস এবং তারপর ওয়ার্কস্পেস স্টুডিও।
  • করণীয়: যথাযথ সাংগঠনিক ইউনিট এবং গ্রুপগুলির জন্য পরিষেবার অবস্থা ' চালু' ( ON) করা আছে কিনা তা যাচাই করুন।
  • সুপারিশ : একটি চাইল্ড অর্গানাইজেশনাল ইউনিট তৈরি করুন যেখানে স্টুডিও ব্যবহারের সুযোগ বন্ধ থাকবে। এর ফলে, কোনো ব্যবহারকারীর মালিকানাধীন ফ্লো বন্ধ করার জন্য আপনি দ্রুত তাকে সেখানে স্থানান্তর করতে পারবেন।

আরও জানুন: আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য গুগল ওয়ার্কস্পেস স্টুডিও চালু বা বন্ধ করুন

২. স্টুডিও ফিচারগুলিতে অ্যাক্সেস পরিচালনা করুন

ব্যবহারকারীরা জেমিনি ব্যবহার করে ফ্লো তৈরি করতে পারবে কিনা, তাদের ফ্লো-তে এআই-চালিত স্টেপ ব্যবহার করতে পারবে কিনা, অন্যান্য ওয়ার্কস্পেস পরিষেবার জন্য স্টেপ ব্যবহার করতে পারবে কিনা, এবং ইন্টিগ্রেশন বা কাস্টম স্টেপ ব্যবহার করতে পারবে কিনা, তা আপনি নিয়ন্ত্রণ করতে পারেন।

সুপারিশসমূহ:

  • যেসব ব্যবহারকারীর Gemini for Google Workspace-এ অ্যাক্সেস আছে, তাদের Studio-তে Gemini-র ফিচারগুলো ব্যবহার করার অনুমতি দিন।
  • ব্যবহারকারীদের সেইসব ওয়ার্কস্পেস পরিষেবার জন্য ধাপ ব্যবহার করার অনুমতি দিন যেগুলিতে তাদের অ্যাক্সেস আছে। শুধুমাত্র অপব্যবহারের ঝুঁকি থাকলেই কোনো পরিষেবার জন্য ধাপ ব্লক করুন।
  • ব্যবহারকারীরা কোন ইন্টিগ্রেশন এবং প্রকাশিত কাস্টম স্টেপগুলো ব্যবহার করতে পারবে, তা নিয়ন্ত্রণ করতে গুগল ওয়ার্কস্পেস মার্কেটপ্লেসের অনুমতি তালিকা (allowlist) ব্যবহার করুন।

বিস্তারিত নির্দেশাবলী: Workspace Studio-তে ধাপ এবং স্টার্টারগুলিতে অ্যাক্সেস পরিচালনা করুন।

৩. কারা ফ্লো শেয়ার করতে পারবে তা পরিচালনা করুন

যখন আপনি কর্মীদের অভ্যন্তরীণভাবে অন্যদের সাথে কর্মপ্রবাহ শেয়ার করার সুযোগ দেন, তখন তারা এমন কার্যকরী কর্মপ্রবাহ শেয়ার করতে পারে যা সামগ্রিক উৎপাদনশীলতা বাড়ায় এবং অন্যদের সময় বাঁচায়, কারণ তাদের একই কর্মপ্রবাহ পুনরায় তৈরি করতে হয় না।

  • শেয়ারিং যেভাবে কাজ করে: যখন কোনো ব্যবহারকারী একটি ফ্লো শেয়ার করেন, তখন প্রাপক ফ্লোটির একটি কপি পাওয়ার জন্য একটি লিঙ্কে ক্লিক করেন। এই কপিতে মালিকের সেটআপ অন্তর্ভুক্ত থাকে, যেমন তার দেওয়া টেক্সট, ইমেল অ্যাড্রেস এবং ড্রাইভে থাকা ফাইলগুলোর লিঙ্ক। প্রাপক মালিকের ব্যক্তিগত ডেটা, যেমন ইমেল বা ড্রাইভ ফাইল, অ্যাক্সেস করতে পারেন না; তিনি শুধুমাত্র সেইসব কন্টেন্ট অ্যাক্সেস করতে পারেন যা তিনি আগে থেকেই অ্যাক্সেস করতে পারেন।
  • সেটিংটি খুঁজুন: অ্যাডমিন কনসোল এবং তারপর অ্যাপস এবং তারপর গুগল ওয়ার্কস্পেস এবং তারপর ওয়ার্কস্পেস স্টুডিও এবং তারপর শেয়ারিং সেটিংস।
  • সুপারিশ: বিশ্বস্ত সাংগঠনিক ইউনিট এবং গোষ্ঠীগুলোকে শেয়ার করার অনুমতি দিন, যাতে তারা প্রমিত ফ্লো টেমপ্লেট বিতরণ করতে পারে।

আরও জানুন: Workspace Studio-তে লোকেদের ফ্লো শেয়ার করার অনুমতি দিন

৪. অ্যালার্ট সেট আপ করুন

আপনি অ্যাক্টিভিটি রুল তৈরি করতে পারেন, যাতে স্টুডিওর নির্দিষ্ট কোনো কার্যকলাপ সম্পর্কে আপনাকে জানানো হয়, যেমন:

  • উচ্চ-ফ্রিকোয়েন্সি সতর্কতা: এমন প্রবাহ সনাক্ত করুন যা চক্রাকারে ঘুরছে বা অতিরিক্ত গতিতে চলছে।

    • শর্ত: রুল লগ ইভেন্টের জন্য একটি রুল তৈরি করুন যেখানে ইভেন্টটি হলো 'স্টার্ট রান' ।
    • থ্রেশহোল্ড: ১ ঘন্টায় সংখ্যাটি ১০০ অতিক্রম করলে অ্যালার্ট দেওয়ার জন্য নিয়মটি সেট করুন।
    • করণীয়: সকল অ্যাডমিনকে একটি ইমেল পাঠান।

  • এআই ব্যবহারের সতর্কতা: অটোমেশনে জেনারেটিভ এআই-এর ব্যবহার পর্যবেক্ষণ করুন।

    • শর্ত: এমন একটি নিয়ম তৈরি করুন যেখানে স্টেপের নামে "Ask Gemini" থাকবে এবং ঐচ্ছিকভাবে অন্যান্য এআই-চালিত স্টেপও থাকতে পারে। উপলব্ধ সমস্ত স্টেপের তালিকার জন্য, Workspace Studio-এর Guide to Starters & Steps দেখুন।
    • করণীয়: সুপার অ্যাডমিনকে একটি বিজ্ঞপ্তি পাঠান।

জানুন কীভাবে: ওয়ার্কস্পেস স্টুডিও-এর জন্য অ্যাক্টিভিটি অ্যালার্ট সেট আপ করবেন।

ধাপ ২. আপনার ব্যবহারকারীদের সহায়তা করুন

আপনার ব্যবহারকারীদের ফ্লো তৈরি করতে, সীমাবদ্ধতা বুঝতে এবং তাদের ফ্লো-এর সমস্যা সমাধান করতে সাহায্য করুন।

১. শুরু করা

২. সীমা বোঝা

ওয়ার্কস্পেস স্টুডিও নিম্নলিখিত সীমাবদ্ধতাগুলো আরোপ করে:

  • ফ্লো সীমা: ব্যবহারকারীরা সক্রিয় এবং বন্ধ ফ্লো সহ সর্বোচ্চ ১০০টি ফ্লো তৈরি করতে পারবেন।
  • ধাপের সীমা: একটি ফ্লোতে সর্বোচ্চ ২০টি ধাপ থাকতে পারে।
  • জিমেইল স্টার্টার: নতুন ইমেইল থেকে ২৫টির বেশি সক্রিয় ফ্লো শুরু করা যাবে না।
  • দৈনিক রান: প্রতি ব্যবহারকারীর জন্য মোট ফ্লো রানের একটি দৈনিক সীমা রয়েছে। যদি কোনো ব্যবহারকারী এই সীমায় পৌঁছে যান, তাহলে পরবর্তী ২৪-ঘণ্টার চক্র পর্যন্ত সমস্ত ফ্লো বিরতিতে চলে যায়। এই সময়ে, ফ্লোগুলো নতুন করে রান শুরু করে না।

আরও জানুন: গুগল ওয়ার্কস্পেস স্টুডিও-এর সীমাবদ্ধতা সম্পর্কে জানুন

৩. সাধারণ সমস্যাগুলির সমাধান

Workspace Studio ব্যবহার করতে গিয়ে ব্যবহারকারীরা যেসব সাধারণ সমস্যার সম্মুখীন হতে পারেন, সেগুলোর সাথে পরিচিত হয়ে নিন।

ধাপ ৩. স্টুডিওর কার্যক্রম পর্যবেক্ষণ ও পরিচালনা করুন

প্রবাহ কার্যকলাপ তদন্ত ও নিয়ন্ত্রণ করার জন্য আপনার কাছে শক্তিশালী সরঞ্জাম রয়েছে।

১. কার্যকলাপ তদন্ত করুন

ফ্লোগুলো কী করেছে তা পর্যালোচনা করতে অডিট ও তদন্ত টুল অথবা নিরাপত্তা তদন্ত টুল ব্যবহার করুন।

  • ডেটা উৎস: রুল লগ ইভেন্ট নির্বাচন করুন।
  • ফিল্টার: আপনি অ্যাক্টর (ব্যবহারকারীর ইমেল), ফ্লো আইডি , ইভেন্ট , স্টেপের নাম এবং আরও অনেক কিছু দিয়ে ফিল্টার করতে পারেন।
  • ব্যবহারের ক্ষেত্র: এমন একটি ফ্লো-এর মালিককে খুঁজে বের করা, যা প্রতি মিনিটে বেশ কয়েকবার একটি Ask Gemini ধাপ চালায়।

আরও জানুন: ওয়ার্কস্পেস স্টুডিও লগ ইভেন্ট

২. প্রবাহ বন্ধ করুন

যদি কোনো প্রবাহ অস্বাভাবিক আচরণ করে, তবে আপনি তা থামাতে পারেন। আপনার কাছে কয়েকটি উপায় আছে:

  • বিকল্প ১–ব্যবহারকারী এটি বন্ধ করে দেন। ব্যবহারকারীকে ফ্লোটি বন্ধ করতে বা এর সেটআপ সম্পাদনা করতে বলুন।
  • বিকল্প ২–সাপোর্ট এটি বন্ধ করে দেয়
    1. সমস্যাযুক্ত ফ্লো-টির ফ্লো আইডি পেতে একটি অনুসন্ধান টুল ব্যবহার করুন।
    2. এটি বন্ধ করার জন্য গুগল ওয়ার্কস্পেস সাপোর্টে যোগাযোগ করুন এবং ফ্লো আইডিটি প্রদান করুন।
  • বিকল্প ৩–জরুরি স্টপ
    1. ব্যবহারকারীকে এমন একটি সাংগঠনিক ইউনিটে স্থানান্তর করুন যেখানে Studio-তে প্রবেশাধিকার বন্ধ করা আছে।
    2. এটি সেই ব্যবহারকারীর জন্য সমস্ত প্রবাহ অবিলম্বে বন্ধ করে দেয়।

জানুন কীভাবে একজন অ্যাডমিন হিসেবে একটি Workspace Studio ফ্লো বন্ধ করবেন।