הפסקה של רצף אוטומטי ב-Workspace Studio כאדמין

בעזרת Google Workspace Studio, אנשים בארגון יכולים ליצור תהליכי עבודה כדי להפוך את העבודה ב-Workspace ובשירותי צד שלישי שהם מורשים להתחבר אליהם לאוטומטית. התהליכים האלה יכולים לשפר את הפרודוקטיביות של אנשים באמצעות אוטומציה של משימות שגרתיות, אבל לפעמים הם פועלים בדרכים לא צפויות או לא רצויות.

בדרך כלל אפשר לגלות פעילות לא רצויה של זרימות עבודה בדוחות של משתמשים או ביומני האירועים של Workspace, כמו:

• פעילות בתדירות גבוהה – לדוגמה, יותר הודעות שנשלחו ב-Gmail או ב-Google Chat, או יותר שינויים בקובץ, או יותר קבצים שנוצרו מהרגיל או מהאפשרי עבור בן אדם. טיפ: בהודעות ב-Chat שנשלחות על ידי רצפי פעולות ב-Studio, מופיע צ'יפ ליד השם של השולח שמציין שההודעה נשלחה על ידי רצף פעולות ב-Studio.
• פעילות לא רצויה שמתרחשת בלוח זמנים קבוע – לדוגמה, היא עשויה לחזור על עצמה בערך כל שעה בכל שעות היום. הערה: יש השהיה מובנית בתהליכי העבודה, כך שהמרווח לא תמיד יהיה זהה בכל חזרה.

כדי לעצור תהליך, קודם צריך לזהות איזה תהליך גורם לבעיה, ואז לשלוח בקשה לתמיכה כדי לעצור אותו.

שלב 1: זיהוי התהליך שגורם לבעיה

1. כדי לחפש ביומנים של Studio באמצעות הכלי לחקירת אבטחה או הכלי לביקורת וחקירה, פועלים לפי ההוראות במאמר בנושא אירועים ביומן של Workspace Studio. אפשר לנסות את מסנני המאפיינים הבאים:

   1. שחקן – מוגדר ככתובת האימייל של המשתמש.
   2. אירוע – אם אתם יודעים מתי הבעיה התרחשה, סננו לפי השלמת השלב וחפשו שלב שהסתיים בערך באותו הזמן. אפשר גם לסנן לפי אפליקציית השלב אם אתם יודעים שהפעילות התרחשה ב-Gmail, ב-Chat או באפליקציית Workspace אחרת.

2. כשמוצאים את התהליך, ברשימת התוצאות, רושמים את מזהה התהליך.

שלב 2: הפסקת התהליך של משתמש

1. פונים לצוות התמיכה למשתמשי Google Workspace עם מזהה רצף הפעולות שרוצים להפסיק. צוות התמיכה יפסיק את התהליך בשבילכם.

2. אם אתם צריכים להפסיק תהליך באופן מיידי ולא יכולים לחכות לתמיכה, אתם יכולים להפסיק את כל התהליכים של הבעלים.

   חשוב: השלבים האלה משביתים את כל התהליכים של המשתמש. לפני שממשיכים, חשוב לוודא שאין להם תהליכי עבודה קריטיים לעסק.

   1. הוספת יחידה ארגונית מגדירים את היחידה הארגונית הנוכחית של המשתמש כיחידה הארגונית ברמה העליונה.
   2. מעבירים את המשתמש ליחידה הארגונית החדשה.

   3. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט אפליקציות Google Workspace Workspace Studio.

      מעבר אל Workspace Studio

      כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.

   4. לוחצים על סטטוס השירות.
   5. בצד ימין, בוחרים את היחידה הארגונית החדשה.
   6. משנים את סטטוס השירות למושבת.
   7. לוחצים על שינוי מברירת המחדל.
   8. אחרי שהתמיכה תעצור את התהליך, תוכלו להעביר את המשתמש בחזרה ליחידה הארגונית המקורית שלו כדי שיוכל להשתמש שוב ב-Workspace Studio. הזרימה תישאר מושבתת עד שהמשתמש יפעיל אותה מחדש.