Configurer l'interopérabilité entre Google Agenda et Microsoft Outlook pour Google Beam

Ce document ne s'applique qu'aux licences Google Beam pour Meet.

Si votre organisation utilise la SKU Google Beam pour Meet et Microsoft Outlook, vous pouvez simplifier le processus de réservation des salles compatibles avec Beam en activant Calendar Interop. Vos utilisateurs qui travaillent dans Microsoft 365 bénéficient ainsi d'une expérience de réservation fluide.

Cette intégration permet aux utilisateurs de consulter la disponibilité de Google Beam pour les salles Meet directement dans leur agenda Outlook et de les réserver. Pour configurer l'interopérabilité pour les salles Beam, suivez les deux procédures ci-dessous.

Configurer l'interopérabilité de base

Pour permettre à Microsoft Exchange et à Google Agenda de fonctionner ensemble, suivez le workflow de configuration de Calendar Interop. Cela permet aux utilisateurs de voir la disponibilité dans les deux systèmes.

Configurer des identifiants de disponibilité supplémentaires

En plus de configurer l'espace d'adressage de disponibilité pour votre domaine Google Workspace habituel, vous devez générer un ensemble d'identifiants pour le domaine resource.calendar.google.com à l'étape 3 de la configuration de l'interopérabilité de l'agenda et ajouter son espace d'adressage de disponibilité à l'étape 4.

Lorsque vous créez les deuxièmes identifiants, le compte de rôle Google et son fichier d'identifiants doivent être les mêmes que ceux utilisés lors de la configuration initiale. Vous devez également définir l'adresse de disponibilité Google que vous souhaitez ajouter à resource.calendar.google.com :

Cette étape supplémentaire est nécessaire, car les ressources Google Workspace ont toujours une adresse e-mail @resource.calendar.google.com (contrairement aux utilisateurs standards qui ont des adresses sur votre domaine). Du point de vue d'Exchange, il s'agit de deux domaines différents. Cette étape de configuration permet à Exchange de router correctement les demandes de disponibilité d'agenda pour les ressources Google Workspace vers Google Agenda.

Configurer les salles Beam comme ressources Google Agenda

Chaque salle équipée d'un appareil Beam doit exister en tant que ressource dans la console d'administration Google. Une fois la ressource créée, vous pouvez taguer la salle avec "Google Beam" comme fonctionnalité afin qu'elle puisse être recherchée et filtrée.

Pour configurer des salles Beam en tant que ressources :

  1. Si les salles n'existent pas encore en tant que ressources dans la console d'administration Google, commencez par suivre la procédure décrite dans la section Ajouter des ressources de Créer des bâtiments, des fonctionnalités et des ressources Agenda pour les ajouter.
  2. Une fois que des ressources de salle existent pour toutes les salles dans lesquelles vous souhaitez disposer d'appareils compatibles avec Google Beam, suivez les étapes décrites dans Ajouter Google Beam en tant que fonctionnalité de ressource pour créer un tag pour Google Beam et l'ajouter aux salles. Vous pourrez ainsi les trouver plus facilement lorsque vous planifierez des réunions.
  3. Pour chaque salle, notez l'adresse e-mail de ressource qui lui est automatiquement attribuée. Vous en aurez besoin dans la section suivante pour créer un utilisateur pour chaque salle côté Outlook. Pour afficher l'adresse e-mail dans les informations sur la salle, accédez à Menu  puis Annuaire puis Bâtiments et ressources, puis cliquez sur le nom de la salle.

Configurer des salles compatibles Beam en tant qu'utilisateurs Outlook

En raison des différences dans la façon dont Google Agenda et Outlook gèrent les ressources de salle, les salles compatibles avec Beam doivent être configurées en tant qu'utilisateurs Outlook pour être adressables par les deux systèmes. Ils doivent être configurés en tant que contacts à l'échelle de l'entreprise afin que l'Assistant Planification de Microsoft les affiche à tous les utilisateurs.

Pour ajouter les pièces en tant qu'utilisateurs :

  1. Ouvrez l'interface d'administration Outlook et ajoutez des contacts externes pour l'ensemble de votre organisation. Consultez la documentation Microsoft pour savoir comment :
  2. Modifiez le nom de contact de chaque utilisateur de la pièce pour que les utilisateurs puissent le trouver rapidement.
    • Définissez le prénom, le nom et le nom à afficher.
    • Incluez "Google Beam", le nom de la salle et les coordonnées dans la convention d'attribution de noms.
    • Lorsque vous y êtes invité, définissez l'adresse e-mail de la salle sur celle utilisée pour la salle dans la console d'administration Google.

Vérifier l'interopérabilité en réservant une réunion

Pour vérifier l'interopérabilité entre Outlook et Google Agenda, testez les workflows suivants dans Outlook :

  • Réservation directe : l'organisateur ajoute des salles compatibles avec Beam et des informations Meet à une nouvelle réunion.
  • Ajouter une salle ultérieurement : l'organisateur ajoute une salle compatible avec Beam à une invitation existante.
  • Modifications initiées par un invité : un participant ajoute une salle compatible Beam à une invitation existante.

Vous pouvez vérifier que l'opération a fonctionné si les salles et les informations Meet s'affichent sur l'écran tactile de la salle ou dans l'agenda de la salle dans la console d'administration Google. Les modifications devraient prendre effet immédiatement.

Pour afficher l'agenda dans la console d'administration :

  1. Dans la console d'administration Google, accédez à Menu  puis Appareils puis Matériel Google Meet puis Appareils.

    Certaines fonctionnalités peuvent nécessiter le droit Afficher les appareils ou Gérer les attributions d'agendas pour le matériel Meet, ou les deux.

  2. Cliquez sur le panneau Visioconférence et agenda, puis cliquez pour afficher votre événement dans l'agenda de la salle.

Installer le module complémentaire Google Meet

Pour générer des informations Meet pour leurs événements, les utilisateurs ont besoin du module complémentaire Google Meet dans Outlook. Si votre organisation accepte le déploiement centralisé, nous vous recommandons d'utiliser cette méthode. Pour obtenir des instructions, consultez la documentation Microsoft. Si le déploiement centralisé n'est pas possible, vous pouvez demander à vos utilisateurs de l'installer directement. Donnez-lui les instructions suivantes :

  1. Connectez-vous à votre compte utilisateur Outlook.
  2. Accédez au magasin Microsoft AppSource.
  3. Cliquez sur Obtenir.
  4. Connectez-vous à Microsoft Marketplace, puis suivez les instructions pour installer et activer le module complémentaire Google Meet.