Configurar a interoperabilidade do Google Agenda e do Microsoft Outlook para o Google Beam

Este documento é destinado apenas a licenças do Google Beam para o Meet.

Se sua organização usa a SKU do Google Beam para o Meet e o Microsoft Outlook, ao agendar reuniões, você pode simplificar o processo de reserva de salas com o Beam ativando o Calendar Interop. Isso cria uma experiência de reserva perfeita para os usuários que trabalham no Microsoft 365.

Essa integração permite que os usuários vejam a disponibilidade das salas do Google Beam para o Meet diretamente na agenda do Outlook e as reservem. Conclua os dois fluxos de trabalho a seguir para configurar a interoperabilidade das salas do Beam.

Configurar a interoperabilidade básica

Para permitir que o Microsoft Exchange e o Google Agenda funcionem juntos, conclua o fluxo de trabalho de configuração do Calendar Interop. Isso permite que os usuários vejam a disponibilidade nos dois sistemas.

Configurar outras credenciais de disponibilidade

Além de configurar o espaço de endereço de disponibilidade para seu domínio normal do Google Workspace, você precisa gerar um conjunto de credenciais para o domínio resource.calendar.google.com na etapa 3 da configuração do Calendar Interop setup e adicionar o espaço de endereço de disponibilidade na etapa 4.

Ao criar a segunda credencial, a conta de função do Google e o arquivo de credencial precisam ser os mesmos usados na configuração inicial. Além disso, defina o endereço de disponibilidade do Google que você quer adicionar a resource.calendar.google.com:

Essa etapa extra é necessária porque os recursos do Google Workspace sempre têm um endereço de e-mail @resource.calendar.google.com (ao contrário dos usuários normais, que têm endereços no seu domínio). Do ponto de vista do Exchange, esses são dois domínios diferentes. Essa etapa de configuração permite que o Exchange encaminhe corretamente as solicitações de disponibilidade da agenda para recursos do Google Workspace ao Google Agenda.

Configurar salas do Beam como recursos do Google Agenda

Cada sala com um dispositivo Beam precisa existir como um recurso no Google Admin Console. Depois que o recurso existir, você poderá marcar a sala com "Google Beam" como um recurso para que ela possa ser pesquisada e filtrada.

Para configurar as salas do Beam como recursos:

  1. Se as salas ainda não existirem como recursos no Google Admin Console, primeiro siga as etapas na seção Adicionar recursos de Criar edifícios, recursos & recursos do Agenda para adicioná-las.
  2. Depois que os recursos da sala existirem para todas as salas em que você quer ter dispositivos ativados pelo Beam, siga as etapas em Adicionar o Google Beam como um recurso para criar uma tag para o Google Beam e adicioná-la às salas. Isso vai facilitar a localização delas ao agendar reuniões.
  3. Para cada sala, registre o endereço de e-mail do recurso atribuído automaticamente. Você vai precisar dele na próxima seção para criar um usuário para cada sala no Outlook. Para ver o e-mail nos detalhes da sala, acesse Menu e depois Diretório e depois Edifícios e recursos e clique no nome da sala.

Configurar salas ativadas pelo Beam como usuários do Outlook

Devido às diferenças na forma como o Google Agenda e o Outlook processam os recursos da sala, as salas ativadas pelo Beam precisam ser configuradas como usuários do Outlook para que possam ser endereçadas pelos dois sistemas. Elas precisam ser configuradas como contatos de toda a empresa para que o Assistente de agendamento da Microsoft as mostre a todos os usuários.

Para adicionar as salas como usuários:

  1. Abra o Admin do Outlook e adicione contatos externos para toda a organização. Consulte a documentação da Microsoft sobre como:
  2. Atualize o nome de contato de cada usuário da sala para ajudar os usuários a encontrá-lo rapidamente.
    • Defina o nome, o sobrenome e o nome de exibição.
    • Inclua "Google Beam", o nome da sala e as coordenadas na convenção de nomenclatura.
    • Quando solicitado, defina o endereço de e-mail da sala como o mesmo usado para a sala no Google Admin Console.

Verificar a interoperabilidade agendando uma reunião

Para verificar a interoperabilidade entre o Outlook e o Google Agenda, teste os seguintes fluxos de trabalho no Outlook:

  • Reserva direta: o organizador adiciona salas ativadas pelo Beam e detalhes do Meet a uma nova reunião.
  • Adicionar sala mais tarde: o organizador adiciona uma sala ativada pelo Beam a um convite existente.
  • Edições iniciadas pelo convidado: um participante adiciona uma sala ativada pelo Beam a um convite existente.

Você pode verificar se eles funcionaram se as salas e os detalhes do Meet aparecerem na tela sensível ao toque na sala ou na agenda da sala no Google Admin Console. As mudanças vão entrar em vigor imediatamente.

Para ver a agenda no Admin Console:

  1. No Google Admin Console, acesse Menu e depois Dispositivos e Hardware do Google Meet e depois Dispositivos.

    Alguns recursos podem exigir o privilégio Visualizar dispositivos ou Gerenciar atribuição de agenda do hardware do Google Meet ou ambos.

  2. Clique no painel Videochamadas e agenda e clique para ver seu evento na agenda da sala.

Instalar o complemento do Google Meet

Para gerar detalhes do Meet para os eventos, os usuários precisam do complemento do Google Meet no Outlook. Se sua organização oferece suporte à implantação centralizada, recomendamos o uso desse método. Consulte a documentação da Microsoft para instruções. Se a implantação centralizada não for uma opção, peça aos usuários que a instalem diretamente. Forneça as seguintes instruções:

  1. Faça login na sua conta de usuário do Outlook.
  2. Acesse a Microsoft AppSource.
  3. Clique em Obtenha agora.
  4. Faça login no Microsoft Marketplace e siga as instruções para instalar e ativar o complemento do Google Meet.