ตั้งค่าการทำงานร่วมกันระหว่าง Google ปฏิทินและ Microsoft Outlook สำหรับ Google Beam

เอกสารนี้ใช้กับใบอนุญาต Google Beam สำหรับ Meet เท่านั้น

หากองค์กรใช้ Google Beam สำหรับ Meet SKU และ Microsoft Outlook เมื่อจองการประชุม คุณจะเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการจองสำหรับห้องที่เปิดใช้ Beam ได้โดยเปิดใช้การทำงานร่วมกันของปฏิทิน ซึ่งจะสร้างประสบการณ์การจองที่ราบรื่น สำหรับผู้ใช้ที่ทำงานใน Microsoft 365

การผสานรวมนี้ช่วยให้ผู้ใช้ดูความพร้อมของ Google Beam สำหรับห้อง Meet ได้โดยตรงภายในปฏิทิน Outlook และจองห้องได้ ทําตามเวิร์กโฟลว์ทั้ง 2 รายการ ต่อไปนี้เพื่อตั้งค่าการทำงานร่วมกันสำหรับห้อง Beam

ตั้งค่าความสามารถในการทำงานร่วมกันขั้นพื้นฐาน

หากต้องการเปิดใช้ Microsoft Exchange และ Google ปฏิทินให้ทำงานร่วมกันได้ ให้ทำตามเวิร์กโฟลว์การตั้งค่าการทำงานร่วมกันของปฏิทิน ซึ่งจะช่วยให้ผู้ใช้ดู ความพร้อมให้บริการในทั้ง 2 ระบบได้

การกำหนดค่าข้อมูลเข้าสู่ระบบความพร้อมเพิ่มเติม

นอกเหนือจากการกำหนดค่าพื้นที่ที่อยู่แสดงเวลาว่างสำหรับโดเมน Google Workspace ปกติแล้ว คุณต้องสร้างชุดข้อมูลเข้าสู่ระบบสำหรับโดเมน resource.calendar.google.com ในขั้นตอนที่ 3 ของการตั้งค่าการทำงานร่วมกันของปฏิทิน และเพิ่มพื้นที่ที่อยู่แสดงเวลาว่างในขั้นตอนที่ 4

เมื่อสร้างข้อมูลเข้าสู่ระบบที่ 2 บัญชีบทบาทของ Google และไฟล์ข้อมูลเข้าสู่ระบบ ควรเหมือนกับที่ใช้ในการตั้งค่าเริ่มต้น และคุณควร ตั้งค่าที่อยู่ความพร้อมของ Google ที่ต้องการเพิ่มลงใน resource.calendar.google.com:

เราต้องทำตามขั้นตอนนี้เนื่องจากทรัพยากร Google Workspace จะมีอีเมล @resource.calendar.google.com เสมอ (ซึ่งแตกต่างจากผู้ใช้ทั่วไปที่มีอีเมล ในโดเมนของคุณ) และในมุมมองของ Exchange นี่คือโดเมน 2 โดเมนที่แตกต่างกัน ขั้นตอนการกำหนดค่านี้ช่วยให้ Exchange กําหนดเส้นทางคําขอความพร้อมของปฏิทินสําหรับทรัพยากร Google Workspace ไปยัง Google ปฏิทินได้อย่างถูกต้อง

ตั้งค่าห้อง Beam เป็นทรัพยากรใน Google ปฏิทิน

ห้องที่มีอุปกรณ์ Beam แต่ละห้องควรมีอยู่เป็นทรัพยากรภายใน Google Admin Console เมื่อมีทรัพยากรแล้ว คุณสามารถติดแท็กห้องด้วย "Google Beam" เป็น ฟีเจอร์เพื่อให้ค้นหาและกรองได้

วิธีตั้งค่าห้อง Beam เป็นทรัพยากร

1. หากยังไม่มีห้องเป็นทรัพยากรในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ทำตามขั้นตอนในส่วนเพิ่มทรัพยากรของสร้างอาคาร ฟีเจอร์ และทรัพยากรในปฏิทินเพื่อเพิ่มห้องก่อน
2. เมื่อมีแหล่งข้อมูลห้องสำหรับห้องทั้งหมดที่ต้องการมีอุปกรณ์ที่เปิดใช้ Beam แล้ว ให้ทำตามขั้นตอนในเพิ่ม Google Beam เป็นฟีเจอร์แหล่งข้อมูลเพื่อสร้างแท็กสำหรับ Google Beam และเพิ่มแท็กลงในห้อง ซึ่งจะช่วยให้ค้นหาได้ง่ายขึ้นเมื่อกำหนดเวลาการประชุม
3. สำหรับแต่ละห้อง ให้บันทึกอีเมลของแหล่งข้อมูลที่ระบบกำหนดให้โดยอัตโนมัติ คุณจะต้องใช้อีเมลนี้ในส่วนถัดไปเพื่อสร้างผู้ใช้สำหรับแต่ละห้อง ในฝั่ง Outlook คุณดูอีเมลในรายละเอียดห้องได้โดยไปที่ เมนู ไดเรกทอรี อาคารและทรัพยากร แล้วคลิกชื่อห้อง

ตั้งค่าห้องที่เปิดใช้ Beam ในฐานะผู้ใช้ Outlook

เนื่องจาก Google ปฏิทินและ Outlook จัดการทรัพยากรห้องประชุมแตกต่างกัน ห้องที่เปิดใช้ Beam จึงต้องตั้งค่าเป็นผู้ใช้ Outlook เพื่อให้ทั้ง 2 ระบบระบุห้องได้ คุณควรตั้งค่าเป็น รายชื่อติดต่อทั่วทั้งบริษัทเพื่อให้ผู้ช่วยจัดกำหนดการของ Microsoft แสดงรายชื่อติดต่อเหล่านั้นต่อ ผู้ใช้ทุกคน

วิธีเพิ่มห้องเป็นผู้ใช้

1. เปิดผู้ดูแลระบบ Outlook แล้วเพิ่มรายชื่อติดต่อภายนอกสำหรับทั้งองค์กร โปรดดูเอกสารประกอบของ Microsoft เกี่ยวกับวิธีดำเนินการต่อไปนี้
   • จัดการรายชื่อติดต่ออีเมลใน Exchange Online
   • นำเข้ารายชื่อติดต่อภายนอกหลายรายการพร้อมกัน
   • กำหนดค่าห้องและพื้นที่ทำงานสำหรับเครื่องมือค้นหาห้องใน Outlook
2. อัปเดตชื่อรายชื่อติดต่อของผู้ใช้ในแต่ละห้องเพื่อช่วยให้ผู้ใช้ค้นหารายชื่อติดต่อได้อย่างรวดเร็ว
   • ตั้งค่าชื่อ นามสกุล และชื่อที่แสดง
   • ระบุ "Google Beam" ชื่อห้อง และพิกัดในรูปแบบการตั้งชื่อ
   • เมื่อได้รับข้อความแจ้ง ให้ตั้งค่าอีเมลของห้องเป็นอีเมลเดียวกับที่ใช้สำหรับห้องในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google

ยืนยันความสามารถในการทำงานร่วมกันโดยการจองการประชุม

หากต้องการยืนยันความสามารถในการทำงานร่วมกันระหว่าง Outlook และ Google ปฏิทิน ให้ทดสอบเวิร์กโฟลว์ต่อไปนี้ใน Outlook

• การจองโดยตรง: ผู้จัดจะเพิ่มห้องที่เปิดใช้ Beam และรายละเอียดการประชุม Meet ลงในการประชุมใหม่
• เพิ่มห้องในภายหลัง: ผู้จัดการประชุมเพิ่มห้องที่เปิดใช้ Beam ลงในคำเชิญที่มีอยู่
• การแก้ไขที่ผู้มาเยือนเริ่ม: ผู้เข้าร่วมเพิ่มห้องที่เปิดใช้ Beam ลงในคำเชิญที่มีอยู่

คุณตรวจสอบได้ว่าการตั้งค่าใช้งานได้หรือไม่โดยดูว่าทั้งห้องและรายละเอียด Meet แสดงใน หน้าจอสัมผัสในห้องหรือในปฏิทินของห้องในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google การเปลี่ยนแปลงควรมีผลทันที

วิธีดูปฏิทินในคอนโซลผู้ดูแลระบบ

1. ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู อุปกรณ์ ฮาร์ดแวร์ของ Google Meet อุปกรณ์

   ไปที่อุปกรณ์

   ฟีเจอร์บางอย่างอาจต้องใช้สิทธิ์ในการดูอุปกรณ์หรือจัดการการมอบหมายปฏิทินของฮาร์ดแวร์ของ Meet หรือทั้ง 2 อย่าง

2. คลิกแผงวิดีโอคอลและปฏิทิน แล้วคลิกเพื่อดู กิจกรรมในปฏิทินของห้อง

ติดตั้งส่วนเสริมของ Google Meet

หากต้องการสร้างรายละเอียด Meet สำหรับกิจกรรมของตน ผู้ใช้จะต้องมีส่วนเสริม Google Meet ใน Outlook หากองค์กรของคุณรองรับการติดตั้งใช้งานแบบรวมศูนย์ เราขอแนะนำให้ใช้วิธีดังกล่าว โปรดดูวิธีการในเอกสารของ Microsoft หากการติดตั้งใช้งานแบบรวมศูนย์ไม่ใช่ตัวเลือก คุณก็ให้ผู้ใช้ ติดตั้งโดยตรงได้ ให้คำแนะนำต่อไปนี้แก่ผู้ใช้

1. เข้าสู่ระบบบัญชีผู้ใช้ Outlook
2. ไปที่ร้านค้า AppSource ของ Microsoft
3. คลิกรับเลย
4. ลงชื่อเข้าใช้ Microsoft Marketplace แล้วทำตามวิธีการเพื่อติดตั้งและ เปิดใช้ส่วนเสริม Google Meet