如果某間會議室拒絕會議，請將其替換成類似的會議室。會議室可能出於以下原因拒絕會議：會議室已被預訂、出於維護需要從會議室中移除了會議設施，或週期性會議系列與一次性會議室相衝突。如果會議室最多可容納 70 人，Google 日曆會自動嘗試尋找並預訂 (如有) 適合的替代會議室：
- 在同一棟建築物內
- 採用相同設備
- 規模大小合理，具體取決於參與者人數。新會議室必須能容納所有與會者，且空間並未過大。如果新會議室的空間過大，系統就不會將其預訂為自動替換的會議室。
使用會議室自動更換功能
會議室自動更換功能預設為開啟，但只有在同時符合以下兩個條件時，系統才會更換會議室：
- 會議室已定義為結構化資源，且已歸類為會議空間。
- 使用者已設定工作地點，且會議室在建築物中為結構化資源。
使用者必須在建築物中設定工作地點並擁有結構化資源，才能看到自動更換會議室的選項。
在管理控制台中將會議室定義為結構化資源
請為所有會議室選擇正確的類別。如果資源標示不正確 (例如將社交空間標示為會議空間)，可能會導致系統誤換成不是會議室的空間。如何變更會議室類別：
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在 Google 管理控制台中，依序點選「選單」圖示
「目錄」「建築物與資源」「總覽」。必須具備「建築物與資源」管理員權限。
- 在「資源管理」部分中，按一下「開啟」。
- 在「資源」下方，按一下會議室名稱。
- 按一下「詳細資料」。
- 選擇適當的類別：
- 會議空間：可召開會議的場地資源，包含進行電話會議用的小房間。
- 其他資源：非會議用資源，例如單車或公司用車。
- 按一下 [儲存]。
使用 API 或 CSV 檔案將會議室定義為結構化資源
如需使用 API 或 CSV 方法定義資源的操作說明，請參閱「建立建築物、設施和日曆資源」。將「資源」類別設定為「CONFERENCE_ROOM」。
預先通知
如果活動預計會在未來 3 個月內舉行：
- Google 日曆會將電子郵件通知傳送給發起人和邀請對象，通知他們最新預訂的會議室。
- 如果邀請對象超過 20 位，Google 日曆就只會通知發起人和建立者。
此外，如果會議室拒絕：
- 一系列週期性活動：則只會傳送一封電子郵件。
- 一系列週期性活動中的其中一項 (例外狀況)：Google 日曆最多可傳送 8 封電子郵件，每個例外狀況僅限一封。如果例外狀況超過 8 個，則整個系列將遭拒。
關閉會議室自動更換功能
如要關閉這項功能，請按照下列步驟操作：
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在 Google 管理控制台中，依序點選「選單」圖示
「目錄」「建築物與資源」「總覽」。必須具備「建築物與資源」管理員權限。
- 前往「會議室全域設定」。
- 關閉「允許自動更換會議室」。