ตั้งค่าคำแนะนำการจองห้องใน Google ปฏิทิน

ช่วยให้ผู้จัดประชุมจองห้องและทรัพยากรให้กับผู้เข้าร่วมจากทุกที่ได้

เมื่อใช้คำแนะนำห้องอัตโนมัติ ปฏิทินจะตรวจสอบสถานที่ทำงานของทุกคนที่ได้รับเชิญให้เข้าร่วมประชุม ในแท็บห้อง ปฏิทินจะแสดงห้องที่ดีที่สุดและใกล้กับผู้เข้าร่วมแต่ละคนมากที่สุด โดยระบบจะพิจารณาอาคารและชั้นของแต่ละคน ประวัติการจองก่อนหน้า การใช้อุปกรณ์เสียงและวิดีโอ และความจุที่ต้องการ

สิ่งสำคัญที่ควรทราบ

คำแนะนำห้องอัตโนมัติจะมีประสิทธิภาพมากที่สุดเมื่อคุณดำเนินการทั้งสองอย่างต่อไปนี้

  • เพิ่มสถานที่ทำงานสำหรับผู้ใช้ทั้งหมด หากผู้ใช้ไม่ได้ตั้งค่าสถานที่ทำงานหลักไว้ ปฏิทินจะไม่พิจารณาสถานที่นั้นในการแนะนำห้อง ซึ่งหมายความว่าห้องที่แนะนำอาจมีขนาดเล็กเกินไปหรืออาจไม่แนะนำห้องในอาคารทั้งหมด

  • ใช้รูปแบบแบบมีโครงสร้างสำหรับห้อง ปฏิทินจะใช้เฉพาะข้อมูลห้องแบบมีโครงสร้างเท่านั้นในการให้คำแนะนำห้องโดยอัตโนมัติ โดยปฏิทินจะเลือกดำเนินการต่างๆ อัตโนมัติโดยดูจากรายละเอียดของแต่ละห้อง

    โปรดดูรายละเอียดในการจัดโครงสร้างให้ทรัพยากรในหัวข้อผลจากการนำทรัพยากรแบบมีโครงสร้างมาใช้งานและเปลี่ยนไปใช้ทรัพยากรแบบมีโครงสร้าง

รายละเอียดเพิ่มเติม

ในขณะที่เพิ่มห้องในกิจกรรม คำแนะนำห้องตามสถานที่หรือห้องที่ใช้บ่อยอาจปรากฏขึ้น

  • คำแนะนำตามสถานที่จะปรากฏเมื่อคุณเพิ่มห้องในกิจกรรม ในกรณีที่ระบบทราบสถานที่ของผู้เข้าร่วมอย่างน้อย 1 คน โปรดดูหัวข้อเพิ่มห้องในกิจกรรม
    • คุณสามารถระบุสถานที่ได้โดยการตั้งค่าอาคารสำนักงานหรือสถานที่ทำงานหลัก โปรดดูหัวข้อกำหนดสถานที่ทำงานเริ่มต้น
    • ผู้ดูแลระบบต้องเปิดตำแหน่งสถานที่ทำงาน โปรดดูหัวข้อเปิดหรือปิดตำแหน่งสถานที่ทำงานสำหรับผู้ใช้
    • คำแนะนำตามสถานที่จะปรากฏเฉพาะเมื่อสถานที่ของผู้ใช้นั้นเป็นอาคารที่ประกอบด้วยห้องแบบมีโครงสร้าง รวมทั้งผู้ใช้ไม่ได้ตอบกลับกิจกรรมว่า "เข้าร่วมทางออนไลน์" หรือไม่ได้เข้าร่วม
  • คำแนะนำห้องที่ใช้บ่อยจะปรากฏขึ้นหากบุคคลที่จะเพิ่มห้องไม่ได้กำหนดสถานที่ใดๆ ไว้ ซึ่งคำแนะนำเหล่านี้อิงจากการใช้งานของผู้ใช้และจะปรากฏต่อผู้ใช้ดังกล่าวเท่านั้น

เพิ่มสถานที่ทำงานหลัก

การเพิ่มสถานที่ทำงานหลักทำได้ 2 วิธี โดยคุณจะเป็นคนเพิ่มให้ผู้ใช้ หรือจะให้ผู้ใช้เพิ่มเองก็ได้

การช่วยตัดสินใจว่าจะให้ผู้ดูแลระบบหรือผู้ใช้ตั้งค่า

สภาพแวดล้อมการทำงานในแต่ละแห่งย่อมแตกต่างกันไป ให้ลองคิดถึงแง่มุมต่างๆ ของการตั้งค่าแต่ละวิธี แล้วดูว่าวิธีใดเหมาะกับบริษัทมากที่สุด

การตั้งค่าผู้ดูแลระบบ การตั้งค่าผู้ใช้

ทราบข้อมูลสถานที่ทำงานของผู้ใช้ ซึ่งเป็นข้อมูลล่าสุดและถูกต้อง

ประโยชน์

  • ตรวจสอบว่าข้อมูลผู้ใช้ใน Google จะซิงค์กับข้อมูลของคุณ
  • ป้องกันข้อผิดพลาดของผู้ใช้

วิธีการ

  • API (อาคาร ชั้น ส่วนชั้น โต๊ะทำงาน)
  • GCDS (อาคาร ชั้น)

ประสบการณ์ของผู้ใช้

  • สถานที่ทำงานแบบดูอย่างเดียว

คุณไม่มีข้อมูลหรือไม่แน่ใจเกี่ยวกับข้อมูลสถานที่ทำงานของผู้ใช้ในองค์กร

ประโยชน์

  • การตั้งค่าที่รวดเร็วเพียงคลิกเดียว
  • ผู้ใช้ได้รับการแจ้งเตือนในปฏิทินให้เพิ่มและอัปเดตข้อมูลสถานที่
  • ลดงานของผู้ดูแลระบบ

วิธีการ

  • การตั้งค่าเริ่มแรกจากคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google
  • ผู้ใช้อัปเดตข้อมูลสถานที่ทำงาน (อาคาร ชั้น) เอง

ประสบการณ์ของผู้ใช้

  • ผู้ใช้เป็นผู้ควบคุมทั้งการดูและการอัปเดตสถานที่ทำงาน
  • Google จะสรุปข้อมูลสถานที่ทำงานของผู้ใช้และอาจตั้งค่าให้ด้วย
  • Google แจ้งให้ผู้ใช้อัปเดต

เพิ่มสถานที่ในฐานะผู้ดูแลระบบ

หากคุณเลือกที่จะตั้งค่าสถานที่ทำงานหลักให้ผู้ใช้ โปรดใช้ API หรือ Google Cloud Directory Sync (GCDS)

ใช้ Google Cloud Directory Sync

ใช้ GCDS เพื่อเพิ่มสถานที่ทำงานของผู้ใช้ในกรณีใดๆ ต่อไปนี้

  • มีผู้ใช้หลายคนและสถานที่ทำงานหลายแห่ง
  • สถานที่ทำงานของผู้ใช้มีการเปลี่ยนแปลงและอัปเดตตลอดเวลา
  • มีการใช้ GCDS เพื่อซิงค์โปรไฟล์ผู้ใช้จาก Microsoft Active Directory ไปยังบัญชี Google อยู่แล้ว

ในแท็บ User Profile Attributes ของเครื่องมือจัดการการกำหนดค่า GCDS ให้แมปช่องสถานที่ทำงานเข้ากับตำแหน่งที่คุณจัดเก็บข้อมูลอาคารและชั้นเอาไว้ในปัจจุบันดังนี้

  • รหัสอาคาร
  • ชื่อชั้น

คุณจะซิงค์ช่องเหล่านี้หรือไม่ก็ได้ แต่ให้ตรวจสอบว่ารหัสอาคารตรงกับรหัสอาคารที่คุณสร้างไว้ในการจัดการอาคาร

โปรดดูรายละเอียดในหัวข้อเกี่ยวกับ Google Cloud Directory Sync

ใช้ API

ใช้ API เพื่อเพิ่มสถานที่ทำงานของผู้ใช้ในกรณีต่อไปนี้

  • มีผู้ใช้หลายคนและสถานที่ทำงานหลายแห่ง
  • คุณมีระบบที่เรียกข้อมูลสถานที่ทำงานของผู้ใช้ผ่านทาง API อยู่แล้ว
  • สถานที่ทำงานของผู้ใช้มีการเปลี่ยนแปลงและอัปเดตเป็นประจำ
  • คุณต้องการซิงค์ข้อมูลสถานที่ทำงานของผู้ใช้ด้วยวิธีอัตโนมัติ
  • มีการระบุรหัสของส่วนชั้นและโต๊ะทำงาน

โปรดดูรายละเอียดที่คู่มือ Google Workspace Admin SDK สำหรับผู้ใช้

ระบบอาจใช้เวลาเผยแพร่ข้อมูลสถานที่ที่จัดรูปแบบนานถึง 24 ชั่วโมงก่อนที่จะปรากฏในโปรไฟล์ของผู้ใช้

ใช้พร็อพเพอร์ตี้ต่อไปนี้เมื่อตั้งค่า API

ชื่อพร็อพเพอร์ตี้ คำอธิบาย ตัวอย่าง
type (string)*

ประเภทสถานที่ ได้แก่ CUSTOM, DEFAULT, DESK

หมายเหตุ: ต้องตั้งค่าประเภทเป็น DESK เพื่ออัปเดตสถานที่ทำงานหลักของผู้ใช้

 DESK
customType (string)

หากเป็นประเภท CUSTOM ช่องนี้จะมีค่าที่กำหนดเอง

 free_text
area (string)*

การใช้ข้อความระบุสถานที่มีประโยชน์ในการแสดงผลเพื่อให้คำอธิบายสถานที่อย่างย่อ เช่น "ดุสิต กรุงเทพฯ" หรือ "ใกล้ประตูท่าแพ"

 สุขุมวิท กรุงเทพ
buildingId (string)*

รหัสอาคารต้องตรงกับ buildingId ที่คุณสร้างไว้สำหรับอาคาร

สตริงค่าที่จองไว้

  • ระบุว่าผู้ใช้ไม่มีอาคารสำนักงาน เช่น หากผู้ใช้ทำงานจากระยะไกล ให้ใช้ $NO_BUILDING$
  • หากต้องการระบุว่ายังไม่ได้สร้างอาคารขึ้นในทรัพยากรอาคาร ให้ใช้ $MISSING_BUILDING$
 NYC
floorName (สตริง)

รหัสชั้นต้องตรงกับชั้นที่กำหนดไว้ภายใน buildingId

หมายเหตุ: ชื่อชั้นที่ไม่มีรหัสอาคารที่กำหนดจะถือว่าเป็นชื่อที่ไม่ถูกต้อง

 ล็อบบี้, ชั้นลอย, 2, 3, 4, 5, 5M, 6
floorSection (string)

ระบุตำแหน่งของผู้ใช้ภายในชั้น

 A, ด้านทิศใต้
deskCode (string)*

ระบุตำแหน่งของโต๊ะทำงาน

 โต๊ะ 17, 13-A

* ต้องระบุ

ให้ผู้ใช้เพิ่มสถานที่

เปิดการแสดงข้อความของปฏิทินเพื่อช่วยให้ผู้ใช้เพิ่มสถานที่ทำงานหลักของตนเอง

  1. ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู จากนั้น ไดเรกทอรี จากนั้น การตั้งค่าไดเรกทอรี

    ต้องมีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบในการตั้งค่าบริการ

  2. คลิกการแก้ไขโปรไฟล์
  3. เลือกองค์กรในแผงด้านซ้ายในหัวข้อหน่วยขององค์กรเพื่อใช้การเปลี่ยนแปลง

    คำเตือน: หากใช้การเปลี่ยนแปลงนี้ที่หน่วยขององค์กรระดับรากสำหรับทั้งองค์กร การเปลี่ยนแปลงจะไม่มีผลกับหน่วยขององค์กรที่คุณลบล้างการตั้งค่าต่างๆ ในข้อมูลโปรไฟล์ไว้ก่อนหน้านี้

  4. เลือกช่องข้างสถานที่ทำงาน แล้วคลิกบันทึก

การเปลี่ยนแปลงใช้เวลาถึง 30 นาทีจึงจะมีผล ซึ่งผู้ใช้จะตั้งค่าสถานที่ของตัวเองได้

หัวข้อที่เกี่ยวข้อง