Cet article s'adresse aux administrateurs. Pour découvrir comment créer et rejoindre des espaces, consultez l'aide destinée aux utilisateurs finaux des Espaces.
Les Espaces sont les principaux espaces de communication et de collaboration dans Google Workspace. Ils permettent de faire circuler les idées plus librement, de rendre l'information accessible en permanence et de travailler plus facilement. Les espaces permettent à votre organisation de découvrir des sujets et d'y travailler en collaboration. Ils rassemblent les équipes dans un environnement de travail plus connecté et plus productif.
Utilité des espaces
Les espaces présentent les caractéristiques suivantes :
- Espace de travail
Les espaces constituent un espace unique pour le travail, les décisions, les annonces et les discussions des équipes. Tous les utilisateurs restent synchronisés grâce à l'accès au même contenu et à la visibilité sur les décisions. Les applications Workspace et les outils tiers sont intégrés dans les espaces, là où vous en avez besoin. - Organisation par thème
Les thèmes permettent aux utilisateurs d'organiser les espaces de manière ordonnée et d'en configurer efficacement les notifications. - Espace de discussion sécurisé
Les espaces offrent un environnement rapide, expressif et léger avec des discussions instantanées et des emoji plus informels. Ce style de communication informel réduit les obstacles à l'implication, encourage les conversations plus fluides et rassure les membres de votre organisation.
Espaces ou conversations de groupe ?
Les espaces sont parfaits pour de nombreux objectifs de communication, comme décrit ci-dessus. Nous recommandons les espaces comme outil principal dans Workspace pour la collaboration axée sur les projets et les équipes, ainsi que pour des discussions sociales et le partage de connaissances générales qui se poursuivront de manière régulière.
Les conversations en petit groupe ou les discussions 1:1 sont idéales pour discuter rapidement et de façon ponctuelle, par exemple pour des éclaircissements informels, des suivis rapides, des communications sur un canal auxiliaire qui ne nécessitent pas une grande audience et des discussions très brèves.
Pour savoir dans quels cas vous pouvez utiliser ces outils et d'autres, consultez Bonnes pratiques de communication en groupe.
Créer des espaces privés, visibles ou ouverts
Après avoir créé un espace, les utilisateurs de votre organisation peuvent choisir entre un accès privé, visible ou ouvert. Si votre organisation comporte plusieurs audiences cibles, les propriétaires et les gestionnaires d'espaces peuvent utiliser les paramètres avancés pour contrôler la visibilité en sélectionnant les audiences cibles qui peuvent découvrir ou rejoindre un espace. Une seule audience cible peut être configurée pour les personnes autorisées à rejoindre un espace.
Les espaces privés sont idéaux pour les discussions d'équipe ou de groupe, ou pour des projets spécifiques. Si un utilisateur souhaite rejoindre un espace privé, un membre de cet espace doit l'y inviter ou l'y ajouter. Les espaces privés restent masqués pour toute personne qui n'est pas membre ou invitée.
Les espaces visibles sont destinés aux discussions qui doivent rester privées, mais qui doivent permettre à d'autres utilisateurs de demander à les rejoindre. Lorsqu'un espace est visible, les utilisateurs peuvent le trouver, consulter son nom et sa description, et demander à le rejoindre. Les messages ne sont visibles que pour les utilisateurs qui ont rejoint l'espace.
Les espaces ouverts sont utiles pour les discussions qui ne sont pas limitées à des personnes ou à des équipes spécifiques. Lorsqu'un espace est ouvert, les utilisateurs peuvent le parcourir, prévisualiser les messages et le rejoindre. S'ils disposent d'un lien vers l'espace, ils peuvent cliquer dessus pour le rejoindre.
Bonnes pratiques de configuration des espaces
Voici quelques suggestions pour aider votre organisation à utiliser efficacement les espaces.
- Dans la plupart des cas, nous vous recommandons d'activer l'historique par défaut afin que les utilisateurs puissent se référer aux informations et aux discussions antérieures. Lorsque l'historique est désactivé, la conversation peut disparaître avant que toutes les personnes concernées n'aient eu la possibilité de la voir. Si votre édition Workspace le permet, vous pouvez définir l'option Historique TOUJOURS ACTIVÉ.
- Définissez les règles de votre entreprise concernant le chat et communiquez-les. Vous devez, par exemple, indiquer quand votre organisation doit utiliser les e-mails, les messages privés, les conversations en petits groupes ou les espaces, et si les délais de réponse attendus sont différents pour ces canaux de communication.
- Voici quelques consignes spécifiques que nous vous recommandons d'appliquer :
- Utilisez les espaces pour les discussions asynchrones, quand les utilisateurs n'ont pas à être connectés en même temps. Au contraire, ils peuvent lire et répondre à leur rythme.
- Utilisez les @mentions pour attirer l'attention des utilisateurs et vous assurer qu'ils reçoivent une notification. Informez les utilisateurs qu'ils peuvent utiliser @all pour attirer l'attention de tous les membres d'un espace, mais rappelez-leur que tout le monde reçoit alors une notification. Pensez à ajouter des exemples de situations dans lesquelles cela serait recommandé ou non au sein de votre organisation.
- Encouragez les participants à ajouter un contexte général lorsqu'ils utilisent @mention dans le chat, en particulier dans les conversations de groupe et les espaces comptant de nombreux utilisateurs. Cela permet aux collègues de savoir plus facilement à quoi il est fait référence sans avoir à passer en revue l'intégralité de l'espace.
- Pour aider vos utilisateurs à répondre à des messages spécifiques sans perturber la conversation principale qui se déroule dans l'espace, utilisez des fils de discussion intégrés. Vos utilisateurs pourront ainsi répartir leurs réponses dans des conversations distinctes. En savoir plus sur l'utilisation des fils de discussion dans les espaces.
- Encouragez les employés à créer leurs propres espaces de travail. Demandez aux responsables d'utiliser activement les espaces pour encourager les autres utilisateurs et leur montrer l'exemple.
- Collaborez avec les propriétaires et les gestionnaires d'espaces de votre organisation pour favoriser des conversations respectueuses, vous assurer que les sujets abordés ne dévient pas et contrôler la disponibilité de l'espace au sein de votre organisation.
Gérer les espaces de votre organisation
Toute personne de votre organisation qui crée un espace devient automatiquement propriétaire de l'espace et peut attribuer ce rôle à d'autres personnes. Pour en savoir plus, consultez En savoir plus sur votre rôle de propriétaire ou de gestionnaire d'un espace.
Le rôle de propriétaire d'espace peut être automatiquement attribué à d'autres membres de votre organisation. Cela permet d'éviter que des espaces ne soient pas gérés, par exemple si un propriétaire d'espace quitte l'espace ou si son compte est supprimé ou suspendu. Si le créateur de l'espace n'est plus membre de l'organisation, le rôle de propriétaire de l'espace est automatiquement attribué à trois des premiers membres actifs de l'espace.