इस सुविधा के साथ काम करने वाले वर्शन: Business Starter, Business Standard, और Business Plus; Enterprise Standard और Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, और Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials, और Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. अपने वर्शन की तुलना करें
एडमिन के तौर पर, आपके पास यह तय करने का विकल्प होता है कि आपके संगठन के सभी या कुछ उपयोगकर्ता, शेयर की गई ड्राइव बना सकते हैं. उदाहरण के लिए, अगर आपका कोई कारोबार है, तो हो सकता है कि आप सभी को शेयर की गई ड्राइव बनाने की अनुमति देना चाहें. इससे टीम को साथ मिलकर काम करने में मदद मिलेगी. साथ ही, जब कोई कर्मचारी कंपनी छोड़ता है, तो डेटा का नुकसान नहीं होगा. हालांकि, अगर आप किसी शिक्षण संस्थान के एडमिन हैं, तो आपके पास सिर्फ़ शिक्षकों को शेयर की गई ड्राइव बनाने की अनुमति देने का विकल्प होता है. छात्र-छात्राओं को यह अनुमति नहीं दी जा सकती.
ध्यान दें: अगर किसी संगठन की इकाई में उपयोगकर्ताओं के लिए, शेयर की गई ड्राइव बनाने की सुविधा बंद है, तो भी आपकी कंपनी या स्कूल के अंदर और बाहर के लोग, इन उपयोगकर्ताओं को अपनी शेयर की गई ड्राइव में जोड़ सकते हैं.
शुरू करने से पहले: अगर ज़रूरी हो, तो किसी डिपार्टमेंट या ग्रुप के लिए सेटिंग लागू करने का तरीका जानें.
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Google Admin console में, मेन्यू
ऐप्लिकेशन Google Workspace Drive और Docs पर जाएं.इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.
- शेयर करने की सेटिंग शेयर की गई ड्राइव बनाने की सुविधा पर क्लिक करें.
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(ज़रूरी नहीं) अगर आपको यह सेटिंग सिर्फ़ कुछ उपयोगकर्ताओं के लिए लागू करनी है, तो साइड पैनल में जाकर संगठन की कोई इकाई (अक्सर डिपार्टमेंट के लिए इस्तेमाल की जाती है) या कॉन्फ़िगरेशन ग्रुप (ऐडवांस) चुनें.
ग्रुप की सेटिंग, संगठन की इकाइयों की सेटिंग को बदल देती हैं. ज़्यादा जानें
- चुनी गई संगठन की इकाई के उपयोगकर्ताओं को नई शेयर की गई ड्राइव बनाने से रोकें बॉक्स ढूंढें और कोई विकल्प चुनें:
- उपयोगकर्ताओं को शेयर की गई ड्राइव बनाने की अनुमति देने के लिए, बॉक्स से सही का निशान हटाएं.
- उपयोगकर्ताओं को शेयर की गई ड्राइव बनाने से रोकने के लिए, बॉक्स पर सही का निशान लगाएं.
- (ज़रूरी नहीं) अगर आपको उपयोगकर्ताओं को शेयर की गई ड्राइव बनाने की अनुमति देनी है, तो चुनें कि शेयर की गई ड्राइव डिफ़ॉल्ट रूप से किस संगठन की इकाई में बनाई जाएं. शेयर की गई ड्राइव को बाद में, संगठन की अन्य इकाइयों में ले जाया जा सकता है. इस विकल्प की मदद से, अपने संगठन के स्टोरेज को मॉनिटर और मैनेज किया जा सकता है.
(ज़रूरी नहीं, Business Starter के लिए उपलब्ध नहीं है) नई शेयर की गई ड्राइव के लिए, शेयर करने की डिफ़ॉल्ट सेटिंग सेट करें. साथ ही, यह चुनें कि शेयर की गई ड्राइव के मैनेजर उन सेटिंग को बदल सकते हैं या नहीं. विकल्प:
- मैनेजर लेवल के ऐक्सेस की मदद से, सदस्यों को नीचे दी गई सेटिंग को बदलने की अनुमति दें—इस विकल्प को चुनने पर, मैनेजर शेयर की गई किसी खास ड्राइव के लिए, शेयर करने की इन सेटिंग में बदलाव नहीं कर सकते. ज़्यादातर मामलों में, आपको शेयर की गई ड्राइव के मैनेजर को सेटिंग बदलने की अनुमति देनी चाहिए. इससे वे बाहरी उपयोगकर्ताओं या अन्य टीमों के साथ मिलकर काम कर पाएंगे.
- अपने संगठन से बाहर के उपयोगकर्ताओं को शेयर की गई ड्राइव में मौजूद फ़ाइलें ऐक्सेस करने की अनुमति दें—इस विकल्प को चुनने पर, संगठन से बाहर के उपयोगकर्ता फ़ाइलें ऐक्सेस नहीं कर पाएंगे. भले ही, आपने उपयोगकर्ताओं को संगठन से बाहर फ़ाइलें शेयर करने की अनुमति दी हो. इस सेटिंग की वजह से, शेयर की गई ड्राइव के मैनेजर भी बाहरी उपयोगकर्ताओं को सदस्यों के तौर पर नहीं जोड़ सकते. अगर उपयोगकर्ताओं को Drive में मौजूद किसी भी आइटम को आपके संगठन से बाहर शेयर करने की अनुमति नहीं है, तो इस सेटिंग का कोई असर नहीं होगा. ऐसा इसलिए, क्योंकि यह सेटिंग, शेयर करने की सेटिंग को बदल नहीं सकती.
- जो लोग शेयर की गई ड्राइव के सदस्य नहीं हैं उन्हें फ़ाइलें ऐक्सेस करने की अनुमति दें—इस विकल्प को चुनने पर, शेयर की गई ड्राइव के सदस्य, उन लोगों को शेयर की गई ड्राइव की फ़ाइलों को देखने, उन पर टिप्पणी करने या उनमें बदलाव करने का ऐक्सेस नहीं दे सकते जो शेयर की गई ड्राइव के सदस्य नहीं हैं. इसके अलावा, वे इन फ़ाइलों को लिंक के साथ शेयर भी नहीं कर सकते.
- कॉन्टेंट मैनेजर को फ़ोल्डर शेयर करने की अनुमति दें—इस विकल्प से चुने हुए का निशान हटाने पर, सिर्फ़ मैनेजर फ़ोल्डर शेयर कर सकते हैं.
- दर्शकों और टिप्पणी करने वाले लोगों को, शेयर की गई ड्राइव में मौजूद फ़ाइलें डाउनलोड, प्रिंट, और कॉपी करने दें—इस विकल्प को चुनने पर, शेयर की गई ड्राइव के उन सदस्यों को फ़ाइलें डाउनलोड, कॉपी या प्रिंट करने की अनुमति नहीं मिलती जिनके पास दर्शक या टिप्पणीकार का ऐक्सेस होता है.
ध्यान दें: शेयर की गई ड्राइव से बाहर ले जाने पर, फ़ाइलों और फ़ोल्डर में यह सेटिंग बनी रहती है. फ़ोल्डर के मामले में, फ़ाइल को 'मेरी ड्राइव' में ट्रांसफ़र करने के बाद, सेटिंग को पहले जैसा नहीं किया जा सकता.
ध्यान दें: डिफ़ॉल्ट सेटिंग में बाद में बदलाव करने पर, सिर्फ़ नई शेयर की गई ड्राइव पर इसका असर पड़ता है. शेयर की गई मौजूदा ड्राइव की सेटिंग में कोई बदलाव नहीं होगा. Admin console में जाकर, शेयर की गई मौजूदा ड्राइव के लिए शेयर करने की सेटिंग अपडेट की जा सकती हैं.
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सेव करें पर क्लिक करें. इसके अलावा, किसी संगठन की इकाई के लिए बदलें पर क्लिक किया जा सकता है.
इनहेरिट की गई वैल्यू को बाद में वापस लाने के लिए, इनहेरिट करें पर क्लिक करें. ग्रुप के लिए, अनसेट करें पर क्लिक करें.