Các phiên bản hỗ trợ tính năng này: Business Starter, Business Standard và Business Plus; Enterprise Standard và Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard và Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials và Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. So sánh phiên bản của bạn
Là quản trị viên, bạn có thể cho phép tất cả hoặc một số người dùng trong tổ chức của mình tạo bộ nhớ dùng chung. Ví dụ: nếu là doanh nghiệp, bạn có thể muốn cho phép mọi người tạo bộ nhớ dùng chung để hỗ trợ hoạt động cộng tác nhóm và ngăn chặn mất dữ liệu khi nhân viên rời đi. Tuy nhiên, nếu là một tổ chức giáo dục, bạn có thể chỉ cho phép giáo viên tạo bộ nhớ dùng chung chứ không cho phép học viên.
Lưu ý: Nếu bạn tắt chế độ tạo bộ nhớ dùng chung cho người dùng trong một đơn vị tổ chức, thì cả người dùng bên trong và bên ngoài công ty hoặc trường học của bạn vẫn có thể thêm những người dùng này vào bộ nhớ dùng chung của họ.
Trước khi bắt đầu: Nếu cần, hãy tìm hiểu cách áp dụng chế độ cài đặt cho một bộ phận hoặc nhóm.
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn
Ứng dụng Google Workspace Drive và Tài liệu.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt dịch vụ.
- Nhấp vào Cài đặt cách chia sẻ Tạo bộ nhớ dùng chung.
-
(Không bắt buộc) Để chỉ áp dụng chế độ cài đặt này cho một số người dùng, trên trình đơn bên, hãy chọn một đơn vị tổ chức (thường dùng cho các bộ phận) hoặc nhóm cấu hình (cách nâng cao).
Các chế độ cài đặt nhóm sẽ thay thế đơn vị tổ chức. Tìm hiểu thêm
- Tìm hộp Ngăn không cho người dùng trong đơn vị tổ chức đã chọn tạo bộ nhớ dùng chung mới rồi chọn một lựa chọn:
- Để cho phép người dùng tạo bộ nhớ dùng chung, hãy bỏ đánh dấu hộp này.
- Để ngăn người dùng tạo bộ nhớ dùng chung, hãy đánh dấu vào hộp này.
- (Không bắt buộc) Nếu bạn cho phép người dùng tạo bộ nhớ dùng chung, hãy chọn đơn vị tổ chức mà bộ nhớ dùng chung được tạo theo mặc định. Sau này, bạn có thể di chuyển bộ nhớ dùng chung sang các đơn vị tổ chức khác. Lựa chọn này có thể giúp bạn giám sát và quản lý bộ nhớ cho tổ chức của mình.
(Không bắt buộc, không được hỗ trợ cho gói Business Starter) Đặt cài đặt cách chia sẻ mặc định cho bộ nhớ dùng chung mới và chọn xem người quản lý bộ nhớ dùng chung có thể ghi đè các chế độ cài đặt đó hay không. Tuỳ chọn:
- Cho phép thành viên có quyền truy cập cấp quản lý ghi đè chế độ cài đặt bên dưới – Khi bạn bỏ chọn chế độ này, người quản lý sẽ không thể thay đổi các chế độ cài đặt chia sẻ này cho từng bộ nhớ dùng chung. Trong hầu hết các trường hợp, bạn nên cho phép người quản lý bộ nhớ dùng chung thay đổi chế độ cài đặt để họ có thể cộng tác với người dùng bên ngoài hoặc các nhóm khác.
- Cho phép người dùng bên ngoài tổ chức của bạn truy cập vào các tệp trong bộ nhớ dùng chung – Khi bạn bỏ đánh dấu, người dùng bên ngoài sẽ không thể truy cập, ngay cả khi bạn cho phép người dùng chia sẻ tệp ra bên ngoài tổ chức của bạn. Chế độ cài đặt này cũng ngăn người quản lý bộ nhớ dùng chung thêm người dùng bên ngoài làm thành viên. Nếu người dùng không được phép chia sẻ bất kỳ mục nào trong Drive ra bên ngoài tổ chức của bạn, thì chế độ cài đặt này sẽ không có hiệu lực vì không thể ghi đè chế độ cài đặt chia sẻ.
- Cho phép thêm những người không phải là thành viên của bộ nhớ dùng chung vào các tệp – Khi bạn bỏ chọn chế độ này, các thành viên của bộ nhớ dùng chung sẽ không thể cấp quyền xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa cho những người không phải là thành viên đối với các tệp trong bộ nhớ dùng chung, hoặc chia sẻ các tệp này bằng đường liên kết.
- Cho phép người quản lý nội dung chia sẻ thư mục – Khi bạn bỏ chọn, chỉ người quản lý mới có thể chia sẻ thư mục.
- Cho phép người xem và người nhận xét tải xuống, in và sao chép các tệp – Khi bạn bỏ chọn chế độ cài đặt này, những thành viên của bộ nhớ dùng chung có quyền xem hoặc nhận xét sẽ không thể tải xuống, sao chép hoặc in các tệp trong bộ nhớ dùng chung.
Lưu ý: Các tệp và thư mục trong bộ nhớ dùng chung sẽ giữ lại chế độ cài đặt này khi được di chuyển ra khỏi bộ nhớ dùng chung. Đối với thư mục, bạn không thể khôi phục chế độ cài đặt sau khi tệp nằm trong thư mục Drive của tôi.
Lưu ý: Nếu bạn thay đổi chế độ cài đặt mặc định sau này, thì chỉ những bộ nhớ dùng chung mới được tạo mới chịu ảnh hưởng. Các bộ nhớ dùng chung hiện có sẽ giữ nguyên chế độ cài đặt hiện tại. Bạn có thể cập nhật cài đặt cách chia sẻ cho bộ nhớ dùng chung hiện có trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.
-
Nhấp vào Lưu. Hoặc bạn có thể nhấp vào nút Ghi đè đối với một đơn vị tổ chức.
Sau này, để khôi phục giá trị được kế thừa, hãy nhấp vào Kế thừa (hoặc Không đặt đối với nhóm).