আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য বহিরাগত শেয়ারিং পরিচালনা করুন

এই নিবন্ধটি প্রশাসকদের জন্য। আপনার নিজের ফাইলগুলি কীভাবে শেয়ার করবেন বা সেগুলির জন্য অনুমতি সেট করবেন তা জানতে, Google Drive থেকে ফাইল শেয়ার করুন (Share files from Google Drive) অংশে যান।

সকল Google Workspace, Cloud Identity, এবং G Suite সংস্করণে সমর্থিত

প্রশাসক হিসেবে, আপনি নিয়ন্ত্রণ করতে পারেন যে ব্যবহারকারীরা গুগল ডক্স, শীটস, স্লাইডস, সাইটস, মাই ম্যাপস এবং শেয়ার্ড ড্রাইভ থেকে আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরের কারো সাথে ফাইল ও ফোল্ডার শেয়ার করতে পারবে কি না। এছাড়াও, কোনো শেয়ার্ড ড্রাইভ বা ড্রাইভ ফাইল আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরের কারো মালিকানাধীন বা তার সাথে শেয়ার করা হয়েছে কিনা, তা দেখানোর জন্য আপনি একটি নির্দেশক চালু করতে পারেন।

দ্রষ্টব্য : জেমগুলি গুগল ড্রাইভে সংরক্ষিত ও শেয়ার করা হয়, তাই ড্রাইভের শেয়ারিং সেটিংস জেমের ক্ষেত্রেও প্রযোজ্য। একটি জেমের অন্তর্ভুক্ত যেকোনো গুগল ফাইল, জেমটিতে অ্যাক্সেস আছে এমন প্রত্যেকের সাথে শেয়ার হয়ে যায়। বিস্তারিত জানতে, ‘জেম শেয়ারিং চালু বা বন্ধ করুন’ দেখুন।

দ্রষ্টব্য: Drive-এর শেয়ারিং সেটিংস Gemini Business-এ শেয়ারিংয়ের ক্ষেত্রেও প্রযোজ্য। বিস্তারিত জানতে, Workspace ডেটাতে Gemini Business এবং Enterprise-এর অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ দেখুন।

এই পৃষ্ঠায়

• উদাহরণস্বরূপ শেয়ারিং সেটিং পরিস্থিতি
• ড্রাইভে ফাইল ও ফোল্ডারের বাহ্যিক শেয়ারিং চালু বা বন্ধ করুন।
• শুধুমাত্র নির্দিষ্ট কিছু ডোমেইনের সাথে বাহ্যিক শেয়ারিংয়ের অনুমতি দিন।
• বাহ্যিকভাবে শেয়ার করা ফাইলগুলির জন্য ইন্ডিকেটরটি চালু বা বন্ধ করুন।
• অন্য কোনো সংস্থার মালিকানাধীন শেয়ার্ড ড্রাইভে কে কন্টেন্ট সরাতে পারবে তা নিয়ন্ত্রণ করুন।
• ট্রাস্ট রুল ব্যবহার করে ড্রাইভ শেয়ারিং পরিচালনা করার চেষ্টা করুন।
• যেসব ইউজার অ্যাকাউন্টে আর ড্রাইভ নেই, তাদের কী হবে?

দ্রষ্টব্য: গুগল-বহির্ভূত ব্যবহারকারীদের সাথে শেয়ারিং নিয়ন্ত্রণ করতে, ভিজিটর শেয়ারিং চালু বা বন্ধ করুন ।

উদাহরণস্বরূপ শেয়ারিং সেটিং পরিস্থিতি

ড্রাইভে ফাইল ও ফোল্ডারের বাহ্যিক শেয়ারিং চালু বা বন্ধ করুন।

আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরের লোকেদের সাথে ড্রাইভে কন্টেন্ট শেয়ার করা একটি গুরুত্বপূর্ণ সহযোগিতামূলক প্রক্রিয়া হতে পারে, কিন্তু এতে ডেটা ফাঁসের ঝুঁকিও থাকে। আপনি যদি এক্সটার্নাল শেয়ারিং চালু করেন, তাহলে শেয়ারিং সীমিত করার জন্য আপনার কাছে বিভিন্ন বিকল্প থাকে, যেমন শেয়ার করার আগে ব্যবহারকারীদের সতর্ক করা বা লিঙ্ক শেয়ারিং ব্লক করা।

আপনি যদি এক্সটার্নাল শেয়ারিং বন্ধ করে দেন, তাহলে ব্যবহারকারীরা বাইরের ব্যবহারকারীদের সাথে নিম্নলিখিত আইটেমগুলি শেয়ার করতে পারবেন না:

• ডকস, শীটস এবং স্লাইডসে তৈরি করা আইটেমগুলির আমন্ত্রণ
• ড্রাইভে সংরক্ষিত ফাইলগুলির লিঙ্ক
• ইমেইলের সাথে সংযুক্ত আইটেমগুলো, যা সরাসরি ডিভাইস থেকে আপলোড করা হয় অথবা ড্রাইভে সংরক্ষিত থাকে।

বহিরাগত ব্যবহারকারীরাও পূর্বে তাদের সাথে শেয়ার করা কোনো আইটেমের অ্যাক্সেস হারান।

আপনি বহিরাগত ব্যবহারকারীদের থেকে আপনার প্রতিষ্ঠানের ব্যবহারকারীদের কাছে আসা এই একই আইটেমগুলোও ব্লক করতে পারেন। এই বিধিনিষেধগুলো বহিরাগত গ্রুপের সদস্যদের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য। যখন বহিরাগত ব্যবহারকারী আছে এমন কোনো গ্রুপের সাথে ফাইল শেয়ার করা হয়, তখন সেই বহিরাগত ব্যবহারকারীরা ফাইলটি অ্যাক্সেস করতে পারে না।

দ্রষ্টব্য : বিধিনিষেধ ব্যবহারকারী পর্যায়ে প্রযোজ্য, গ্রুপ পর্যায়ে নয়। তাই কোনো বাহ্যিক গ্রুপের সাথে ফাইল শেয়ার করা গেলেও, আপনার শেয়ারিং সেটিংস দ্বারা ব্লক করা সেই গ্রুপের বাহ্যিক ব্যবহারকারীরা ফাইলগুলো অ্যাক্সেস করতে পারবেন না।

বাহ্যিক শেয়ারিং চালু বা বন্ধ করতে:

1. গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান অ্যাপস গুগল ওয়ার্কস্পেস ড্রাইভ এবং ডক্স ।

   ড্রাইভ এবং ডক্স-এ যান

   সার্ভিস সেটিংস অ্যাডমিনিস্ট্রেটর প্রিভিলেজ থাকা আবশ্যক।

2. শেয়ারিং সেটিংসে ক্লিক করুন শেয়ার করার বিকল্পসমূহ ।
3. (ঐচ্ছিক) সেটিংটি শুধুমাত্র কিছু ব্যবহারকারীর জন্য প্রয়োগ করতে, পাশে একটি সাংগঠনিক ইউনিট (সাধারণত বিভাগের জন্য ব্যবহৃত হয়) বা কনফিগারেশন গ্রুপ (উন্নত) নির্বাচন করুন।

   গ্রুপ সেটিংস সাংগঠনিক ইউনিটকে অগ্রাহ্য করে। আরও জানুন।

4. বাহ্যিক শেয়ারিং চালু করতে, 'অন'-এ ক্লিক করুন এবং শেয়ারিং অপশনগুলো বেছে নিন।
5. বাহ্যিক শেয়ারিং বন্ধ করতে, ‘অফ’-এ ক্লিক করুন। এছাড়াও আপনি আপনার ব্যবহারকারীদের সাথে বাহ্যিক কন্টেন্ট শেয়ার হওয়া ব্লক করতে পারেন, যার মধ্যে থার্ড-পার্টি স্টোরেজ সিস্টেমে থাকা কন্টেন্টও অন্তর্ভুক্ত।
6. সেভ-এ ক্লিক করুন। অথবা, আপনি কোনো সাংগঠনিক ইউনিটের জন্য ওভাররাইড-এ ক্লিক করতে পারেন।

   পরবর্তীতে উত্তরাধিকারসূত্রে প্রাপ্ত মানটি পুনরুদ্ধার করতে, Inherit-এ ক্লিক করুন (অথবা কোনো গ্রুপের জন্য Unset-এ )।

পরিবর্তনগুলি দেখতে ২৪ ঘণ্টা পর্যন্ত সময় লাগতে পারে। এই সময়ে, পুরোনো এবং নতুন সেটিংস মাঝে মাঝে কার্যকর হতে পারে।

শুধুমাত্র নির্দিষ্ট কিছু ডোমেইনের সাথে বাহ্যিক শেয়ারিংয়ের অনুমতি দিন।

আপনি শুধুমাত্র বিশ্বস্ত (অনুমোদিত) ডোমেইনগুলির সাথে ফাইল শেয়ার করার অনুমতি দিতে পারেন। যখন আপনি শেয়ারিং সীমাবদ্ধ করতে একটি অ্যালাওলিস্ট ব্যবহার করেন:

• ডোমেইনটি অবশ্যই একটি গুগল ওয়ার্কস্পেস ডোমেইন হতে হবে, যদি না আপনি ভিজিটর শেয়ারিং ব্যবহার করেন।
• ফাইল শেয়ারিংয়ের অনুমোদিত তালিকায় আপনি শুধু নির্দিষ্ট কিছু ডোমেইন নির্বাচন করতে পারবেন না। সমস্ত বিশ্বস্ত ডোমেইন এতে অন্তর্ভুক্ত থাকে।
• ব্যবহারকারীরা ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্টের সাথে ফাইল শেয়ার করতে পারবেন না।
• আপনার প্রতিষ্ঠানে যদি ক্লাউড আইডেন্টিটি এবং গুগল ওয়ার্কস্পেস লাইসেন্স উভয়ই থাকে, তাহলে এই অনুমোদিত তালিকাটি ক্লাউড আইডেন্টিটি ব্যবহারকারীদের ক্ষেত্রেও প্রযোজ্য হবে।

শুরু করার আগে: প্রয়োজনে, কোনো বিভাগ বা গ্রুপে সেটিংটি কীভাবে প্রয়োগ করতে হয় তা জেনে নিন।

যদি আগে থেকে না করে থাকেন, তাহলে আপনার অনুমোদিত তালিকায় বিশ্বস্ত ডোমেইনগুলো যোগ করুন ।

1. গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান অ্যাপস গুগল ওয়ার্কস্পেস ড্রাইভ এবং ডক্স ।

   ড্রাইভ এবং ডক্স-এ যান

   সার্ভিস সেটিংস অ্যাডমিনিস্ট্রেটর প্রিভিলেজ থাকা আবশ্যক।

2. শেয়ারিং সেটিংসে ক্লিক করুন শেয়ার করার বিকল্পসমূহ ।
3. (ঐচ্ছিক) সেটিংটি শুধুমাত্র কিছু ব্যবহারকারীর জন্য প্রয়োগ করতে, পাশে একটি সাংগঠনিক ইউনিট (সাধারণত বিভাগের জন্য ব্যবহৃত হয়) বা কনফিগারেশন গ্রুপ (উন্নত) নির্বাচন করুন।

   গ্রুপ সেটিংস সাংগঠনিক ইউনিটকে অগ্রাহ্য করে। আরও জানুন।

4. Allowlisted Domains-এ ক্লিক করুন এবং শেয়ারিং অপশনগুলো বেছে নিন।
5. সেভ-এ ক্লিক করুন। অথবা, আপনি কোনো সাংগঠনিক ইউনিটের জন্য ওভাররাইড-এ ক্লিক করতে পারেন।

   পরবর্তীতে উত্তরাধিকারসূত্রে প্রাপ্ত মানটি পুনরুদ্ধার করতে, Inherit-এ ক্লিক করুন (অথবা কোনো গ্রুপের জন্য Unset-এ )।

6. (শুধুমাত্র ফর্মের জন্য) শেয়ারিং সেটিংস-এর অধীনে, ফর্ম রেসপন্সেস-এ ক্লিক করুন। আপনার ডোমেইনের ব্যবহারকারীরা বাইরে তৈরি করা ফর্মে উত্তর দিতে পারবে কিনা অথবা উত্তরের জন্য ফর্ম বাইরে শেয়ার করতে পারবে কিনা, তা বেছে নিন।

   দ্রষ্টব্য : আপনি এই বিকল্পগুলি বন্ধ করলে, ফর্ম উত্তরদাতাদের ক্ষেত্রে গুগল ড্রাইভ শেয়ারিং সেটিংস প্রয়োগ করা হবে।

7. সেভ-এ ক্লিক করুন। অথবা, আপনি কোনো সাংগঠনিক ইউনিটের জন্য ওভাররাইড-এ ক্লিক করতে পারেন।

   পরবর্তীতে উত্তরাধিকারসূত্রে প্রাপ্ত মানটি পুনরুদ্ধার করতে, Inherit-এ ক্লিক করুন (অথবা কোনো গ্রুপের জন্য Unset-এ )।

পরিবর্তনগুলি দেখতে ২৪ ঘণ্টা পর্যন্ত সময় লাগতে পারে। এই সময়ে, পুরোনো এবং নতুন সেটিংস মাঝে মাঝে কার্যকর হতে পারে।

বাহ্যিকভাবে শেয়ার করা ফাইলগুলির জন্য ইন্ডিকেটরটি চালু বা বন্ধ করুন।

ডিফল্টরূপে, যখন কোনো শেয়ার করা ড্রাইভ বা ড্রাইভ ফাইল আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরের কারো মালিকানাধীন থাকে বা তার সাথে শেয়ার করা হয়, তখন একটি এক্সটার্নাল সতর্কীকরণ সূচক দেখানো হয়। তবে, আপনি আপনার কিছু বা সমস্ত ব্যবহারকারীর জন্য এই সেটিংটি চালু বা বন্ধ করতে পারেন। আপনি যদি সেটিংটি বন্ধ করে দেন, তাহলেও ড্রাইভ লগ ইভেন্টসে বাহ্যিকভাবে শেয়ার করা ফাইলগুলো পর্যালোচনা করতে পারবেন।

ইন্ডিকেটরটি চালু বা বন্ধ করতে:

শুরু করার আগে: প্রয়োজনে, কোনো বিভাগ বা গ্রুপে সেটিংটি কীভাবে প্রয়োগ করতে হয় তা জেনে নিন।

1. গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান অ্যাপস গুগল ওয়ার্কস্পেস ড্রাইভ এবং ডক্স ।

   ড্রাইভ এবং ডক্স-এ যান

   সার্ভিস সেটিংস অ্যাডমিনিস্ট্রেটর প্রিভিলেজ থাকা আবশ্যক।

2. শেয়ারিং সেটিংসে ক্লিক করুন শেয়ার করার বিকল্পসমূহ ।
3. (ঐচ্ছিক) সেটিংটি শুধুমাত্র কিছু ব্যবহারকারীর জন্য প্রয়োগ করতে, পাশে একটি সাংগঠনিক ইউনিট (সাধারণত বিভাগের জন্য ব্যবহৃত হয়) বা কনফিগারেশন গ্রুপ (উন্নত) নির্বাচন করুন।

   গ্রুপ সেটিংস সাংগঠনিক ইউনিটকে অগ্রাহ্য করে। আরও জানুন।

4. বাহ্যিক ফাইলগুলি হাইলাইট করতে ক্লিক করুন ইন্ডিকেটরটি চালু বা বন্ধ করতে ‘হাইলাইট এক্সটার্নাল ফাইলস’ বক্সটি চেক বা আনচেক করুন।
5. সেভ-এ ক্লিক করুন। অথবা, আপনি কোনো সাংগঠনিক ইউনিটের জন্য ওভাররাইড-এ ক্লিক করতে পারেন।

   পরবর্তীতে উত্তরাধিকারসূত্রে প্রাপ্ত মানটি পুনরুদ্ধার করতে, Inherit-এ ক্লিক করুন (অথবা কোনো গ্রুপের জন্য Unset-এ )।

পরিবর্তনগুলি দেখতে ২৪ ঘণ্টা পর্যন্ত সময় লাগতে পারে। এই সময়ে, পুরোনো এবং নতুন সেটিংস মাঝে মাঝে কার্যকর হতে পারে।

ইন্ডিকেটর ডিসপ্লের আচরণ বুঝুন

যখন সতর্কীকরণ সূচকটি চালু করা হয়, তখন এটি আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরের কারো মালিকানাধীন বা তার সাথে শেয়ার করা ড্রাইভ ফাইলগুলির জন্য দেখানো হয়, তবে নিম্নলিখিত ব্যতিক্রমগুলি রয়েছে:

• আপনার প্রতিষ্ঠানের মালিকানাধীন গুগল গ্রুপসের কোনো গ্রুপ ফাইলটি অ্যাক্সেস করতে পারলে ইন্ডিকেটরটি দেখানো হয় না, এমনকি সেই গ্রুপে আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরের সদস্য থাকলেও।
• যদি কোনো সার্ভিস অ্যাকাউন্ট ফাইলটি অ্যাক্সেস করতে পারে, তাহলে এই সূচকটি সর্বদা প্রদর্শিত হয়; সার্ভিস অ্যাকাউন্টটি আপনার প্রতিষ্ঠানের অভ্যন্তরীণ বা বাইরের কারো মালিকানাধীন হোক না কেন।
• স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি হওয়া কোনো গুগল ক্লাসরুম গ্রুপ ফাইলটি অ্যাক্সেস করতে পারলে সূচকটি সর্বদা দেখানো হয়।

অন্য কোনো সংস্থার মালিকানাধীন শেয়ার্ড ড্রাইভে কে কন্টেন্ট সরাতে পারবে তা নিয়ন্ত্রণ করুন।

আপনি শেয়ার করা ড্রাইভ থেকে বাহ্যিক উৎস বা লক্ষ্য জড়িত কন্টেন্ট সরানোর অনুমতি দিতে বা ব্লক করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ:

• আপনি আপনার প্রতিষ্ঠানের কোনো শেয়ার্ড ড্রাইভ থেকে বাহ্যিক শেয়ার্ড ড্রাইভে বা বাহ্যিক ব্যবহারকারীর 'মাই ড্রাইভ'-এ কন্টেন্ট স্থানান্তর করা ব্লক করতে পারেন।
• আপনি আপনার প্রতিষ্ঠানের কোনো ব্যবহারকারীর 'মাই ড্রাইভ' থেকে বাহ্যিক শেয়ার্ড ড্রাইভে কন্টেন্ট স্থানান্তর করা ব্লক করতে পারেন।

বিস্তারিত জানতে, ‘বাহ্যিক শেয়ার করা ড্রাইভে কে কন্টেন্ট সরাতে পারবে তা সীমাবদ্ধ করুন’ অংশে যান।

ট্রাস্ট রুল ব্যবহার করে ড্রাইভ শেয়ারিং পরিচালনা করার চেষ্টা করুন।

এই ফিচারের জন্য সমর্থিত সংস্করণগুলো হলো: ফ্রন্টলাইন প্লাস; এন্টারপ্রাইজ স্ট্যান্ডার্ড ও এন্টারপ্রাইজ প্লাস; এডুকেশন স্ট্যান্ডার্ড ও এডুকেশন প্লাস; এন্টারপ্রাইজ এসেনশিয়ালস প্লাস। আপনার সংস্করণটি তুলনা করুন।

আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরে শেয়ার করার জন্য ড্রাইভ সেটিংস ব্যবহার করার পরিবর্তে, আপনি প্রতিষ্ঠানের ভেতরে ও বাইরে উভয় ক্ষেত্রেই শেয়ারিং পরিচালনা করতে ট্রাস্ট রুল ব্যবহার করতে পারেন। আপনার ব্যবহারকারীরা কার সাথে শেয়ার করতে পারবে, সে বিষয়ে ট্রাস্ট রুল আপনাকে আরও বেশি নিয়ন্ত্রণ দেয়। বিস্তারিত জানতে, ড্রাইভ শেয়ারিংয়ের জন্য ট্রাস্ট রুল তৈরি ও পরিচালনা দেখুন।

যেসব ইউজার অ্যাকাউন্টে আর ড্রাইভ নেই, তাদের কী হবে?

যদি আপনার প্রতিষ্ঠানের কোনো ব্যবহারকারীর অ্যাকাউন্টে আর ড্রাইভ এবং ডক্স পরিষেবা না থাকে—উদাহরণস্বরূপ, তার অ্যাকাউন্ট থেকে গুগল ওয়ার্কস্পেস লাইসেন্সটি সরিয়ে ফেলা হলে—তার নিজের ফাইলগুলো শুধুমাত্র আপনার প্রতিষ্ঠানের মধ্যেই শেয়ার করা যাবে, এমনকি যদি তার ফাইলগুলোর শেয়ারিং সেটিংসে বাইরের কারও সাথে শেয়ার করার অনুমতি দেওয়া থাকে।

ব্যবহারকারীর ফাইলগুলি থেকে বাহ্যিক-শেয়ারিং সীমাবদ্ধতা অপসারণ করতে, আপনি তাদের অ্যাকাউন্টে একটি আর্কাইভড ইউজার (AU) লাইসেন্স যোগ করতে পারেন। বিস্তারিত জানতে, ‘অ্যাড আর্কাইভড ইউজার লাইসেন্সেস’ -এ যান।

সম্পর্কিত বিষয়

• আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য সাধারণ অ্যাক্সেস শেয়ারিং বিকল্পগুলি সেট করুন
• ব্যবহারকারীরা ফাইলগুলিতে যে অ্যাক্সেস দিতে পারে তা সীমাবদ্ধ করুন।
• শেয়ার করা বন্ধ করুন, সীমিত করুন বা পরিবর্তন করুন।