درایوهای اشتراکی را برای سازمان خود تنظیم کنید

Supported editions for this feature: Business Starter (except as noted), Business Standard, and Business Plus; Enterprise Standard and Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, and Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials, and Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. Compare your edition

برای ایجاد یک درایو مشترک، به جای آن به اینجا بروید .

As an administrator, you can manage how users in your organization can create and use shared drives to collaborate in Google Drive. Files in shared drives are owned by your organization, rather than an individual. They persist even if the person who created the file leaves your organization, helping you avoid potential data loss.

Encourage your users to use shared drives for content intended for organization-wide or team use, such as project plans, research results, or team meeting notes. Have your users keep personal and private files, such as one-on-one meeting notes, performance assessments, and career development plans, in My Drive.

در این صفحه

شروع سریع

  1. در مورد درایوهای اشتراکی و بهترین شیوه‌های استفاده از آنها در درایوهای اشتراکی چیست؟ اطلاعات کسب کنید.
  2. یاد بگیرید که چگونه درایوهای مشترک ایجاد کنید و اعضا را اضافه کنید. توجه: شما درایوهای مشترک را در Drive ایجاد می‌کنید، نه در کنسول مدیریت.
  3. (اختیاری، برای Business Starter در دسترس نیست ) در نظر بگیرید که آیا می‌خواهید اشتراک‌گذاری را با کاربران خارجی، بازدیدکنندگان یا افراد غیر عضو محدود کنید و مجوزهای اشتراک‌گذاری پیش‌فرض را برای درایوهای اشتراکی تنظیم کنید .
  4. اضافه کردن فایل‌ها و پوشه‌ها به درایو مشترک

راه اندازی اولیه

  1. بیاموزید که چگونه دسترسی به فایل در درایوهای مشترک کار می‌کند

  2. Set who can create shared drives . For Google Workspace Business and Enterprise editions, all users can create shared drives by default. For Google Workspace for Education customers, shared drive creation is turned off by default.

  3. تنظیم کنید که درایوهای اشتراکی جدید به کدام واحد سازمانی اختصاص داده شوند .

    By default, shared drives are assigned to the top organizational unit and the Drive data policies on that organizational unit apply. For more granular control, you can assign them to the shared drive creator's organizational unit, or any other organizational unit.

  4. منابع آموزشی را برای کاربران به اشتراک بگذارید.

Advanced deployment and management

این مراحل به شما کمک می‌کند تا نحوه‌ی استقرار درایوهای اشتراکی را در مواقع نیاز به انتقال محتوا یا مدیریت اشتراک‌گذاری، درک کنید.

مرحله ۱. برنامه‌ریزی کنید که چگونه محتوا را به درایوهای مشترک منتقل خواهید کرد.

  1. اگر نیاز دارید که فایل‌ها و پوشه‌های زیادی را به درایوهای اشتراکی منتقل کنید، محدودیت‌های درایو اشتراکی و بهترین شیوه‌های مهاجرت بزرگ به گوگل درایو را بررسی کنید.
  2. To preserve folder structure from My Drive, administrators and users with Manager access can move folders they own or are shared with them to a shared drive. Otherwise, shared drive members with Contributor access or more can create folders and add files.
  3. تنظیم کنید چه کسی می‌تواند فایل‌ها را به درایوهای مشترک منتقل کند .

مرحله ۲. تنظیمات پیشرفته اشتراک‌گذاری درایوهای اشتراکی، حفاظت از داده‌ها و نگهداری داده‌ها

برای Business Starter پشتیبانی نمی‌شود

  1. مجوزهای اشتراک‌گذاری پیش‌فرض را برای درایوهای اشتراکی تنظیم کنید .

    • تنظیم کنید که آیا محتوای درایو اشتراکی می‌تواند با کاربران خارجی یا افرادی که عضو درایو اشتراکی نیستند، به اشتراک گذاشته شود یا خیر.
    • تنظیم کنید که آیا بینندگان و نظردهندگان می‌توانند فایل‌های موجود در درایو مشترک را دانلود، چاپ و کپی کنند یا خیر.
    • تنظیم کنید که آیا اعضای درایو مشترک با دسترسی مدیر می‌توانند پیش‌فرض‌های اشتراک‌گذاری شما را لغو کنند یا خیر.

    • تنظیم کنید که آیا مدیران محتوا می‌توانند پوشه‌ها را به اشتراک بگذارند یا خیر.

      توجه : مجوزهای اشتراک‌گذاری برای درایوهای اشتراکی، محدودکننده‌ی افرادی که می‌توانند درخواست‌های فرم Google Forms را با آنها به اشتراک بگذارند، نیستند.

  2. If your organization uses data loss prevention (DLP) for Drive rules, review the rules and make sure they're appropriate for your shared drive files. DLP for Drive rules apply to files in shared drives by organizational unit. Learn more about DLP and how shared drives are assigned to organizational units.

  3. اگر سازمان شما از Google Vault برای نگهداری فایل‌ها در Google Drive استفاده می‌کند، قوانین نگهداری برای فایل‌های موجود در درایوهای مشترک را تنظیم کنید .

  4. ملاحظات بیشتر:

    • When you move files into shared drives, users who the file is shared with can lose access. The shared drive sharing settings can override file sharing on a file. For example, if the file was shared with an external user but external sharing isn't allowed for the shared drive, that external user loses access to the file.
    • If some users in your organization have licenses that don't support shared drives, such as any Frontline edition or Cloud Identity Premium, on this page review how these users can access content in shared drives .
    • اگر می‌خواهید اشتراک‌گذاری فایل‌ها و پوشه‌ها را با افرادی که حساب گوگل ندارند مجاز کنید، می‌توانید اشتراک‌گذاری بازدیدکننده را فعال کنید.

مرحله ۳. (اختیاری) ایجاد درایوهای مشترک و انتقال فایل‌ها

ممکن است بخواهید در سناریوهای زیر به عنوان مدیر، درایوهای اشتراکی ایجاد کنید:

  • اگر تصمیم دارید فقط به شما و سایر مدیران اجازه ایجاد درایوهای مشترک و جابجایی فایل‌ها را بدهید، باید درایوهای مشترک را برای کاربران خود تنظیم کنید.
  • اگر سازمان شما به تازگی با درایوهای اشتراکی شروع به کار کرده است و می‌خواهید ساختاری برای درایوهای اشتراکی پرکاربرد ایجاد کنید.

Learn how to create shared drives, add members, and set their access level . If you're a manager of the shared drive, you can add members in drive.google.com. Alternatively, you can add members in the Admin console .

مهم: تا زمانی که اعضا را به درایو مشترک اضافه نکنید، فقط کاربرانی که فایل‌ها مستقیماً با آنها به اشتراک گذاشته شده است می‌توانند به فایل‌ها دسترسی داشته باشند.

کاربران خود را آموزش دهید

برای کمک به کاربرانتان در استفاده‌ی حداکثری از درایوهای اشتراکی، منابع زیر را به اشتراک بگذارید:

دسترسی برای کاربرانی که مجوزهایی دارند که از درایوهای اشتراکی پشتیبانی نمی‌کنند

Shared drive privileges for users with any Frontline edition, G Suite Basic, Cloud Identity Premium, and Cloud Identity Free licenses depend on whether the shared drive is located inside or outside your organization.

درایوهای اشتراکی داخلی

These users can be added as members of shared drives, but only with Viewer privileges. However, if a file in a shared drive is shared with them directly, then they may also be allowed to comment or edit the file. They can't upload files to shared drives, even if they're members.

درایوهای اشتراکی خارجی

این کاربران می‌توانند به عنوان اعضای درایوهای مشترک خارجی اضافه شوند و هر سطح دسترسی، از جمله مدیر ، داشته باشند.