अपने संगठन में कनेक्टेड शीट का इस्तेमाल करना

यह लेख, एडमिन के लिए है. अपनी फ़ाइलों को मैनेज करने के बारे में जानने के लिए, शिक्षा केंद्र पर जाएं.

कनेक्टेड शीट, Sheets डेटा कनेक्टर की मदद से, अपनी स्प्रेडशीट से डेटा की अरबों पंक्तियों को ऐक्सेस किया जा सकता है, उनका विश्लेषण किया जा सकता है, उन्हें विज़ुअलाइज़ किया जा सकता है, और उन्हें शेयर किया जा सकता है. कनेक्ट की गई Sheets का इस्तेमाल इन कामों के लिए भी किया जा सकता है:

किसी जाने-पहचाने स्प्रेडशीट इंटरफ़ेस में पार्टनर, विश्लेषकों या दूसरे हिस्सेदारों के साथ मिलकर काम करें.
उपयोगकर्ताओं को सहयोगियों को ऐक्सेस सौंपने की अनुमति दें.
अतिरिक्त .csv एक्सपोर्ट के बिना, डेटा विश्लेषण करने के लिए तय किया गया एक ही सही सोर्स पक्का करें.
किसी ऐसे पेरीमीटर में डेटा का विश्लेषण करें जो एट्रिब्यूट के आधार पर ऐक्सेस को सीमित करता है. जैसे, उपयोगकर्ता का आईपी पता और डिवाइस की जानकारी.

कनेक्ट की गई Sheets से, BigQuery या Looker पर क्वेरी चलाई जा सकती हैं. इन्हें मैन्युअल तरीके से या किसी तय किए गए शेड्यूल पर चलाया जा सकता है. Sheets, इन क्वेरी के नतीजों को आपकी स्प्रेडशीट में सेव करता है, ताकि आप उनका विश्लेषण कर सकें और उन्हें शेयर कर सकें. BigQuery के साथ कनेक्टेड शीट इस्तेमाल करने के बारे में ज़्यादा जानने के लिए, ये वीडियो ट्यूटोरियल देखें.

Drive के लॉग इवेंट में, कनेक्टेड शीट की क्वेरी से जुड़े इवेंट देखे जा सकते हैं.

डेटा का विश्लेषण करने के लिए BigQuery सेट अप करना

पहला चरण: Google Cloud चालू करना

पक्का करें कि आपके संगठन के लिए Google Cloud चालू हो. निर्देशों के लिए, देखें कि किसी उपयोगकर्ता, ग्रुप या संगठन की इकाई के लिए कौनसे ऐप्लिकेशन चालू हैं पर जाएं. अगर आपको Google Cloud चालू करना है, तो उपयोगकर्ताओं के लिए Google Cloud को चालू या बंद करना पर जाएं.

BigQuery के साथ कनेक्टेड शीट का इस्तेमाल करने के निर्देशों के लिए, Google Sheets में BigQuery डेटा के साथ शुरुआत करना लेख पढ़ें.

दूसरा चरण: IAM भूमिकाओं की समीक्षा करना

IAM (पहचान और ऐक्सेस मैनेजमेंट) की भूमिकाओं का इस्तेमाल करके, यह तय किया जाता है कि उपयोगकर्ता किस डेटा को ऐक्सेस कर सकते हैं. Sheets में BigQuery प्रोजेक्ट जोड़ने या उसका इस्तेमाल करने के लिए, BigQuery में उपयोगकर्ता की IAM भूमिका bigquery.user या bigquery.jobUser और bigquery.dataViewer होनी चाहिए.

इन भूमिकाओं के बारे में जानने के लिए, BigQuery की पहले से तय की गई IAM भूमिकाएं देखें.

उपयोगकर्ता जो कार्रवाइयां कर सकते हैं वे उनकी IAM भूमिका और स्प्रेडशीट की अनुमतियों पर निर्भर करती हैं, न कि स्प्रेडशीट के मालिक की अनुमतियों पर. आपके संगठन से बाहर के लोग, आपके संगठन की Sheets के साथ सिर्फ़ आपकी अनुमति से इंटरैक्ट कर सकते हैं.

Sheets में कार्रवाइयां	BigQuery में ज़रूरी IAM भूमिका	Sheets में ज़रूरी अनुमतियां
BigQuery टेबल या व्यू का इस्तेमाल करके, चार्ट, पिवट टेबल, फ़ॉर्मूला या एक्सट्रैक्ट बनाना	bigquery.user या bigquery.jobUser और bigquery.dataViewer	संपादक
BigQuery डेटा से बनाए गए चार्ट, पिवट टेबल, फ़ॉर्मूले, एक्सट्रैक्ट या झलकियां देखना	कोई नहीं	एडिटर या व्यूअर
BigQuery की कस्टम क्वेरी बनाना या उसमें बदलाव करना	bigquery.user या bigquery.jobUser और bigquery.dataViewer	संपादक
BigQuery की कस्टम क्वेरी देखना	कोई नहीं	एडिटर या व्यूअर
BigQuery से डेटा रीफ़्रेश करना	bigquery.user या bigquery.jobUser और bigquery.dataViewer	संपादक

तीसरा चरण: IAM भूमिकाएं असाइन करना

BigQuery कंसोल में, अपने डेटासेट को IAM की भूमिकाएं असाइन करें. ज़्यादा जानकारी के लिए, IAM की मदद से संसाधनों का ऐक्सेस कंट्रोल करना लेख पढ़ें.

चौथा चरण: (ज़रूरी नहीं) कनेक्टेड शीट को अनुमति देने के लिए, वीपीसी सेवा से जुड़े कंट्रोल कॉन्फ़िगर करना

IAM का इस्तेमाल करके यह तय किया जा सकता है कि कौनसे उपयोगकर्ता BigQuery डेटा को ऐक्सेस कर सकते हैं. इसके अलावा, वीपीसी सर्विस कंट्रोल का इस्तेमाल करके एक सर्विस पेरीमीटर बनाया जा सकता है. यह पेरीमीटर, उपयोगकर्ता के आईपी पते और डिवाइस की जानकारी जैसे एट्रिब्यूट के आधार पर ऐक्सेस को सीमित करता है. उपयोगकर्ता, कनेक्टेड शीट का इस्तेमाल करके वीपीसी सेवा नियंत्रण की मदद से सुरक्षित किए गए BigQuery डेटा को सिर्फ़ तब ऐक्सेस कर सकते हैं, जब आपने पेरीमीटर को इस तरह कॉन्फ़िगर किया हो कि Sheets, क्वेरी के नतीजों को उपयोगकर्ताओं की स्प्रेडशीट में कॉपी कर सके. ज़्यादा जानकारी के लिए, ऐक्सेस कंट्रोल पर जाएं.

डेटा का विश्लेषण करने के लिए Looker को सेट अप करना

Looker के साथ कनेक्टेड शीट का इस्तेमाल करने के लिए, आपको उन सेवाओं का ऐक्सेस चालू करना होगा जिन्हें Google Admin console में अलग से कंट्रोल नहीं किया जाता. ज़्यादा जानकारी के लिए, उन सेवाओं के ऐक्सेस को मैनेज करना जिनके लिए अलग से कंट्रोल मौजूद नहीं हैं लेख पढ़ें. इसके अलावा, Looker एडमिन को Looker एडमिन यूज़र इंटरफ़ेस (यूआई) में कनेक्टेड शीट की सुविधा चालू करनी होगी. ज़्यादा जानकारी के लिए, Looker के लिए कनेक्टेड शीट का इस्तेमाल करना लेख पढ़ें.

उपयोगकर्ताओं को, BigQuery के लिए कनेक्टेड शीट को ऐक्सेस करने की अनुमति देने की सुविधा चालू करें

यह सुविधा इन वर्शन में उपलब्ध है: Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Standard, Education Plus, Enterprise Essentials, और Enterprise Essentials Plus. अपने वर्शन की तुलना करें

उपयोगकर्ताओं को BigQuery के लिए कनेक्टेड शीट का ऐक्सेस दिया जा सकता है, ताकि वे डेटा का विश्लेषण करने और क्वेरी चलाने के लिए अन्य उपयोगकर्ताओं के साथ मिलकर काम कर सकें.

ऐक्सेस सौंपने के लिए, उपयोगकर्ताओं को शीट को दूसरे उपयोगकर्ता के साथ शेयर करना होगा. हालांकि, वे उस शीट का ऐक्सेस किसी और को नहीं दे सकते जिसे लिंक की मदद से सार्वजनिक तौर पर शेयर किया गया है. Drive के लॉग इवेंट या Cloud के ऑडिट लॉग में जाकर, उस उपयोगकर्ता की समीक्षा की जा सकती है जिसने ऐक्सेस दिया है और उस उपयोगकर्ता की समीक्षा की जा सकती है जिसने क्वेरी चलाई है.

क्रेडेंशियल से ऐक्सेस करने के विकल्प को चालू या बंद करना

शुरू करने से पहले: अगर ज़रूरी हो, तो किसी डिपार्टमेंट या ग्रुप के लिए सेटिंग लागू करने का तरीका जानें.

Google Admin console में, मेन्यू ऐप्लिकेशन Google Workspace Drive और Docs सुविधाएं और ऐप्लिकेशन पर जाएं.

सुविधाएं और ऐप्लिकेशन पर जाएं

इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.
कनेक्टेड शीट का दिया गया ऐक्सेस के लिए, बदलाव करें पर क्लिक करें.
(ज़रूरी नहीं) अगर आपको यह सेटिंग सिर्फ़ कुछ उपयोगकर्ताओं के लिए लागू करनी है, तो साइड पैनल में जाकर संगठन की कोई इकाई (अक्सर डिपार्टमेंट के लिए इस्तेमाल की जाती है) या कॉन्फ़िगरेशन ग्रुप (ऐडवांस) चुनें.
ग्रुप की सेटिंग, संगठन की इकाइयों की सेटिंग को बदल देती हैं. ज़्यादा जानें
ऐक्सेस देने की सेटिंग के लिए, ऐसे उपयोगकर्ताओं को स्प्रेडशीट में बदलाव करने का ऐक्सेस दें जिनके पास कनेक्टेड शीट के लिए ऐक्सेस देने की सुविधा चालू करने का ऐक्सेस है को चुनें या अचुनें.
अगर आपको किसी संगठन की इकाई या ग्रुप को कॉन्फ़िगर करना है, तो सिर्फ़ संगठन की किसी इकाई या ग्रुप के उपयोगकर्ता, प्रतिनिधि के तौर पर काम कर सकते हैं चुनें.
अगर आपको शीट का ऐक्सेस रखने वाले किसी भी उपयोगकर्ता को ऐक्सेस देने की सुविधा का इस्तेमाल करने की अनुमति देनी है, तो कोई भी उपयोगकर्ता, डेलिगेशन की सुविधा का इस्तेमाल कर सकता है को चुनें. अगर आपके संगठन से बाहर के लोगों के पास शीट का ऐक्सेस है, तो वे भी इस विकल्प में शामिल होंगे.
सेव करें पर क्लिक करें. इसके अलावा, किसी संगठन की इकाई के लिए बदलें पर क्लिक किया जा सकता है.
इनहेरिट की गई वैल्यू को बाद में वापस लाने के लिए, इनहेरिट करें पर क्लिक करें. ग्रुप के लिए, अनसेट करें पर क्लिक करें.

अगर आपने ऐक्सेस देने की सुविधा चालू की है, तो अपने उपयोगकर्ताओं को बताएं कि वे किसी शीट का ऐक्सेस सौंपने के लिए, यह तरीका अपना सकते हैं.

कनेक्टेड शीट के लॉग इवेंट देखना

कनेक्टेड शीट के ज़रिए BigQuery और Looker का डेटा ऐक्सेस करने पर, एंट्री Drive के लॉग इवेंट में रिकॉर्ड की जाती हैं. BigQuery ऐक्सेस करने से जुड़ी एंट्री, Cloud Audit Logs में भी रिकॉर्ड की जाती हैं. साथ ही, Looker ऐक्सेस करने से जुड़ी एंट्री, सिस्टम गतिविधि के इतिहास को एक्सप्लोर करने की सुविधा में भी रिकॉर्ड की जाती हैं. लॉग से यह पता चलता है कि डेटा को किसने और कब ऐक्सेस किया.

Reports API का इस्तेमाल करके, Drive के लॉग इवेंट का विश्लेषण करना

Google Admin console से Drive के लॉग इवेंट डेटा का विश्लेषण करने के तरीके के बारे में जानने के लिए, Drive के लॉग इवेंट डेटा को ऐक्सेस करना लेख पढ़ें.

Reports API का इस्तेमाल करके, कनेक्टेड शीट की क्वेरी के इवेंट देखे जा सकते हैं. यहां दिए गए उदाहरण में, कनेक्ट की गई Sheets की क्वेरी वाले इवेंट टाइप के हिसाब से, Drive के सभी इवेंट वापस पाए जाते हैं:

इस एपीआई कॉल का पूरा JSON रिस्पॉन्स, इस पेज पर नीचे मौजूद 'पूरा JSON रिस्पॉन्स' सेक्शन में दिखाया गया है.

क्वेरी शुरू करने वाले उपयोगकर्ता को ऐक्टर के तौर पर दिखाया जाता है.

Sheets, पैरामीटर के तौर पर लागू की गई क्वेरी के बारे में अतिरिक्त जानकारी देता है.

execution_trigger फ़ील्ड को इस आधार पर सेट किया जाता है कि Sheets से क्वेरी को कैसे शुरू किया गया है:

लेबल	क्वेरी कैसे पूरी की जाती है
sheets_ui	Sheets के यूज़र इंटरफ़ेस (यूआई) से मैन्युअल तरीके से
शेड्यूल	Sheets में, शेड्यूल किए गए रीफ़्रेश की सुविधा का इस्तेमाल करके
api	Sheets API का इस्तेमाल करके
apps-script	Apps Script के ज़रिए

query_type फ़ील्ड, डेटा कनेक्टर के आधार पर सेट किया जाता है.

लेबल	डेटा कनेक्टर
big_query	BigQuery
Looker	Looker

data_connection_id फ़ील्ड, डेटा कनेक्शन के आईडी के आधार पर सेट किया जाता है. BigQuery के लिए, यह बिलिंग प्रोजेक्ट आईडी होता है. Looker के लिए, यह इंस्टेंस का यूआरएल होता है.

execution_id को उस क्वेरी के आईडी के आधार पर सेट किया जाता है जिसे एक्ज़ीक्यूट किया गया था.

वैल्यू स्ट्रक्चर	क्वेरी इकाई
jobs/<JOB_ID>	BigQuery जॉब
datasets/<DATASET_NAME>/tables/<TABLE_NAME>	BigQuery टेबल
query_tasks/<QUERY_TASK_ID>	Looker क्वेरी

जिस उपयोगकर्ता के क्रेडेंशियल इस्तेमाल किए गए थे उसका ईमेल पता, लॉग में delegating_principal फ़ील्ड के तौर पर उपलब्ध होता है.

पूरा JSON रिस्पॉन्स

{ "kind": "admin#reports#activity", "id": { "time": "2022-10-26T17:33:51.929Z", "uniqueQualifier": "report's unique ID", "applicationName": "drive", "customerId": "ABC123xyz" }, "actor": { "email": "collaborator@example.com", "profileId": "user's unique Google Workspace profile ID" }, "events": [ { "type": "access", "name": "connected_sheets_query", "parameters": [ { "name": "execution_trigger", "value": "sheets_ui" }, { "name": "query_type", "value": "big_query" }, { "name": "data_connection_id", "value": "The Cloud project ID" }, { "name": "execution_id", "multiValue": [ "jobs/big_query_job_id" ] }, { "name": "doc_id", "value": "aBC-123-xYz" }, { "name": "doc_type", "value": "spreadsheet" }, { "name": "is_encrypted", "boolValue": false }, { "name": "doc_title", "value": "Document title" }, { "name": "visibility", "value": "shared_internally" }, { "name": "actor_is_collaborator_account", "boolValue": false }, { "name": "delegating_principal", "value": "owner@example.com" }, { "name": "owner", "value": "owner@example.com" }, { "name": "owner_is_shared_drive", "boolValue": false }, { "name": "owner_is_team_drive", "boolValue": false } ] } ] }

BigQuery कनेक्शन के लिए, Logs Explorer का इस्तेमाल करके Cloud Audit Logs का विश्लेषण करना

हर स्प्रेडशीट का एक यूनीक शीट आईडी होता है. यह स्प्रेडशीट के यूआरएल में मौजूद होता है. BigQueryAuditMetadata फ़ॉर्मैट में मौजूद लॉग एंट्री में, उस स्प्रेडशीट का आईडी होता है जिससे BigQuery डेटा ऐक्सेस करने का अनुरोध भेजा गया था.

Google Cloud Console में Logs Explorer का इस्तेमाल करके, लॉग को वापस पाने और उनका विश्लेषण करने के लिए, क्वेरी बनाई जा सकती हैं. लॉग एक्सप्लोरर में, यह डालें:

इससे ऐसी एंट्री दिखती हैं जिनमें स्प्रेडशीट आईडी मौजूद है. उदाहरण के लिए, यहां देखें:

Sheets, नौकरी के लेबल का इस्तेमाल करके, क्वेरी की गई नौकरियों के बारे में जानकारी जोड़ता है. इनसे आपको विश्लेषण करने के लिए ज़्यादा डेटा मिल सकता है. उदाहरण के लिए, यहां देखें:

sheets_trigger फ़ील्ड की वैल्यू, इस आधार पर सेट की जाती है कि Sheets से क्वेरी को कैसे शुरू किया गया है:

लेबल	क्वेरी कैसे पूरी की जाती है
उपयोगकर्ता	Sheets के यूज़र इंटरफ़ेस (यूआई) से मैन्युअल तरीके से
शेड्यूल	Sheets में, शेड्यूल किए गए रीफ़्रेश की सुविधा का इस्तेमाल करके
api	Sheets API का इस्तेमाल करके
apps-script	Apps Script के ज़रिए

उदाहरण के लिए, कनेक्टेड शीट के शेड्यूल किए गए रीफ़्रेश से जुड़ी एंट्री ढूंढने के लिए, लॉग एक्सप्लोरर में यह क्वेरी इस्तेमाल करें:

अगर आपने किसी दूसरे व्यक्ति को अपने खाते का ऐक्सेस दिया था, तो आपको लॉग में उस व्यक्ति का ईमेल पता दिखेगा जिसने क्वेरी चलाने के लिए आपके क्रेडेंशियल का इस्तेमाल किया था. क्वेरी ट्रिगर करने वाले उपयोगकर्ता का ईमेल पता भी देखा जा सकता है. उदाहरण के लिए, यहां देखें:

ध्यान दें: serviceAccountDelegationInfo फ़ील्ड सिर्फ़ तब मौजूद होता है, जब क्वेरी के लिए डेलिगेट किए गए ऐक्सेस का इस्तेमाल किया गया हो. इस मामले में, principalEmail में दिया गया व्यक्ति वह है जिसने ऐक्सेस दिया है.

ज़्यादा जानकारी के लिए, लॉग एक्सप्लोरर का इस्तेमाल करना और लॉग एक्सप्लोरर में क्वेरी बनाना लेख पढ़ें.

BigQuery के ऑडिट लॉग, स्प्रेडशीट आईडी, BigQueryAuditMetadata फ़ॉर्मैट, SheetsMetadata, स्प्रेडशीट शेयर करने, और Google Sheets API के बारे में ज़्यादा जानें.

Looker सिस्टम ऐक्टिविटी का विश्लेषण करना

अपने Looker इंस्टेंस में, बाईं ओर मौजूद एक्सप्लोर करें इतिहास पर क्लिक करें.
कोई फ़ील्ड ढूंढें में, एपीआई क्लाइंट का नाम डालें. इसके बाद, फ़िल्टर पर क्लिक करके, इस फ़ील्ड को डेटासेट में जोड़ें.
फ़िल्टर में जाकर, इसके बराबर है को चुनें. इसके बाद, इसके बगल में मौजूद फ़ील्ड में कनेक्टेड शीट डालें.
कोई फ़ील्ड ढूंढें के लिए, कनेक्ट की गई शीट का स्प्रेडशीट आईडी डालें, ताकि इस फ़ील्ड को डेटासेट में जोड़ा जा सके.
कोई फ़ील्ड ढूंढें के लिए, कनेक्टेड शीट ट्रिगर डालें, ताकि इस फ़ील्ड को डेटासेट में जोड़ा जा सके.
डेटासेट में यह फ़ील्ड जोड़ने के लिए, कोई फ़ील्ड ढूंढें में इतिहास का स्लग डालें.
इतिहास का स्लग, QUERY_TASK_ID के बराबर होता है. इसे Drive के लॉग इवेंट में लॉग किया जाता है. अगर आपको Drive के लॉग में कोई खास क्वेरी ढूंढनी है, तो उस फ़ील्ड पर फ़िल्टर जोड़ें.
(ज़रूरी नहीं) अगर आपको डेटासेट में कोई अन्य फ़ील्ड जोड़ना है, जैसे कि उपयोगकर्ता का नाम और इतिहास बनाए जाने की तारीख, तो उन्हें चुनें.
(ज़रूरी नहीं) कोई फ़िल्टर जोड़ने के लिए, उन्हें चुनें.
उदाहरण के लिए, बनाए जाने की तारीख को पिछले सात दिनों में के हिसाब से फ़िल्टर किया जा सकता है. इसके अलावा, किसी खास स्प्रेडशीट आईडी के हिसाब से फ़िल्टर करके, सिर्फ़ उस स्प्रेडशीट आईडी से शुरू की गई Looker क्वेरी देखी जा सकती हैं.
चलाएं पर क्लिक करें.

समस्या हल करें

अगर Sheets क्रैश हो जाता है

शीट में सबसे ऊपर, सुझाव/राय दें या शिकायत करें पर क्लिक करें.

BigQuery में किए गए अपडेट, कनेक्टेड शीट में नहीं दिख रहे हैं

Sheets फ़ाइलों में, रीफ़्रेश करें पर क्लिक करके, BigQuery डेटा में हुए किसी भी अपडेट को कनेक्टेड शीट में पुल करें. कनेक्टेड शीट में मौजूद हर आइटम को रीफ़्रेश करने के लिए, डेटा डेटा कनेक्टर डेटा रीफ़्रेश करें सभी रीफ़्रेश करें पर क्लिक करें.

उपयोगकर्ता, कनेक्टेड शीट वाली फ़ाइल नहीं खोल सकते

अगर आपने अपने संगठन के लिए, Sheets फ़ाइलों पर कुछ अनुमतियां सेट अप की हैं, जैसे कि संगठन के बाहर के उपयोगकर्ताओं को Sheets फ़ाइलों को ऐक्सेस करने से रोकना, तो ऐसे उपयोगकर्ता कनेक्टेड शीट वाली फ़ाइलें नहीं खोल पाएंगे. अनुमतियां बदलने के लिए, Drive के उपयोगकर्ताओं के लिए, शेयर करने की अनुमतियां सेट करना लेख पढ़ें.

अगर अब भी समस्याएं आ रही हैं, तो Google Sheets में BigQuery डेटा से जुड़ी समस्याएं ठीक करना और Looker के लिए कनेक्टेड शीट से जुड़ी समस्याओं को हल करना लेख पढ़ें.