به عنوان مدیر، میتوانید جیمیل یکپارچه را تنظیم کنید تا سازمان شما به همه جریانهای ارتباطی - پیامهای ایمیل، چت و جلسات ویدیویی - در یک مکان دسترسی داشته باشد: جیمیل.
ویدیو را تماشا کنید
شروع سریع یکپارچه Gmail برای مدیران
با استفاده از جیمیل یکپارچه، میتوانید...
- همکاری روی اسناد در چارچوب پیامهای چت — برای بازیابی سریع، از طریق چت خود به اسناد دسترسی پیدا کنید.
- اولویتبندی کنید و به کار خود ادامه دهید — اعلانها را کنترل کنید تا فقط افراد و پیامهای مهم حواستان را پرت کنند.
- یک لیست وظایف مشترک ایجاد کنید — در فضاهایی با هم کار کنید.
- چندوظیفگی — در همان صفحه، هنگام چت با همکارتان، به یک پیام جیمیل ارجاع دهید یا در طول یک جلسه ویدیویی یادداشتبرداری کنید و موارد عملی را تعیین کنید.
تنظیم جیمیل یکپارچه
برای اینکه افراد سازمان شما بتوانند از تجربه کامل و یکپارچه جیمیل بهرهمند شوند، این سرویسها را در کنسول مدیریت گوگل خود، همانطور که در ادامه در این صفحه توضیح داده شده است، راهاندازی کنید.
| چت را تنظیم کنید |
|---|
سازمان شما میتواند به صورت گروهی یا تک به تک و در فضاهایی با چندین مکالمه همزمان ارتباط برقرار کند. کاربران شما میتوانند از برنامههای موجود در Google Chat برای انجام اقدامات رایج، مانند مدیریت وظایف، دریافت گزارشهای وضعیت یا تغییر صاحبان موارد انجام کار استفاده کنند.
|
| ملاقات را تنظیم کنید |
وقتی Google Meet روشن است، کاربران سازمان شما میتوانند جلسات ویدیویی ایجاد کنند و به آنها بپیوندند.
|
| تنظیم تقویم |
| برای اینکه کاربران بتوانند جلسات آینده را ببینند، تقویم گوگل را روشن کنید. اگر تقویم خاموش باشد، جلسات آینده قابل مشاهده نیستند، اما کاربران همچنان میتوانند جلساتی ایجاد کنند و به آنها بپیوندند. برای جزئیات بیشتر، به روشن یا خاموش کردن تقویم برای کاربران بروید. |
| راهاندازی درایو و اسناد |
| برای اینکه به کاربرانتان اجازه دهید فایلها را از حساب خود ذخیره و به اشتراک بگذارند و فایلها را در فضاهای چت در Gmail آپلود کنند، Google Drive و Docs را فعال کنید. کاربرانی که Drive و Docs را خاموش کردهاند، نمیتوانند فایلهای به اشتراک گذاشته شده در فضاهای چت را مشاهده یا ویرایش کنند. برای جزئیات بیشتر، به روشن یا خاموش کردن Drive برای کاربران بروید. |
| تنظیم وظایف |
| برای استفاده از Google Tasks، باید آن را برای کل سازمان خود فعال کنید، نه فقط برای مجموعهای از کاربران. برای جزئیات بیشتر، به روشن یا خاموش کردن وظایف برای کاربران بروید. |
ملاحظات امنیتی و نگهداری دادهها
قبل از اینکه تجربه جدید جیمیل را برای کاربران خود ارائه دهید، این ملاحظات امنیتی و نگهداری دادهها را بررسی کنید.
- چت با افراد خارجی — شما میتوانید نحوه چت کاربران خود با افراد خارج از سازمان خود را کنترل کنید. برای جزئیات بیشتر، به کنترل چت خارجی و گزینههای چت در فضاها مراجعه کنید.
- ایجاد و پیوستن به اتاقهایی که شامل افراد خارجی هستند — برای اینکه به کاربران خود اجازه دهید اتاقهایی ایجاد کنند و به آنها بپیوندند که شامل افراد خارج از سازمان شما هستند، مراحل روشن یا خاموش کردن فضاهای خارجی را دنبال کنید.
- نگهداری دادهها — اگر سازمان شما الزامات ذخیرهسازی دادهها را دارد، تاریخچه چت را برای همه افراد سازمان خود فعال نگه دارید. به طور پیشفرض، تاریخچه چت برای اتاقهای گفتگوی چند نفره، چتهای تک نفره و مکالمات گروهی خارج از اتاقها فعال است. برای جزئیات بیشتر، به بخش «تنظیم گزینههای تاریخچه چت برای سازمان خود» مراجعه کنید.
- Vault — اگر سازمان شما از Google Vault استفاده میکند، برای اطلاع از سیاستهای مدیریت دادههای سازمان خود با تیم حقوقی خود مشورت کنید. وقتی سابقه چت غیرفعال است، پیامهای چت برای نگهداری، جستجو یا صادرات به Vault ارسال نمیشوند.
کاربران خود را آموزش دهید
برای کمک به کاربران در شروع کار با جیمیل یکپارچه، از آنها بخواهید به آموزش و کمک جیمیل مراجعه کنند.