Là quản trị viên, bạn có thể thiết lập Gmail tích hợp để cho phép tổ chức của bạn truy cập vào tất cả các luồng giao tiếp (thư email, cuộc trò chuyện và cuộc họp video) ở cùng một nơi: Gmail.
Xem video
Hướng dẫn bắt đầu nhanh về Gmail tích hợp dành cho quản trị viên
Với Gmail tích hợp, bạn có thể...
- Cộng tác trên tài liệu trong bối cảnh tin nhắn trò chuyện – Truy cập vào tài liệu từ cuộc trò chuyện để truy xuất nhanh.
- Ưu tiên và tập trung vào công việc – Kiểm soát thông báo để bạn chỉ nhận được thông báo từ những người và tin nhắn quan trọng nhất.
- Tạo danh sách việc cần làm được chia sẻ – Cộng tác trong các không gian.
- Làm nhiều việc cùng lúc – Tham khảo tin nhắn trên Gmail trên cùng một màn hình trong khi trò chuyện với đồng nghiệp hoặc ghi chú và giao việc cần làm trong cuộc họp video.
Thiết lập Gmail tích hợp
Để mang đến cho mọi người trong tổ chức của bạn phiên bản Gmail tích hợp đầy đủ, hãy thiết lập các dịch vụ này trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, như mô tả bên dưới trên trang này.
| Thiết lập Chat |
|---|
|
Tổ chức của bạn có thể giao tiếp theo nhóm hoặc trò chuyện riêng tư, cũng như giao tiếp trong các không gian có nhiều cuộc trò chuyện cùng lúc. Người dùng có thể sử dụng các ứng dụng trong Google Chat để xử lý các hành động thường gặp, chẳng hạn như quản lý công việc, nhận báo cáo trạng thái hoặc thay đổi chủ sở hữu của mục việc cần làm.
|
| Thiết lập ứng dụng Meet |
|
Khi Google Meet đang bật, người dùng trong tổ chức của bạn có thể tạo và tham gia các cuộc họp video.
|
| Thiết lập Lịch |
| Để cho phép người dùng xem các cuộc họp sắp tới, hãy bật Lịch Google. Nếu bạn tắt Lịch, các cuộc họp sắp tới sẽ không xuất hiện, nhưng người dùng vẫn có thể tạo và tham gia cuộc họp. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem phần Bật hoặc tắt Lịch cho người dùng. |
| Thiết lập Drive và Tài liệu |
| Để cho phép người dùng lưu trữ và chia sẻ tệp từ tài khoản của họ cũng như tải tệp lên không gian trò chuyện trong Gmail, hãy bật Google Drive và Tài liệu. Những người dùng đã tắt Drive và Tài liệu sẽ không thể xem hoặc chỉnh sửa các tệp được chia sẻ trong không gian trò chuyện. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Bật hoặc tắt Drive cho người dùng. |
| Thiết lập Tasks |
| Để sử dụng Google Tasks, bạn cần bật ứng dụng này cho toàn bộ tổ chức chứ không chỉ cho một nhóm người dùng. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem phần Bật hoặc tắt Google Tasks cho người dùng. |
Lưu ý về bảo mật và việc lưu giữ dữ liệu
Trước khi ra mắt phiên bản Gmail mới cho người dùng, hãy xem xét những yếu tố về bảo mật và giữ lại dữ liệu sau đây.
- Trò chuyện với người bên ngoài – Bạn có thể kiểm soát cách người dùng trò chuyện với những người bên ngoài tổ chức của bạn. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Kiểm soát các lựa chọn trò chuyện với người bên ngoài tổ chức và trò chuyện trong không gian.
- Tạo và tham gia các phòng có người bên ngoài – Để cho phép người dùng tạo và tham gia các phòng có người bên ngoài tổ chức của bạn, hãy làm theo các bước trong bài viết Bật hoặc tắt không gian bên ngoài.
- Giữ lại dữ liệu – Nếu tổ chức của bạn có yêu cầu về việc lưu trữ dữ liệu, hãy bật nhật ký trò chuyện cho mọi người trong tổ chức. Theo mặc định, nhật ký trò chuyện được bật cho các phòng theo chuỗi, cuộc trò chuyện trực tiếp và cuộc trò chuyện nhóm bên ngoài phòng. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Thiết lập các lựa chọn về nhật ký trò chuyện cho tổ chức của bạn.
- Vault – Nếu tổ chức của bạn sử dụng Google Vault, hãy trao đổi với nhóm pháp lý để hiểu rõ các chính sách quản trị dữ liệu của tổ chức. Khi nhật ký trò chuyện ở trạng thái tắt, tin nhắn trò chuyện sẽ không được gửi đến Vault để bạn lưu giữ, tìm kiếm hoặc xuất.
Đào tạo người dùng
Để giúp người dùng bắt đầu sử dụng Gmail tích hợp, hãy hướng dẫn họ truy cập vào Chương trình đào tạo và trợ giúp của Gmail.