ตั้งค่าการต่อสายตรงอัตโนมัติของ Voice สำหรับองค์กร

ฟีเจอร์นี้ใช้ได้กับการสมัครใช้บริการ Voice Standard และ Premier ดูข้อมูลเพิ่มเติม

ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณสามารถตั้งค่า Google Voice เพื่อส่งผู้โทรไปยังบุคคลหรือแผนกที่ถูกต้องในองค์กรได้ การต่อสายตรงอัตโนมัติ (ระบบชุมสายอัตโนมัติ) จะเล่นเสียงข้อความและให้ผู้โทรเลือกตัวเลือก

เช่น คุณสามารถตั้งค่าเมนู "ติดต่อทีมสนับสนุน กด 1 ติดต่อฝ่ายขาย กด 2 หากต้องการติดต่อโอเปอเรเตอร์ โปรดกด 0"

ขั้นตอนที่ 1: สร้างการต่อสายอัตโนมัติ

1. ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู  แอป Google Workspace Google Voice

   ไปที่ Google Voice

   ต้องมีบทบาทผู้ดูแลระบบ Google Voice

2. คลิกการต่อสายตรงอัตโนมัติ
3. คลิกสร้าง
4. ป้อนชื่อสำหรับการต่อสายอัตโนมัติและจะเพิ่มคำอธิบายด้วยหรือไม่ก็ได้
5. คลิกสร้าง

ขั้นตอนที่ 2: เพิ่มคำทักทาย

ป้อนข้อความแรกที่ต้องการให้ผู้โทรได้ยินในส่วนคำทักทายเริ่มต้น

1. ในส่วนข้อความต้อนรับ ให้คลิกเพิ่มข้อความต้อนรับหรือเพิ่มข้อความต้อนรับอีกข้อความ แล้วเลือกตัวเลือกดังนี้
   • ใช้การอ่านออกเสียงข้อความ (TTS) - ป้อนข้อความต้อนรับ คลิกค่าเริ่มต้นเพื่อเลือกภาษา ประเภทเสียง และความเร็วของข้อความ คลิกตกลง
   • อัปโหลดเสียงของคุณเอง - อัปโหลดข้อความที่บันทึกไว้ เลือกภาษา และเปลี่ยนข้อความที่บันทึกไว้ถ้าจำเป็น แล้วคลิกบันทึก
2. (ไม่บังคับ) หากต้องการป้อนประกาศที่ผู้ใช้กดข้ามไม่ได้ ให้คลิกที่เพิ่มประกาศพิเศษแล้วเลือกตัวเลือก เช่น คุณอาจจะเพิ่มคำว่า "ขณะนี้เราได้รับสายโทรเข้าจำนวนมากกว่าปกติ"
3. คลิกเสร็จสิ้น

ขั้นตอนที่ 3: ตั้งค่าการจัดการสายเรียกเข้า

ในส่วนการจัดการสายเรียกเข้า ให้เลือกการดำเนินการของการต่อสายตรงอัตโนมัติหลังจากที่ผู้โทรได้ยินคำทักทาย

สร้างตัวเลือกเมนูให้ผู้โทรเลือก

1. คลิกเล่นเสียงข้อความแจ้งของเมนู

2. (ไม่บังคับ) คลิกเพิ่มข้อความแนะนำเพื่ออธิบายตัวเลือกเมนู

   ตัวอย่างเช่น "โปรดตั้งใจฟังและเลือกจากตัวเลือกเมนูต่อไปนี้"

   • ใช้การอ่านออกเสียงข้อความ (TTS) - ป้อนข้อความต้อนรับ คลิกค่าเริ่มต้นเพื่อเลือกภาษา ประเภทเสียง และความเร็วของข้อความ คลิกตกลง
   • อัปโหลดเสียงของคุณเอง - อัปโหลดข้อความที่บันทึกไว้ เลือกภาษา และเปลี่ยนข้อความที่บันทึกไว้ถ้าจำเป็น คลิกบันทึก

3. คลิกเพิ่มข้อความแจ้งสำหรับปุ่ม n และป้อนข้อความที่บอกผู้โทรให้ทราบถึงจุดประสงค์ของตัวเลือก

   ตัวอย่างเช่น "ติดต่อฝ่ายสนับสนุนด้านเทคนิค กด 1"

4. (ไม่บังคับ) หากต้องการเปลี่ยนหมายเลขและปุ่มสำหรับข้อความชี้แจง ให้คลิกลูกศรลง แล้วเลือกปุ่มที่ใช้ได้

5. ในส่วนเลือกการดำเนินการ ให้คลิกลูกศรลง แล้วเลือกตัวเลือกจากตารางต่อไปนี้

   ตัวเลือกหลังจากเล่นข้อความสำคัญ	คำอธิบาย
   ไปที่เมนูย่อย	โอนสายผู้โทรไปยังเมนูอื่น โดยคุณจะต้องตั้งค่าเมนูย่อยด้วย
   อ่านทวนเมนูนี้	เล่นข้อความแนะนำอีกครั้ง
   เล่นข้อความ	เล่นข้อความที่คุณป้อน นอกจากนี้ คุณยังต้องเลือกสิ่งที่ต้องทำต่อไป ดังนี้ อ่านทวนเมนูนี้ - เล่นข้อความแนะนำอีกครั้ง วางสายของผู้โทร - วางสายของผู้โทรหลังจากเล่นข้อความแล้ว
   ส่งไปยังข้อความเสียง	เล่นข้อความที่คุณป้อน จากนั้นส่งผู้โทรไปยังระบบข้อความเสียง คุณสามารถป้อนอีเมลที่จะรับข้อความเสียงได้สูงสุด 10 อีเมล
   โอนสายผู้โทร	(ไม่บังคับ) ป้อนข้อความในภาษาที่คุณต้องการเพื่อให้ระบบแสดงต่อผู้โทรก่อนที่จะโอน จากนั้นเลือกโอนผู้โทรไปยังผู้ใช้ที่มีใบอนุญาตด้วยหมายเลข Voice, กลุ่มผู้ใช้ที่เป็นผู้รับสาย, การต่อสายอัตโนมัติ หรือหมายเลขโทรศัพท์อื่น

6. (ไม่บังคับ) หากต้องการเพิ่มตัวเลือกเมนู ให้คลิกเพิ่มตัวเลือก

7. (ไม่บังคับ) หากต้องการเปลี่ยนลำดับตัวเลือกเมนู ให้ลากย้าย ขึ้นหรือลง

8. เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิกเสร็จสิ้น

ตั้งค่าหมายเลขปลายทางที่จะโอนสายผู้โทร

1. คลิกโอนสายผู้โทร
2. ในส่วนประกาศเพิ่มเติม ให้ป้อนข้อความที่จะเล่นให้ผู้โทรฟังก่อนโอนสาย ตัวอย่างเช่น "โปรดถือสายรอขณะที่เราโอนคุณไปยังแผนกขายของเรา"
3. (ไม่บังคับ) หากต้องการใช้ภาษาอื่นนอกเหนือจากภาษาอังกฤษ (สหรัฐอเมริกา) ให้คลิกค่าเริ่มต้น ภาษาอังกฤษ (สหรัฐอเมริกา) - en-US แล้วเลือกภาษาจากรายการ
4. ในส่วนประเภทการโอน ให้คลิกลูกศรลง แล้วเลือกประเภทการโอนต่อไปนี้
   • ผู้ใช้ - ป้อนอีเมลของบุคคลในองค์กรของคุณเพื่อโอนผู้โทร หากเลือกผู้ใช้ที่ไม่มีหมายเลขโทรศัพท์ คุณจะได้รับข้อความแสดงข้อผิดพลาด
   • กลุ่มผู้ใช้ที่เป็นผู้รับสาย - คลิกลูกศรลง แล้วเลือกกลุ่มผู้ใช้ที่เป็นผู้รับสายเพื่อโอนสาย ทั้งนี้กลุ่มผู้ใช้ที่เป็นผู้รับสายต้องมีสมาชิกอย่างน้อย 1 คนที่มีหมายเลขโทรศัพท์ ไม่เช่นนั้นคุณจะได้รับข้อผิดพลาด
   • การต่อสายอัตโนมัติ - คลิกลูกศรลง แล้วเลือกการต่อสายอัตโนมัติเพื่อโอนสายผู้โทร หากเลือกการต่อสายอัตโนมัติที่ไม่มีหมายเลขโทรศัพท์ คุณจะได้รับข้อผิดพลาด
   • หมายเลขโทรศัพท์ - ป้อนหมายเลขโทรศัพท์เพื่อโอนสายผู้โทร หากต้องการใช้หมายเลขโทรศัพท์ที่ไม่ได้อยู่ในสหรัฐอเมริกา ให้คลิกลูกศรลง แล้วเลือกประเทศหรือภูมิภาคจากรายการ

ส่งไปยังข้อความเสียงหรือยกเลิกการเชื่อมต่อผู้โทร

เลือกตัวเลือกต่อไปนี้

• หากต้องการยกเลิกการเชื่อมต่อผู้โทรหลังจากที่มีการทักทาย ให้คลิกยกเลิกการเชื่อมต่อผู้โทร ไปที่ขั้นตอนถัดไปเพื่อกำหนดเวลาทำงาน
• หากต้องการส่งผู้โทรไปยังข้อความเสียงหลังจากที่มีการทักทาย ให้คลิกส่งไปยังข้อความเสียง เพิ่มคำทักทายผู้ฝากข้อความเสียง แล้วเลือกป้อนข้อความหรืออัปโหลดข้อความที่บันทึกไว้ จากนั้นป้อนอีเมลที่จะรับข้อความเสียงสูงสุด 10 รายการ (ข้อความถอดเสียงและไฟล์ MP3)

ขั้นตอนที่ 4: กำหนดเวลาทำการด้วยตนเอง

สำหรับการโทรนอกเวลาทำการ การต่อสายอัตโนมัติจะเล่นคำทักทายอื่นและจัดการการโทรในรูปแบบที่แตกต่างจากช่วงเวลาปกติ นอกจากนี้คุณยังระบุตัวเลือกสำหรับวันหยุดหรือเวลาปิดทำการได้ด้วย

ตั้งค่าเวลาทำการ

1. คลิกแก้ไขเวลาทำการ
2. เลือกเวลาทำการขององค์กรสำหรับเวลาทำการดังนี้
   • 24 ชั่วโมงต่อวัน - (ค่าเริ่มต้น) การต่อสายอัตโนมัติจะใช้ตัวเลือกมาตรฐานที่คุณตั้งไว้เสมอ โดยไม่ใช้ตัวเลือกนอกเวลาทำการ
   • เวลาทำการที่กำหนดเอง - เลือกเวลาทำงานให้กับองค์กร ผู้ที่โทรมานอกเวลาเหล่านี้จะได้ยินตัวเลือกนอกเวลาทำการ
3. เมื่อคุณตั้งเวลาเสร็จแล้วให้คลิกเสร็จสิ้น

ตั้งค่าการปิดในวันหยุด

1. ในส่วนการปิดทำการในวันหยุด ให้คลิก เลือกวันที่ผู้โทรจะได้ยินข้อความนอกเวลาทำการ
2. (ไม่บังคับ) หากต้องการเพิ่มวันอีก ให้ทำขั้นตอนข้างต้นซ้ำ
3. เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิกเสร็จสิ้น

ตั้งค่าการดำเนินการนอกเวลาทำการ

1. ในส่วนการดำเนินการนอกเวลาทำการ ให้ป้อนประกาศที่ผู้โทรจะได้ยินเมื่อโทรเข้ามานอกเวลาทำงานหรือในช่วงปิดวันหยุด

   ตัวอย่างเช่น "เวลาทำการของเราคือ 9.00 น. - 17.00 น. ตามเขตเวลาตะวันออก โปรดโทรมาใหม่ในช่วงเวลาดังกล่าว"

2. (ไม่บังคับ) หากต้องการใช้ภาษาอื่นนอกเหนือจากภาษาอังกฤษ (สหรัฐอเมริกา) ให้คลิกค่าเริ่มต้น ภาษาอังกฤษ (สหรัฐอเมริกา) - en-US แล้วเลือกภาษาจากรายการ

3. (ไม่บังคับ) หากต้องการเพิ่มประกาศในภาษาอื่น ให้คลิกเพิ่ม

4. ในส่วนเลือกการดำเนินการ ให้คลิกลูกศรลง แล้วเลือกตัวเลือกจากตารางต่อไปนี้

   การดำเนินการหลังเล่นประกาศ	คำอธิบาย
   วางสายผู้โทร	การต่อสายอัตโนมัติจะยกเลิกการเชื่อมต่อกับผู้โทรหลังจากเล่นเสียงประกาศ
   ส่งไปยังข้อความเสียง	เล่นข้อความที่คุณป้อน จากนั้นส่งผู้โทรไปยังระบบข้อความเสียง คุณสามารถป้อนอีเมลที่จะรับข้อความเสียงได้สูงสุด 10 อีเมล
   โอนสายผู้โทร	(ไม่บังคับ) ป้อนข้อความในภาษาที่คุณต้องการเพื่อให้ระบบแสดงต่อผู้โทรก่อนที่จะโอน จากนั้นเลือกโอนผู้โทรไปยังผู้ใช้ที่มีใบอนุญาตด้วยหมายเลข Voice, กลุ่มผู้ใช้ที่เป็นผู้รับสาย, การต่อสายอัตโนมัติ หรือหมายเลขโทรศัพท์อื่น

5. เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิกเสร็จสิ้น

ขั้นตอนที่ 5: ทดสอบการต่อสายอัตโนมัติ

หลังจากสร้างหรือปรับเปลี่ยนการต่อสายอัตโนมัติแล้ว คุณสามารถทดลองฟังตัวอย่างการเปลี่ยนแปลงก่อนนำไปใช้จริงได้

1. คลิกดูตัวอย่าง

   

2. เมื่อมีข้อความแจ้ง ให้คลิกโทร

   Google Voice จะเปิดในแท็บใหม่ในเบราว์เซอร์ของคุณ ในแผงด้านข้าง คุณสามารถดูและฟังตัวอย่างการโทร โดยแผงดังกล่าวจะปรากฏเป็นเวลา 1 นาที

3. เลือกตัวเลือกต่อไปนี้

   • หากต้องการทดสอบการต่อสายอัตโนมัติ ให้คลิกโทร แล้วเลือกตัวเลือก
   • หากต้องการเปลี่ยนการต่อสายอัตโนมัติ ให้กลับไปที่ขั้นตอนก่อนหน้าและทำการอัปเดต

ขั้นตอนที่ 6: นำการต่อสายอัตโนมัติไปใช้จริง

หลังจากทดสอบการต่อสายอัตโนมัติแล้ว ให้นำการต่อสายอัตโนมัติดังกล่าวไปใช้เพื่อเพิ่มหรือแทนที่เวอร์ชันเดิม

1. คลิกเผยแพร่ที่ด้านล่าง
2. หากได้รับข้อความเกี่ยวกับข้อผิดพลาดหรือข้อมูลที่ขาดหายไปในการตั้งค่า ให้ทำดังนี้
   1. คลิกปิด
   2. แก้ไขข้อผิดพลาด
   3. เผยแพร่อีกครั้ง
3. คลิกเผยแพร่เพื่อยืนยัน

ขั้นตอนที่ 7: กำหนดหมายเลขโทรศัพท์

หากต้องการให้ผู้โทรเข้าสู่การต่อสายอัตโนมัติ คุณต้องกำหนดหมายเลข Voice ให้กับการต่อสาย โดยต้องเป็นหมายเลขที่ยังไม่ได้กำหนดให้กับผู้ใช้คนใด

1. ในส่วนหมายเลขโทรศัพท์ ให้คลิกกำหนดหมายเลขและเลือกตัวเลือกดังนี้
   • หากต้องการสร้างหมายเลข ให้เลือกกำหนดหมายเลขใหม่
   • หากต้องการนำหมายเลขการต่อสายอัตโนมัติกลับมาใช้ใหม่ ให้เลือกเปลี่ยนสิทธิ์เจ้าของหมายเลข
   • หากต้องการกำหนดหมายเลขเดิมอีกครั้ง ให้เลือกกำหนดหมายเลขเดิมอีกครั้ง แล้วทำตามขั้นตอนในหัวข้อกำหนดหมายเลข Voice อีกครั้ง

2. ในส่วนประเทศ/ภูมิภาค ให้คลิกลูกศรลง แล้วเลือกประเทศหรือภูมิภาคจากรายการ

   หากเลือกสถานที่ที่ไม่ใช่หนึ่งในสถานที่ของ Voice คุณจะได้รับข้อความแสดงข้อผิดพลาด โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อเพิ่มสถานที่ตั้งของ Voice

3. ในส่วนที่อยู่สำหรับรับบริการ ให้ป้อนที่อยู่องค์กร

   หมายเลข Voice ที่ใช้งานได้จะปรากฏขึ้น

4. (ไม่บังคับ) หากต้องการค้นหาหมายเลขอื่น ให้คลิกเปลี่ยน ข้างหมายเลขในรายการ แล้วคลิกเลือก

5. คลิกมอบหมาย

ระบบจะทำการบันทึกข้อมูลให้ในขณะที่คุณกำลังป้อน

(ไม่บังคับ) ขั้นตอนที่ 8: กำหนดหมายเลขผู้โทรเมื่อโทรออกเป็นการต่อสายอัตโนมัติ

1. ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู  แอป Google Workspace Google Voice

   ไปที่ Google Voice

   ต้องมีบทบาทผู้ดูแลระบบ Google Voice

2. คลิกการตั้งค่า
3. คลิกนโยบาย หมายเลขผู้โทรเมื่อโทรออก
4. คลิกเพิ่มหมายเลขผู้โทรตามชื่อหรือหมายเลข จากนั้นเลือกหมายเลขการต่อสายอัตโนมัติ แล้วคลิกบันทึก

หากไม่มีหมายเลขให้เพิ่ม แสดงว่าไม่มีหมายเลขที่พร้อมใช้งาน ให้สร้างการต่อสายอัตโนมัติใหม่เพื่อรับหมายเลขเพิ่ม