Enregistrer HP Dimension et configurer Google Beam

Ce document explique comment enregistrer et calibrer la licence Google Beam, et comment tester le matériel HP Dimension une fois qu'il a été installé dans la salle. Pour en savoir plus sur les exigences concernant les salles physiques et l'installation du matériel, consultez le Guide de préparation et de déploiement des salles HP Dimension avec Google Beam et le Guide d'installation de HP Dimension avec Google Beam.

Conditions préalables

  • La salle répond aux exigences de préparation de HP, et le matériel HP Dimension ainsi que l'écran tactile Poly TC10 ont été installés physiquement.
  • Le client a acheté une licence Google Beam pour chaque appareil à installer et a été validé comme présent dans le domaine Google Workspace du client.
  • L'administrateur informatique du client doit créer un compte administrateur sur son domaine Workspace pour l'intégrateur audiovisuel (AVI) disposant des autorisations requises pour enregistrer les appareils et lui fournir les identifiants de connexion, ou être présent en personne pour se connecter à l'appareil lors de l'enregistrement.
  • L'administrateur informatique du client a configuré son réseau pour Beam.
  • L'AVI est équipé d'un kit de configuration qui comprend un dispositif de calibration, un lecteur de lumière, un clavier USB, une souris et, en option, un colorimètre.
  • (Facultatif) Si le client a besoin d'une adresse IP statique pour l'appareil, l'agent AVI doit connaître l'adresse IP, le masque de sous-réseau et la passerelle requis.
  • Si le client dispose d'une licence Google Beam pour Zoom, l'administrateur AVI ou informatique doit également disposer des éléments suivants :
    • Un compte administrateur Zoom disposant des autorisations nécessaires pour enregistrer une salle Zoom.
    • Une Zoom Room préconfigurée dans le portail Web Zoom du client.
    • Un appareil connecté à Internet et équipé d'un navigateur Web pour associer l'écran tactile à la salle Zoom.

Workflow

Important : Vous devez effectuer ces tâches dans l'ordre.

Le workflow d'enregistrement et de configuration comprend les tâches générales suivantes :

  1. Enregistrez l'appareil HP Dimension : cela attribue l'une des licences Beam du client à l'appareil HP Dimension.
  2. Configurez l'écran tactile. Cela rétablit la configuration d'usine de l'appareil, puis installe l'image logicielle de l'écran tactile spécifique à Beam.
  3. Testez et calibrez l'appareil HP Dimension : cela permet de calibrer différents paramètres audio et vidéo de l'appareil par rapport à la pièce.
  4. (Le cas échéant) Associez l'appareil à une Zoom Room : pour les clients disposant de licences Google Beam pour Zoom, cette option permet d'associer l'appareil à une Zoom Room existante.
  5. Effectuez un appel de test : cette étape doit être effectuée après l'inscription pour vous assurer que tout fonctionne correctement.

Remarque : Si vous réenregistrez un appareil déjà enregistré, vous n'avez qu'à effectuer les tâches Enregistrer l'appareil HP Dimension et Configurer l'écran tactile. Les données de calibration de l'enregistrement précédent seront conservées sur l'appareil.

Enregistrer HP Dimension

Pour enregistrer l'appareil avec la licence du client :

  1. Allumez l'écran principal.
  2. Branchez le clavier et la souris au module de calcul situé à l'avant de l'écran. Des coches vertes doivent s'afficher sur l'écran pour indiquer que l'appareil reconnaît les périphériques.

  3. En bas à droite de l'écran, sélectionnez l'indicateur Heure, qui ouvre une boîte de dialogue contenant l'état de la connexion Internet de l'appareil. La mention Ethernet doit s'afficher. Si vous utilisez le protocole DHCP, vérifiez qu'une adresse IP a été attribuée.

    Si vous devez attribuer une adresse IP statique à l'appareil, procédez comme suit :

    1. Dans la boîte de dialogue de configuration Ethernet, désactivez Configurer l'adresse IP automatiquement.
    2. Renseignez les champs suivants :
      • Adresse IP
      • Masque de sous-réseau
      • Passerelle
    3. Sélectionnez le X en haut à droite de la boîte de dialogue pour la fermer.

  4. Cliquez sur Continuer. L'écran de bienvenue s'affiche.

  5. Sélectionnez l'option de sélection de la langue. Vous pouvez modifier la langue du système et du clavier si nécessaire.

  6. Sélectionnez OK.

  7. Sélectionnez l'option Fuseau horaire, puis sélectionnez votre fuseau horaire dans le menu déroulant.

  8. Sélectionnez OK. Le fuseau horaire devrait maintenant être correct sur l'écran de bienvenue.

  9. Sélectionnez Commencer. Le système recherche une mise à jour.

    Si une mise à jour est disponible sur le serveur, l'appareil la télécharge et affiche un écran de progression. Une fois le téléchargement terminé, le système redémarre pour installer l'image mise à jour. Vous devriez alors revenir à l'écran d'accueil.

  10. Sélectionnez à nouveau Commencer.

  11. Sélectionnez le type de licence à enregistrer (Google Beam pour Meet ou Google Beam pour Zoom), puis cliquez sur Suivant.

    Selon la licence, l'appareil peut avoir besoin de télécharger et d'installer une autre mise à jour, puis de redémarrer à ce moment-là. Une fois toutes les mises à jour effectuées, l'écran Inscription d'entreprise s'affiche.

  12. Saisissez l'adresse e-mail de votre compte administrateur disposant de droits d'inscription sur le domaine Workspace du client, ou demandez à son administrateur de se connecter.

  13. Sélectionnez Suivant.

  14. Saisissez le mot de passe de votre compte Workspace, puis sélectionnez Suivant.

    Remarque : Si le client doit se connecter via un fournisseur d'identité tiers, vous pouvez être redirigé vers l'écran de connexion du fournisseur pour saisir le mot de passe.

    ChromeOS commence à inscrire l'appareil à l'aide de l'une des licences disponibles du client. Une fois l'opération terminée, un écran de confirmation s'affiche.

  15. Sélectionnez Suivant.

Configurer l'écran tactile

Étant donné que Beam utilise une version personnalisée du TCOS Poly, la configuration de l'écran tactile se fait en trois étapes, expliquées en détail dans les sections suivantes :

  1. Rétablissez la configuration d'usine de l'écran tactile.
  2. Installez la dernière version de TCOS Poly compatible avec Google Beam.
  3. Enregistrez l'écran tactile.

Rétablir la configuration d'usine de l'écran tactile

Vous pouvez rétablir la configuration d'usine de l'écran tactile directement depuis l'appareil :

  1. Sur l'écran d'accueil, cliquez sur l'icône en forme de roue dentée Paramètres.
  2. Notez le numéro de série de l'appareil.
  3. Accédez à Paramètres de l'administrateur puis Redémarrer et réinitialiser. Vous serez invité à réinitialiser le mot de passe. Cette étape est temporaire, car vous le modifierez à nouveau après la réinitialisation, mais elle est requise pour des raisons de sécurité.
  4. Pour le mot de passe actuel, saisissez les six derniers chiffres du numéro de série de l'écran tactile, puis attribuez un nouveau mot de passe à l'appareil.
  5. Dans le panneau Rétablir la configuration d'usine, cliquez sur Réinitialiser.
  6. Confirmez en cliquant de nouveau sur Réinitialiser.

Installer Poly TCOS

  1. Sur l'écran d'accueil, cliquez sur l'icône en forme de roue dentée Paramètres. Le système vous invite à modifier le mot de passe administrateur.

    Important : Ce mot de passe contrôle l'accès aux paramètres d'administration de l'écran tactile. Il est différent de celui utilisé pour accéder au menu des utilitaires de la station. Vous devez stocker ce mot de passe avec vos autres mots de passe pour pouvoir le retrouver ultérieurement.

  2. Saisissez le nouveau mot de passe deux fois, puis cliquez sur la flèche vers la droite pour continuer.

  3. Accédez à Paramètres d'administration > Mise à jour logicielle.

  4. Dans le menu déroulant Télécharger la mise à jour depuis, sélectionnez URL de serveur personnalisée.

  5. Dans le champ "Adresse du serveur de mise à jour", saisissez l'URL du serveur : https://swupdate.lens.poly.com/touchctrl/dimension/current

    Appuyez ensuite sur l'icône en forme de coche verte sur le clavier, puis sur Rechercher les mises à jour.

    Remarque : Le TC10 est livré avec une ancienne version de PolyTCOS. Selon la version, il est possible que l'application se mette à jour plusieurs fois à ce stade pour atteindre la version compatible avec Beam.

  6. Vérifiez que la version affichée est v7.1.0-1002104 ou ultérieure, puis cliquez sur Mettre à jour. La mise à jour est téléchargée et l'installation commence. Une fois l'installation terminée, l'écran tactile redémarre.

  7. Une fois l'écran tactile redémarré, vérifiez que la version a été mise à jour en cliquant sur l'icône en forme de roue dentée Paramètres sur l'écran d'accueil.

Enregistrer l'écran tactile

Ces étapes se déroulent sur l'écran tactile Poly TC10. Une liste statique d'instructions générales s'affiche sur l'écran principal tout au long de ces étapes.

  1. En bas à droite de l'écran tactile, appuyez sur Commencer →.
  2. Appuyez sur Informations régionales puis Paramètres d'administration puis Paramètres régionaux puis Fuseau horaire.
  3. Appuyez sur le champ de saisie de texte de recherche, recherchez le fuseau horaire souhaité, puis appuyez sur la coche verte du clavier à l'écran pour le sélectionner.
  4. Appuyez sur Enregistrer. Vérifiez que la date et l'heure sont correctes.
  5. (Facultatif) Définissez la langue du système ou du clavier.
    1. Appuyez sur l'option de sélection de la langue.
    2. Modifiez la langue si nécessaire, puis appuyez sur OK pour revenir à l'écran précédent.
  6. Appuyez sur le bouton X en bas à gauche pour quitter le menu Paramètres.

  7. Appuyez sur → en bas à droite pour continuer. L'écran Mode configuration devrait s'afficher.

    Attention : Sur l'écran suivant, n'appuyez pas sur Contrôleur de salle. Si vous le faites, vous devrez rétablir la configuration d'usine de l'écran tactile pour revenir à l'écran du mode Configuration.

  8. Sélectionnez Panneau de planification / Mode autonome, puis appuyez sur → en bas à droite pour continuer.

  9. Si une nouvelle mise à jour logicielle est disponible, sélectionnez Mettre à jour.

  10. Sur l'écran Poly Lens, appuyez sur → en bas à droite pour continuer (ne vous inscrivez pas à Poly Lens).

  11. Sélectionnez Google Beam comme fournisseur de vidéos, puis appuyez sur → en bas à droite pour continuer.

  12. Choisissez le fournisseur de vidéos pour Beam qui correspond à la licence du client.

  13. Vérifiez que tout le matériel illustré est installé, puis appuyez sur → en bas à droite.

  14. Attendez que les APK aient fini de s'installer sur l'écran tactile. Les messages "Lancement du contrôleur de salle" et "En attente de la connexion réseau" devraient s'afficher.

Remarque : Le menu des utilitaires de la station se lance automatiquement après l'installation des APK. N'interagissez pas avec l'appareil tant que la mise à jour du micrologiciel qui suit n'est pas terminée.

Mise à jour du micrologiciel

Une mise à jour du micrologiciel de Beam commencera alors. Cette opération peut prendre jusqu'à 30 minutes et met à jour tous les micrologiciels des périphériques (y compris l'écran tactile). Si l'écran devient noir en raison de l'inactivité, appuyez sur la barre d'espace du clavier pour le réactiver. Une version à jour du micrologiciel est requise pour la calibration dans la section suivante.

Une fois la mise à jour du micrologiciel terminée, vous pouvez commencer à tester et à calibrer l'appareil.

Tester et calibrer HP Dimension

Cette section utilise à la fois l'écran et l'écran tactile pour effectuer trois tâches : test audio, réglage de la luminosité et vérification de l'état de l'appareil. Un nouvel ensemble d'instructions statiques devrait s'afficher à l'écran.

Important : Si vous enregistrez l'appareil avec une licence Google Beam pour Meet, ne quittez pas le menu Station Utilities (SUM) sur l'écran tactile tant que vous n'avez pas effectué les trois tâches. Si vous quittez l'outil prématurément, vous devrez demander le mot de passe généré automatiquement de l'appareil à l'administrateur informatique pour saisir à nouveau le code SUM. Ils peuvent le trouver dans les paramètres de l'appareil de la console d'administration Google.

Test audio

  1. Sélectionnez Test audio sur l'écran tactile.
  2. Lisez les instructions du test, puis sélectionnez Exécuter.
    1. Restez silencieux pendant toute la durée du test audio. Une fois l'opération terminée, le message "Résultat : Réussite" s'affiche.
    2. Si une erreur s'affiche, effectuez les actions recommandées et réessayez.
    3. Si l'opération échoue à nouveau, suivez les étapes du guide de dépannage.
    4. Si le test continue d'échouer, ouvrez un ticket auprès de HP et incluez le message d'erreur complet et le code temporel.
  3. Sélectionnez OK. Vous êtes alors redirigé vers le menu "Utilitaires de la station".

Paramètres d'éclairage

  1. Sélectionnez Éclairage sur l'écran tactile. Lisez la description des paramètres d'éclairage et consultez les consignes visuelles dans le carrousel affiché sur l'écran tactile.
  2. Cliquez sur Continuer.
  3. Ajustez la température des couleurs :
  4. Réglez le curseur Température des couleurs sur 4 000 K (6 500 K si vous êtes au Japon).
  5. Si vous disposez d'un colorimètre, mesurez la température de la pièce et ajustez le curseur sur l'écran tactile jusqu'à ce qu'il se trouve à +/- 100 K de la valeur mesurée.
  6. Si vous n'avez pas de colorimètre, ajustez le curseur jusqu'à ce que la température de couleur semble correspondre à l'éclairage ambiant de la pièce.
  7. Placez le lecteur de luminosité directement devant l'endroit où l'utilisateur doit s'asseoir, face à l'écran, puis ajustez le curseur de luminosité jusqu'à ce qu'il indique entre 400 et 500 lux.
  8. Sélectionnez Enregistrer puis Continuer pour revenir au menu "Utilitaires de la station".

Vérification de l'état du système

  1. Sur l'écran principal, vérifiez que vous avez terminé toutes les étapes listées, puis sélectionnez Suivant.

    L'écran principal affiche une liste finale des tâches à effectuer pour configurer l'appareil, y compris les vérifications de l'état de l'appareil, les tests d'une réunion 3D et d'une réunion standard, ainsi que la configuration de l'agenda de l'appareil.

  2. Après avoir noté ces étapes, sélectionnez OK sur l'écran principal.

Vérifications de l'état de l'appareil

Avant de commencer le processus de vérification de l'état, l'appareil doit être mis en mode Maintenance.

Remarque : Le système ne sera pas disponible pour les appels en mode maintenance.

  1. Sélectionnez Étalonnage et maintenance sur l'écran tactile.
  2. Sélectionnez Continuer pour passer en mode maintenance.
  3. Attendez que le système arrête les services et passe en mode maintenance (un indicateur de chargement s'affiche).

Étape 1 : Vérifiez l'alignement de la caméra (15 min)

Cette étape permet de vérifier que les caméras sont correctement alignées. Elle ne nécessite pas de support de calibration.

  1. Sélectionnez Alignement de la caméra dans le menu.
  2. Asseyez-vous à l'endroit où l'utilisateur s'assiéra, à environ 1,45 mètre devant l'écran. Assurez-vous que votre visage est visible par les six caméras de l'appareil.
  3. Appuyez sur Démarrer.
  4. Le système vérifie l'alignement de la caméra. Pour obtenir les meilleurs résultats le plus rapidement possible, restez assis et regardez l'écran jusqu'à ce que les instructions à l'écran indiquent que le contrôle est terminé.

Si le test réussit, l'écran affiche "Alignement de la caméra réussi !" avec une coche verte. Appuyez sur Continuer pour continuer. Si elle échoue, le système vous redirigera vers la calibration spatiale plus tard dans le processus.

Étape 2 : Vérification de l'alignement de l'écran (5 min)

Cette étape vérifie l'alignement de l'écran. Elle ne nécessite pas de support de calibration.

  1. Sélectionnez Alignement de l'affichage dans le menu.
  2. Appuyez sur Démarrer.
  3. Le système affiche un motif sur l'écran principal.
  4. Suivez les instructions sur l'écran tactile pour appuyer sur la sélection qui correspond à votre observation.

Si la vérification réussit, l'écran affiche "Alignement de l'écran réussi !" avec une coche verte. Appuyez sur Continuer pour continuer. Si l'opération échoue, le système vous redirigera vers la calibration spatiale plus tard dans le processus.

Étape 3 : Vérifiez la mise au point de la caméra (15 min)

Cette étape permet de vérifier que les caméras sont correctement mises au point. Il nécessite un gabarit de calibration.

  1. Sélectionnez Mise au point de la caméra dans le menu. Appuyez sur Démarrer.
  2. Placez l'outil de calibration avec la face A (celle sans miroir) orientée vers l'appareil, en suivant scrupuleusement les instructions à l'écran.
    • Si elle est correctement placée, appuyez sur Continuer. Le système lance automatiquement la vérification de la mise au point.
    • Si elle est mal placée, le système vous guidera pour ajuster le support.

Remarque : Veillez à ce que la luminosité soit constante et ne touchez pas les appareils pendant les vérifications de la mise au point.

Si le test est réussi, l'écran affiche "Test de mise au point de la caméra réussi !" avec une coche verte. Appuyez sur Terminer et quitter.

Si l'opération échoue, le système vous indiquera si vous pouvez ajuster la position du luminaire ou dégager un obstacle. Appuyez sur Continuer pour passer au réglage de la mise au point de la caméra.

Calibrage

Important : Ces étapes ne sont exécutées que si une ou plusieurs vérifications de l'état de l'appareil ont échoué ou ont été ignorées.

Étape 4 : Ajuster la mise au point de la caméra

Si le test de mise au point de la caméra a échoué, le système vous guide dans le processus d'ajustement de la mise au point. Vous pouvez réessayer jusqu'à deux fois après la vérification initiale, en commençant par repositionner le dispositif. Si le problème persiste après trois échecs consécutifs, contactez l'assistance HP.

Suivez les instructions à l'écran pour ajuster le dispositif, puis redémarrez la vérification de la mise au point depuis le menu. Si la nouvelle tentative réussit, le système passe automatiquement en mode refroidissement.

Étape 5 : Retour au calme du système (50 min)

Une fois le contrôle de la mise au point de la caméra terminé, le système doit refroidir complètement avant que vous puissiez le recalibrer. L'écran tactile affiche un compte à rebours pour vous indiquer quand elle sera prête.

Étape 6 : Calibration spatiale

Cette étape corrige les distorsions spatiales en capturant les données du gabarit de calibration dans différentes poses. Il capture environ 30 poses pendant 10 secondes chacune, en suivant les indications sur l'écran principal.

  1. Tournez le dispositif de calibration sur le côté B de sorte que le côté avec le miroir soit face à l'écran, puis appuyez sur Démarrer.
  2. Ajustez le support pour la première pose (accompagnée d'un compte à rebours) jusqu'à ce que l'indicateur vert s'affiche. Maintenez la pose jusqu'à ce qu'on vous demande de changer de position. Vous allez passer par toutes les poses et vous pouvez surveiller l'indicateur de progression pour voir où vous en êtes. Le système met ensuite cinq minutes à traiter les données avant de renvoyer le résultat et affiche "Calibration terminée" une fois l'opération terminée.
  3. Appuyez sur Quitter pour afficher le résultat.

Si la recalibration réussit, l'écran affiche "Recalibration réussie !" avec une coche verte. Appuyez sur Terminer et quitter pour continuer.

Si l'opération échoue, appuyez sur Continuer pour revenir au refroidissement du système avant de réessayer de calibrer. Vous pouvez réessayer trois fois. Si le problème persiste après trois tentatives, contactez l'assistance HP et communiquez-lui le code d'erreur.

Étape 7 : Validation finale

Après la recalibration, répétez la vérification de l'alignement de la caméra et de l'écran. Si l'une ou l'autre échoue, en utilisant toutes les nouvelles tentatives disponibles, escaladez l'appareil à l'assistance HP.

Si les deux opérations réussissent, le calibrage est terminé. Appuyez sur Quitter sur l'écran tactile pour revenir au menu des utilitaires de la borne.

Si vous vous êtes inscrit avec une licence Google Beam avec Meet, l'enregistrement est terminé et l'appareil est prêt à être utilisé.

Associer à une salle Zoom

Si vous avez sélectionné Google Beam pour Zoom lors de l'inscription, vous devez suivre une étape supplémentaire pour associer l'appareil à une salle Zoom. Assurez-vous que la Zoom Room dispose d'une licence Zoom Rooms pour Google Beam attribuée dans le portail Web Zoom, sinon vous recevrez un message d'erreur.

  1. Un code d'association à six chiffres s'affiche sur l'écran principal. Sélectionnez Contrôleur Zoom Rooms sur l'écran tactile.
  2. Saisissez le code d'association sur l'écran tactile. L'écran tactile vous invite ensuite à vous connecter.
  3. Sélectionnez Se connecter. Un deuxième code d'association s'affiche alors sur l'écran tactile.
  4. Dans un navigateur Web sur un autre appareil, accédez à zoom.us/pair, puis connectez-vous avec le compte administrateur Zoom fourni par le client.
  5. Saisissez le deuxième code d'association dans le navigateur Web, puis cliquez sur Continuer.
  6. Sélectionnez une pièce à laquelle attribuer l'appareil Google Beam. Une invite s'affiche sur l'écran tactile pour vous demander de confirmer que vous vous êtes connecté sur le Web.
  7. Sélectionnez Oui, c'est bien moi. Si vous êtes invité à définir un code, sélectionnez Configurer plus tard.

L'enregistrement est terminé et l'appareil est prêt à être utilisé.

Passer un appel de test

Pour vérifier que l'installation et la configuration ont réussi, vous devez passer un appel de test vers un autre appareil HP Dimension à l'aide d'une réunion instantanée. S'il s'agit du premier appareil du client et que l'AVI ne dispose pas d'un appareil interne, il faudra peut-être attendre que le deuxième appareil du client soit installé.

Étapes suivantes

Résoudre les problèmes d'enregistrement

Problème Solution
Nombre insuffisant de licences disponibles Si vous possédez un autre appareil qui n'a plus besoin de licence, supprimez la licence pour qu'elle puisse être attribuée à l'appareil que vous souhaitez utiliser. Pour en savoir plus, consultez Réenregistrer un appareil.

Vous avez quitté accidentellement le menu des utilitaires de la station avant de terminer les étapes de calibration (Google Beam pour Meet uniquement)
  1. Parcourez les écrans principaux du menu.
  2. Contactez l'administrateur informatique pour obtenir le mot de passe de la borne.
  3. Saisissez à nouveau le mot de passe pour accéder au menu des utilitaires de la borne et terminer la configuration.
Compte non autorisé à enregistrer des appareils Demandez à votre administrateur Google Workspace d'accorder à votre compte le droit requis pour enregistrer les appareils Google Beam.

Licences Meet : dans la console d'administration Google, sous Appareils, le matériel Google Meet est grisé et l'écran affiche une erreur "403 – Accès interdit"

Licences Zoom : dans la console d'administration Google, sous Appareils, Beam est grisé et l'écran affiche une erreur "403 – Accès interdit"

 Demandez à votre administrateur Google Workspace d'accorder à votre compte le droit requis pour enregistrer les appareils Google Beam.
L'appareil affiche un écran d'erreur après avoir été enregistré. L'appareil utilise une ancienne version de ChromeOS et doit être mis à jour. Le processus peut prendre quelques heures. Pour résoudre le problème, redémarrez l'appareil une fois la mise à jour terminée.
Le clavier à l'écran a disparu de l'écran tactile. Débranchez et rebranchez le câble Ethernet de l'écran tactile.
Licences Zoom : lors de l'association d'une salle Zoom, l'appareil affiche l'erreur "Cette salle n'est pas compatible avec l'appareil que vous utilisez". Il est probable qu'une licence Zoom Room standard ait été appliquée à la Zoom Room. Supprimez la licence standard et souscrivez plutôt une licence Google Beam Zoom Room.
L'écran principal affiche l'erreur "Ce site est inaccessible". Redémarrez l'appareil. Rétablissez ensuite la configuration d'usine pour recommencer le processus d'enregistrement.
Impossible de passer en mode maintenance depuis le SUM. Assurez-vous d'avoir ignoré les étapes d'installation sur l'écran principal.