Die Google Workspace-Ressourcen Ihrer Organisation, z. B. Besprechungsräume oder Geräte, können auch von Personen gebucht werden, die Google Kalender nicht verwenden oder kein Google-Konto haben. Mit dieser Funktion können externe Nutzer (z. B. Personen, die Microsoft Outlook verwenden) Ihre Ressourcen zu ihren Besprechungen „einladen“, genau wie andere Gäste.
Buchungsberechtigungen für Nutzer ohne Google-Konto konfigurieren
Sie können konfigurieren, welche Nutzer ohne Google-Konto die Ressourcen Ihrer Organisation buchen dürfen.
Die Freigabeeinstellungen des Kalenders einer Ressource bestimmen, welche Google-Nutzer eine Ressource buchen können. Sie können in der Admin-Konsole festlegen, ob externe Nutzer Ressourcen buchen dürfen.
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Öffnen Sie in der Admin-Konsole das Dreistrich-Menü
Verzeichnis
Gebäude und Ressourcen
Übersicht.Hierfür ist die Administratorberechtigung Gebäude und Ressourcen erforderlich.
- Klicken Sie im Abschnitt Ressourcenverwaltung auf Öffnen.
- Klicken Sie auf der Seite Ressourcen auf die Ressource, die Sie konfigurieren möchten. Wenn Sie mehrere Ressourcen gleichzeitig konfigurieren möchten, wählen Sie die entsprechenden Zeilen aus und klicken Sie auf Bearbeiten.
- Klicken Sie auf Buchungsberechtigungen für Nutzer ohne Google-Konto.
- Optional: Wenn Sie Berechtigungen entfernen möchten, markieren Sie das Kästchen für einen oder mehrere Nutzer oder Domains und klicken Sie dann auf Entfernen.
Klicken Sie auf Nutzer ohne Google-Konto hinzufügen und geben Sie die E-Mail-Adressen oder Domainnamen der externen Nutzer ein, denen Sie die Buchung der Ressource erlauben möchten.
Hinweis:Sie können bestimmten externen E-Mail-Adressen oder ganzen externen Domains die Berechtigung zum Reservieren einer Ressource erteilen. Subdomains werden nur erkannt, wenn sie genau übereinstimmen.
Klicken Sie auf Hinzufügen.
Mit Calendar Interop können Microsoft Exchange-Nutzer nach Workspace-Ressourcen suchen und deren Verfügbarkeit sehen. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Exchange-Nutzern erlauben, Workspace-Ressourcen zu buchen.
Ressource als Nutzer ohne Google-Konto buchen
Nutzer ohne Google-Konto können eine Workspace-Ressource buchen, indem sie sie der Gästeliste eines Termins in ihrem eigenen Kalendersystem hinzufügen. Wenn der Nutzer die Berechtigung zum Buchen hat, wird die Buchung per E-Mail bestätigt. Der Nutzer wird per E-Mail benachrichtigt, wenn er keine Berechtigung zum Buchen hat.
Administratoren finden die E‑Mail-Adresse der Ressource in der Admin-Konsole im Bereich Ressourcenverwaltung. Wenn Sie Calendar Interop mit Exchange verwenden, muss es konfiguriert sein und Sie müssen in Exchange E-Mail-Kontakte (mit benutzerfreundlichen Namen) für die Workspace-Ressourcen hinzugefügt haben. Exchange-Nutzer können dann nach dem benutzerfreundlichen Ressourcennamen suchen und die Verfügbarkeit einer Ressource vor der Buchung ansehen.
Tipp:Damit eine Raumbuchung bestätigt wird, muss der Organisator der Veranstaltung die E-Mail-Bestätigung erhalten haben. Der RSVP-Status für eine Ressource im Kalender eines Gasts spiegelt möglicherweise nicht den aktuellen Buchungsstatus wider.