החלפה אוטומטית של חדרי ישיבות להזמנות שנדחו

כשנדחית הזמנה לפגישה בחדר, החלפה שלו בחדר דומה. יכול להיות שהחדרים ידחו פגישות כי הם כבר הוזמנו, כי צוות המתקנים הסיר חדר לצורך תחזוקה או כי הייתה התנגשות חד-פעמית בחדר בסדרת פגישות חוזרות. לחדרים עם קיבולת של עד 70 אנשים, יומן Google ינסה למצוא ולהזמין אוטומטית חדר חלופי מתאים, אם יש כזה.

• באותו בניין
• עם אותו ציוד
• בגודל סביר, בהתאם למספר המשתתפים. החדר החדש צריך להתאים לכל המשתתפים, בלי להיות גדול מדי. אם החדר החדש גדול מדי, הוא לא יוזמן כחדר חלופי אוטומטי.

שימוש בהחלפת חדרים באופן אוטומטי

החלפת חדרים באופן אוטומטי מופעלת כברירת מחדל, אבל היא מחליפה חדרים רק אם מתקיימים שני התנאים הבאים:

• חדרים מוגדרים כמשאבים מובנים ומסווגים כמרחבים לפגישות.
• למשתמשים מוגדרים מיקומי עבודה, והחדרים הם משאבים מובנים בבניינים שלהם.

רק משתמשים שהגדירו מיקום עבודה ומשאבים מובְנים בבניין שלהם יראו את האפשרות להחלפת חדר אוטומטית.

הגדרת חדרים כמשאבים מובנים במסוף Admin

חשוב לבחור את הקטגוריה הנכונה לכל החדרים. אם תסווגו משאבים בצורה שגויה, למשל אם תסווגו מרחב חברתי כמרחב לפגישות, יכול להיות שהחלפת החדר תהיה שגויה. כדי לשנות את קטגוריית החדר:

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט הארגון שלי בניינים ומשאבים סקירה כללית.

   לסקירה הכללית

   כדי לעשות את זה צריך את הרשאת האדמין בניינים ומשאבים.

2. בקטע "ניהול משאבים", לוחצים על פתיחה.
3. בקטע משאבים, לוחצים על שם החדר.
4. לוחצים על פרטים.
5. בוחרים את הקטגוריה המתאימה:
   • חלל לקיום פגישות: משאבים שמשמשים לפגישות או לישיבות (החדר יכול להיות קטן כמו תא טלפון).
   • משאב אחר: משאבים שלא משמשים לפגישות, למשל אופניים או רכב חברה.
6. לוחצים על שמירה.

הגדרת חדרים כמשאבים מובנים באמצעות API או שיטת CSV

במאמר יצירת מבנים, תכונות ומשאבים לתזמון ביומן מוסבר איך להגדיר משאבים באמצעות API או CSV. מגדירים את קטגוריית המשאבים ל-CONFERENCE_ROOM.

התראות שאפשר לצפות להן

לאירועים שמתוזמנים ל-3 החודשים הקרובים:

• היומן שולח התראות באימייל למארגן ולמשתתפים, כדי לעדכן אותם לגבי החדר החדש שהוזמן.
• אם יש יותר מ-20 משתתפים, היומן ישלח הודעה רק למארגן וליוצר האירוע.

בנוסף, אם הבקשה להזמנת החדר תידחה:

• סדרה של אירועים חוזרים – יישלח רק אימייל אחד.
• אירוע אחד בסדרה של אירועים חוזרים (חריגה) – היומן שולח עד 8 אימיילים, אחד לכל חריגה. אם יש יותר מ-8 חריגות, כל הסדרה נדחית.

השבתה של החלפת חדרים באופן אוטומטי

כדי להשבית את התכונה:

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט הארגון שלי בניינים ומשאבים סקירה כללית.

   לסקירה הכללית

   כדי לעשות את זה צריך את הרשאת האדמין בניינים ומשאבים.

2. עוברים אל הגדרות כלליות של החדר.
3. משביתים את האפשרות הפעלה של החלפת חדרים באופן אוטומטי.