Gruppenkalender erstellen und freigeben

Als Administrator in einem Unternehmen oder einer Bildungseinrichtung können Sie Kalender erstellen und für andere Nutzer in Ihrer Organisation freigeben. Das sind sogenannte Gruppenkalender. Ein Gruppenkalender kann zum Beispiel die Feiertage enthalten, an denen das Unternehmen geschlossen ist, ein anderer die Besprechungen mit der gesamten Belegschaft.

Hinweise :

  • Der Administrator oder Nutzer, der einen Gruppenkalender erstellt, ist der Eigentümer dieses Kalenders. Organisationsrichtlinien wie die Richtlinie für Speicherorte, die für diesen Eigentümer gelten, gelten auch für den Kalender. Die Eigentümerschaft an den Daten verbleibt bei der Organisation des Kalendereigentümers.
  • Wenn eine Gruppe zu einem Termin eingeladen wird, wird eine Kopie des Termins gemäß den Datenrichtlinien der obersten Organisation gespeichert und verarbeitet.

Gruppenkalender erstellen

Hinweis:

  • Wenn Sie den Kalender nur für bestimmte Personen in Ihrer Organisation freigeben möchten, müssen Sie diese zuerst in eine eigene Gruppe aufnehmen. Eine Anleitung finden Sie im Hilfeartikel Gruppe erstellen.
  • Der Nutzer, der einen Kalender erstellt, ist der Eigentümer. Organisationsrichtlinien, die für den Nutzer gelten, gelten auch für den Kalender. Hinweis: Ab Anfang 2026 wird der Kalender auch gelöscht, wenn der Eigentümer eines Gruppenkalenders gelöscht wird. Um den Verlust dieser Daten zu vermeiden, empfehlen wir, Kalender zu übertragen, bevor Sie Nutzer löschen. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Termine in sekundären Kalendern vor dem Löschen eines Nutzerkontos absagen oder übertragen.
  1. Öffnen Sie Google Kalender.
  2. Klicken Sie links neben Weitere Kalender auf „Hinzufügen“ und dann Neuen Kalender einrichten.
  3. Geben Sie den Namen für den Kalender (z. B. Marketingteamkalender), eine Beschreibung und eine Zeitzone ein.
  4. Klicken Sie auf Kalender erstellen.

Kalender freigeben

Sie können Kalender für die gesamte Organisation oder für eine bestimmte Person oder Gruppe freigeben.

  1. Öffnen Sie Google Kalender.
  2. Klicken Sie links auf den Namen des neuen Kalenders.
  3. Bewegen Sie den Mauszeiger darauf und klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü und dann Einstellungen und Freigabe.
  4. Wählen Sie eine Option aus:
    • Jeder in meiner Organisation: Setzen Sie unter „Zugriffsberechtigungen“ ein Häkchen bei „Für meine Organisation freigeben“. Wenn Sie den Kalender freigeben möchten, bitten Sie die Nutzer, ihn zu abonnieren, oder geben Sie den Kalender für eine Person oder Gruppe frei.
    • Eine bestimmte Person oder Gruppe: Klicken Sie unter „Für bestimmte Personen freigeben“ auf Personen hinzufügen und dann fügen Sie die E-Mail-Adresse der Person oder der Gruppe hinzu, für die Sie den Kalender freigeben möchten.
  5. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil für die Berechtigungen und dann wählen Sie eine Option aus. Weitere Informationen finden Sie unter Kalender für andere Personen freigeben.
  6. Klicken Sie auf Senden.

Mitglieder erhalten E-Mail-Benachrichtigungen mit Links zum freigegebenen Kalender.

  • Einzelne Nutzer und bestehende Gruppenmitglieder: Nutzer erhalten E-Mail-Benachrichtigungen, wenn Kalender freigegeben werden.
  • Neue Gruppenmitglieder: Nachdem sie einer Gruppe beigetreten sind, erhalten neue Gruppenmitglieder für gewöhnlich innerhalb einer Stunde E-Mail-Benachrichtigungen über die Kalender, auf die sie zugreifen können. Sie bekommen keine E-Mail, wenn mehr als 100 Kalender für die Gruppe freigegeben wurden.

In der E-Mail-Benachrichtigung ist ein Link zum Hinzufügen zum Kalender enthalten. Wenn Nutzer auf diesen Link und dann auf Kalender hinzufügen klicken, wird der Kalender in ihrer Liste „Weitere Kalender“ angezeigt.

Anderen Nutzern helfen, freigegebene Kalender zu finden

Damit Nutzer freigegebene Kalender finden, können Sie ihnen die Kalender-ID senden.

  1. Öffnen Sie Google Kalender.
  2. Suchen Sie den freigegebenen Kalender unter „Meine Kalender“.
  3. Bewegen Sie den Mauszeiger darauf und klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü und dann Einstellungen und Freigabe.
  4. Scrollen Sie nach unten zum Bereich „Kalender integrieren“ und kopieren Sie die Kalender-ID. Sie ist lang.
  5. Fügen Sie die ID in ein Dokument oder auf einer Website ein, wo der neue Nutzer sie dann finden kann.
  6. Bitten Sie die Nutzer, so vorzugehen:
    1. Klicken Sie neben „Weitere Kalender“ auf „Hinzufügen“ und dann Kalender abonnieren.
    2. Fügen Sie die Kalender-ID in das Feld „Kalender hinzufügen“ ein und drücken Sie die Eingabetaste.

Der Kalender wird dann in der Liste „Weitere Kalender“ des Nutzers angezeigt.

Nutzer finden in folgenden Hilfeartikeln Informationen zum Einrichten und Freigeben von Kalendern: