איך יוצרים ומשתפים יומן קבוצתי

אתם יכולים ליצור יומנים ולשתף אותם עם אנשים בארגון. היומנים האלה נקראים יומנים קבוצתיים. לדוגמה, אתם יכולים ליצור יומן קבוצתי משותף לחופשות של החברה, ויומן קבוצתי אחר לפגישות של כל הארגון.

הערות:

• האדמין או המשתמש שיוצר את היומן הקבוצתי הוא הבעלים של היומן. מדיניות ארגונית, כמו מדיניות האזורים הגיאוגרפיים לאחסון נתונים, שחלה על הבעלים חלה גם על היומן. הבעלות על הנתונים נשארת אצל הארגון של בעל היומן.
• אם מזמינים קבוצה לאירוע, עותק של האירוע נשמר ומטופל בהתאם למדיניות הנתונים של הארגון.
• החל מתחילת 2026, כשמוחקים את הבעלים של יומן קבוצתי, גם היומן נמחק. כדי למנוע אובדן של הנתונים האלה, מומלץ להעביר את היומנים לפני מחיקת המשתמשים. פרטים נוספים מופיעים במאמר בנושא איך מבטלים או מעבירים אירועים או יומנים משניים לפני מחיקה של משתמש.

איך יוצרים יומן קבוצתי

1. פותחים את יומן Google.
2. מימין, ליד יומנים אחרים, לוחצים על סמל ההוספה יצירת יומן חדש.
3. מוסיפים ליומן שם (לדוגמה, "יומן צוות השיווק"), תיאור ואזור זמן.
4. לוחצים על יצירת יומן.

איך משתפים את היומן

אתם יכולים לשתף את היומן עם כל הארגון או עם משתמש או קבוצה ספציפיים.

1. פותחים את יומן Google.
2. מימין, לוחצים על השם של היומן החדש.
3. מציבים את העכבר מעל היומן המשותף ולוחצים על סמל האפשרויות הנוספות הגדרות ושיתוף.
4. בוחרים אפשרות:
   • כל המשתמשים בארגון שלך: בקטע 'הרשאות גישה', מסמנים את התיבה שיתוף ב *ארגון שלך* . כדי לשתף את היומן, מבקשים מהמשתמשים להירשם ליומן או משתפים את היומן עם משתמש או קבוצה.
   • משתמש או קבוצה ספציפיים: בקטע 'שיתוף עם משתמשים ספציפיים', לוחצים על הוספת משתמשים מוסיפים את כתובת האימייל של המשתמש או הקבוצה שרוצים לשתף איתם את היומן.
5. בתיבה 'הרשאות', לוחצים על החץ למטה בוחרים אפשרות. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא הגדרות של הרשאות.
6. לוחצים על שליחה.

הזמנות ליומן קבוצתי כוללות קישורים ליומנים

חברים בקבוצה יקבלו התראות באימייל שכוללים קישורים ליומן המשותף.

• משתמשים ספציפיים וחברי קבוצה קיימים: המשתמשים מקבלים התראות באימייל כשמשתפים איתם יומנים.
• חברים חדשים בקבוצה: חברים חדשים בקבוצה מקבלים התראות באימייל על היומנים שיש להם גישה אליהם, בדרך כלל תוך שעה מהרגע שהם מצטרפים לקבוצה. חברים חדשים בקבוצה לא מקבלים את ההתראה באימייל אם בקבוצה משותפים יותר מ-100 יומנים.

ההתראות באימייל כוללות קישור להוספה ליומן. אם משתמש לוחץ על הקישור הזה ואז על הוספת יומן, היומן מופיע ברשימה יומנים אחרים של אותו משתמש.

איך עוזרים לאנשים למצוא יומנים משותפים

כדי לעזור לאנשים למצוא יומנים משותפים, אתם יכולים לשלוח להם את מזהה היומן.

1. פותחים את יומן Google.
2. בקטע "היומנים שלי", מוצאים את היומן המשותף.
3. מציבים את העכבר מעל היומן המשותף ולוחצים על סמל האפשרויות הנוספות הגדרות ושיתוף.
4. עוברים לקטע שילוב היומן ומעתיקים את מזהה היומן. הוא ארוך.
5. מדביקים את המזהה במסמך או באתר שנותנים למשתמשים חדשים.
6. אומרים להם לבצע את הפעולות הבאות:
   1. לצד יומנים אחרים, לוחצים על הרשמה ליומן.
   2. מדביקים את מזהה היומן בתיבה 'הוספת יומן' ומקישים על Enter.

היומן מופיע ברשימת יומנים אחרים של המשתמש.

נושאים קשורים

כדי לעזור למשתמשים ליצור ולשתף יומנים, אפשר להפנות אותם למאמרים:

• איך יוצרים יומן חדש
• איך משתפים את היומן עם אנשים אחרים