שילוב בין יומן Google לפתרון העברה לארכיון של צד שלישי

המהדורה שנתמכת בתכונה הזו: Enterprise Plus עם התוספים Assured Controls ו-Assured Controls Plus. כדי להשתמש בתכונה הזו, צריך הרשאות קריאה/כתיבה בארכיון של צד שלישי.

אדמינים יכולים להגדיר פתרון של צד שלישי כדי לשמור בארכיון אירועים ביומן Google והפרטים שלהם כארכיונים של Journal באימייל. הפתרון הזה יכול להיות שימושי ל:

  • עמידה בדרישות של FINRA ושל תקנות אחרות בנושא שירותים פיננסיים בנוגע לאחסון אלקטרוני, כולל כלל SEC 17a-4. מידע נוסף זמין במדריך להגדרת FINRA ב-Google Workspace.
  • להמשיך להשתמש בפתרון ארכיון של צד שלישי לצורך ניהול רשומות, פיקוח או מעקב ודרישות פיקוח.

לפני שמתחילים

  • פתרון הארכיון של צד שלישי צריך לתמוך בהעברת הודעות באמצעות חיבור SMTP דרך Transport Layer Security ‏ (TLS).‏ TLS הוא פרוטוקול אבטחה שמצפין אימייל כדי להגן על הפרטיות שלו. אם תנסו לשלוח הודעות יומן לפתרון ארכיון של צד שלישי שלא תומך ב-TLS, ההודעות לא יועברו. למידע נוסף, אפשר לעבור אל שליחת אימייל דרך חיבור TLS מאובטח.
  • קבלת אישור ממספר משתמשים – אם האפשרות הזו מופעלת בארגון, כל שינוי בהגדרת הארכיון של צד שלישי, כמו השבתת התכונה או שינוי כתובת הארכיון, מחייב אישור של סופר-אדמין נוסף. מידע נוסף זמין במאמר בנושא קבלת אישור ממספר משתמשים לביצוע פעולות אדמין רגישות.

הגדרת העברה לארכיון של צד שלישי ביומן

לפני שמתחילים: אם צריכים להגדיר מחלקה או צוות עבור ההגדרה הזו, עוברים אל הוספת יחידה ארגונית.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציות ואז Google Workspace ואז לוח שנה.

    כדי לעשות את זה צריך את הרשאת האדמין יומן.

  2. לוחצים על הגדרות להעברה לארכיון של צד שלישי.
  3. (אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על מחלקה או על צוות, בצד, בוחרים יחידה ארגונית.
  4. מסמנים את התיבה הפעלת ארכיון.
  5. בשדה כתובת יעד, מזינים את כתובת האימייל שאליה רוצים לשלוח את ההודעות ביומן.
  6. לוחצים על שמירה.

מה נשמר בארכיון?

כשמפעילים את התכונה הזו, יומן Google מעביר לארכיון את הפעולות הבאות של המשתמשים שנמצאים ביחידה הארגונית או בקבוצה שבה הוגדרה העברה לארכיון של צד שלישי. הנתונים נשלחים כקובץ מצורף רגיל של ICS באימייל.

  • אני יוצר אירוע
  • עדכון אירוע
  • מחיקת אירוע
  • כשאירוע מתחיל

כל סוגי האירועים מועברים לארכיון, כולל אירועים מסוג "לא בעבודה", "מיקום עבודה", "זמן לעצמי" ואירועים פרטיים.

הנתונים בארכיון כוללים את כל פרטי האירוע, כמו השם, התיאור, המשתתפים, התאריך, השעה וכל מידע אחר שמשויך לאירוע.