Vorschläge für die Raumbuchung in Google Kalender einrichten

Sie können es den Organisatoren von Konferenzen erleichtern, an jedem Standort Konferenzräume und Ressourcen für Gäste zu buchen.

In Google Kalender werden unter Berücksichtigung des beruflichen Standorts aller eingeladenen Gäste automatisch Räume vorgeschlagen. Auf dem Tab „Räume“ werden die passendsten Konferenzräume angezeigt, die den Standorten der Gäste am nächsten liegen. Dabei werden das Gebäude und die Etage der jeweiligen Person, der bisherige Buchungsverlauf, die Nutzung von Audio- und Videogeräten sowie die Kapazitätsanforderungen berücksichtigt.

Wichtige Informationen

Automatische Raumvorschläge funktionieren am besten, wenn Sie die folgenden beiden Schritte ausführen:

Fügen Sie den beruflichen Standort aller Nutzer hinzu. Wenn für einen Nutzer kein primärer Standort festgelegt ist, wird er beim Raumvorschlag von Google Kalender nicht berücksichtigt. Das bedeutet, dass der vorgeschlagene Raum möglicherweise zu klein ist oder ein Raum im Gebäude überhaupt nicht vorgeschlagen wird.
Verwenden Sie strukturierte Informationen. Nur strukturierte Informationen zu Räumen werden in Google Kalender für automatische Vorschläge verwendet. Dabei werden die Details der einzelnen Konferenzräume automatisch berücksichtigt.

Weitere Informationen finden Sie in den Hilfeartikeln Strukturierte Informationen zu Ressourcen und Strukturierte Informationen zu Ressourcen einführen.

Weitere Informationen

Wenn Sie einem Termin einen Raum hinzufügen, werden möglicherweise standortbezogene oder häufig verwendete Raumvorschläge angezeigt.

Standortbezogene Vorschläge werden angezeigt, wenn Sie einem Termin einen Raum hinzufügen und der Standort von mindestens einem Teilnehmer bekannt ist. Weitere Informationen: Raum zu einem Termin hinzufügen.
- Sie können den Standort durch Festlegen eines Hauptbürogebäudes oder eines Arbeitsorts angeben. Weitere Informationen unter Standard-Arbeitsort festlegen.
- Der Arbeitsort muss von einem Administrator aktiviert werden. Weitere Informationen zu Arbeitsort für Benutzer aktivieren oder deaktivieren.
- Standortbezogene Vorschläge werden nur angezeigt, wenn der Standort eines Nutzers für ein Gebäude mit strukturierten Räumen ist und der Nutzer auf den Termin nicht als „Virtuelle Teilnahme“ oder „Nicht teilnehmen“ geantwortet hat.
Häufig verwendete Vorschläge werden angezeigt, wenn die Person, die den Raum hinzufügt, keinen festen Standort hat. Diese Vorschläge basieren auf der Nutzung der Person und sind nur für sie sichtbar.

Primären beruflichen Standort hinzufügen

Es gibt zwei Möglichkeiten, den primären beruflichen Standort von Nutzern hinzuzufügen: Sie können dies für Ihre Nutzer tun oder sie können ihn selbst hinzufügen.

Entscheidungshilfe: Einrichtung durch Nutzer oder Administrator?

Jede Arbeitsumgebung ist anders. Überlegen Sie bei allen Aspekten der Einrichtung, welche Option für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

Einrichtung durch Administrator

Einrichtung durch Nutzer

Die Standortdaten der Nutzer sind bekannt, aktuell und korrekt.

Vorteile

Die Nutzerdaten bei Google werden mit Ihren eigenen Daten synchronisiert.
Von Nutzern verursachte Fehler werden vermieden.

Methode

API (Gebäude, Etage, Etagenabschnitt, Arbeitsplatz)
GCDS (Gebäude, Etage)

Auswirkungen für Nutzer

Beruflicher Standort im Lesemodus

Die Standortdaten der Nutzer in Ihrer Organisation sind entweder nicht vorhanden oder möglicherweise nicht korrekt.

Vorteile

Schnelle Einrichtung per Mausklick
Kalenderbenachrichtigungen für Nutzer, wenn die Standortdaten hinzugefügt oder aktualisiert werden sollen
Weniger Aufwand für den Administrator

Methode

Ersteinrichtung erfolgt über die Google Admin-Konsole.
Die Daten zum beruflichen Standort (Gebäude, Etage) werden von den Nutzern selbst aktualisiert.

Auswirkungen für Nutzer

Nutzer können ihren beruflichen Standort aufrufen und selbst ändern.
Der Standort eines Nutzers kann unter Umständen automatisch festgelegt werden.
Nutzer werden von Google aufgefordert, ihren Standort zu aktualisieren.

Standort als Administrator hinzufügen

Wenn Sie den primären beruflichen Standort für Ihre Nutzer festlegen möchten, verwenden Sie die API oder Google Cloud Directory Sync (GCDS).

Google Cloud Directory Sync

Verwenden Sie GCDS, um den beruflichen Standort Ihrer Nutzer unter folgenden Bedingungen hinzuzufügen:

Es gibt viele Nutzer und Standorte.
Die Nutzerstandorte werden oft geändert und aktualisiert.
GCDS wird bereits zur Synchronisierung von Nutzerprofilen aus Microsoft Active Directory mit Google-Konten verwendet.

Ordnen Sie im GCDS-Konfigurationsmanager auf dem Tab Attribute für das Nutzerprofil die folgenden Felder für den beruflichen Standort dem Speicherort der Informationen zu Gebäuden und Etagen zu:

Gebäude-ID
Etage

Die Synchronisierung dieser Felder ist optional. Achten Sie darauf, dass die Gebäude-IDs mit der übereinstimmen, die Sie in der Gebäudeverwaltung erstellt haben.

Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Google Cloud Directory Sync.

API

Verwenden Sie eine API, um den beruflichen Standort der Nutzer unter den folgenden Bedingungen hinzuzufügen:

Es gibt viele Nutzer und Standorte.
Sie haben bereits ein System, in dem Nutzerstandorte über API aufgerufen werden.
Die Nutzerstandorte werden regelmäßig geändert und aktualisiert.
Sie möchten die Nutzerstandorte automatisch synchronisieren.
Es gibt Werte für Etagenabschnitte und Arbeitsplätze.

Weitere Informationen zur Google Workspace Admin SDK

Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis die formatierten Informationen zu den Nutzerstandorten in den Nutzerprofilen angezeigt werden.

Verwenden Sie zum Einrichten der API die folgenden Eigenschaften:

Eigenschaft	Beschreibung	Beispiel
type (String)*	Standorttyp: CUSTOM (benutzerdefiniert), DEFAULT (Standard), DESK (Büro/Arbeitsplatz). Hinweis: Der Typ muss auf DESK (Büro/Arbeitsplatz) festgelegt sein, um den primären Arbeitsplatz eines Nutzers zu aktualisieren.	DESK
customType (String)	Wenn der Typ CUSTOM (benutzerdefiniert) gewählt wurde, enthält dieses Feld den benutzerdefinierten Wert.	Freier_Text
area (String)*	Der Textstandort ist am besten für die Anzeige geeignet, um den Standort prägnant zu beschreiben. z. B. „Mountain View, CA, USA“ oder „In der Nähe von Koblenz“.	Mountain View, CA, USA
buildingId (String)*	Diese Gebäude-ID muss genau mit der übereinstimmen, die Sie für das Gebäude erstellt haben. Reservierte Werte: Geben Sie an, dass ein Nutzer kein Bürogebäude hat. z. B. weil er zu Hause arbeitet, verwenden Sie den String $$NO_BUILDING$$. Wenn das entsprechende Gebäude noch nicht als Ressource erstellt wurde, verwenden Sie $$MISSING_BUILDING$$.	KÖLN
floorName (String)	Die Bezeichnung der Etage muss genau mit der übereinstimmen, die in der Gebäude-ID definiert ist. Hinweis: Eine Etage ohne definierte Gebäude-ID ist ungültig.	Eingangshalle, 1, 2, 3, 4, 5, 5M, 6
floorSection (String)	Der Etagenabschnitt, in dem der Nutzer arbeitet.	A, Südflügel
deskCode (String)*	Das Büro oder der Arbeitsplatz des Nutzers.	Zimmer 17, 13-A

* Pflichtfeld

Standort von Nutzern hinzufügen lassen

Aktivieren Sie die Aufforderungen in Google Kalender, um Nutzer dabei zu unterstützen, ihren primären beruflichen Standort hinzuzufügen.

Öffnen Sie in der Admin-Konsole das Dreistrich-Menü Verzeichnis Verzeichniseinstellungen.

Öffnen Sie die Verzeichniseinstellungen

Hierfür ist die Administratorberechtigung „Diensteinstellungen“ erforderlich.
Klicken Sie auf Profilbearbeitung.
Wählen Sie links unter Organisationseinheit die Organisation aus, für die diese Änderung gelten soll.
Warnung:Wenn Sie diese Änderung in der Stammorganisationseinheit auf die gesamte Organisation anwenden, wird die Änderung nicht für die Organisationseinheiten wirksam, in denen Sie bereits Profilinformationen überschrieben haben.
Klicken Sie auf das Kästchen neben Beruflicher Standort und dann auf Speichern.