Raum- und Ressourcenkalender freigeben

Wenn Sie in Google Kalender eine Kalenderressource erstellen, z. B. einen Konferenzraum oder einen Firmenwagen, richten Sie für diese Ressource einen Kalender ein. Ihre Nutzer können diese Ressourcen dann buchen. Dazu fügen sie sie ihren Kalenderterminen hinzu. Im Kalender der Ressource wird ein entsprechender Termin erstellt.

Sie können Nutzern ohne Google-Konto die Buchung Ihrer Google Workspace-Ressourcen ermöglichen, indem Sie bestimmte Buchungsberechtigungen festlegen. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Buchung von Ressourcen durch Nutzer ohne Google-Konto zulassen.

Hinweis

Damit Sie Ressourcen freigeben können, müssen Sie sie zuerst der Liste Meine Kalender hinzufügen. Dafür benötigen Sie ein Administratorkonto mit Verwaltungsberechtigung für Google Kalender.

  1. Wenn die Ressource, die Sie verwalten möchten, noch nicht in Google Kalender vorhanden ist, erstellen Sie die Ressource.
  2. Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an und öffnen Sie Google Kalender.
  3. Klicken Sie links neben Weitere Kalender auf „Hinzufügen“ und dann Ressourcen ansehen.
  4. Klicken Sie auf das Gebäude oder den Standort für die Ressource.
  5. Setzen Sie ein Häkchen neben der Ressource, um sie der Liste Meine Kalender hinzuzufügen.

Ressource freigeben

Wenn Sie eine Ressource freigeben, können Nutzer sie ihrer Liste Weitere Kalender hinzufügen, um deren Verfügbarkeit zu prüfen, sie für Termine zu buchen und Benachrichtigungen dafür zu erhalten. Sie können die Ressource jedoch nicht bearbeiten.

  1. Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an und öffnen Sie Google Kalender.
  2. Bewegen Sie den Mauszeiger in der Liste Meine Kalender auf die Ressource und klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü und dann Einstellungen und Freigabe.

  3. Wählen Sie aus, wie Sie die Ressource freigeben möchten.

    • In den Einstellungen Ihres freigegebenen Kalenders können Sie allgemeine Zugriffsberechtigungen für Termine sowie spezifischere Berechtigungen unter Für bestimmte Personen freigeben festlegen. Von diesen beiden Berechtigungsstufen gilt für die „bestimmten Personen“ jeweils die umfangreichere Berechtigung.

      Wählen Sie beispielsweise Öffentlich freigeben und wählen Sie Alle Termindetails anzeigen aus und geben den Kalender zusätzlich mit der Auswahl Nur Verfügbarkeit anzeigen für eine bestimmte Person kostenlos, so kann diese Person trotzdem alle Ihre Termindetails sehen.

    • Wenn Sie den Kalender für alle Personen in Ihrer Organisation freigeben möchten, führen Sie unter Zugriffsberechtigungen für Termine die folgenden Schritte aus:

      1. Setzen Sie ein Häkchen in das Kästchen Für Ihre Organisation verfügbar machen.
      2. Klicken Sie rechts auf den Drop-down-Pfeil und wählen Sie eine Option aus. Informationen zu Ressourcenberechtigungen finden Sie weiter unten auf dieser Seite.

    • Wenn Sie für die neue Ressource keine interne Freigabeoption festlegen, wird die standardmäßige Freigabeeinstellung für sekundäre Kalender in Ihrer Organisation übernommen. Wenn Sie den Kalender für bestimmte Personen oder eine Gruppe in Google Groups freigeben möchten, führen Sie unter Für bestimmte Personen freigeben die folgenden Schritte aus:

      1. Klicken Sie auf Personen hinzufügen.
      2. Fügen Sie die E-Mail-Adressen der Personen oder Gruppen hinzu, für die die Inhalte freigegeben werden sollen.
      3. Klicken Sie bei Berechtigungen auf den Drop-down-Pfeil und wählen Sie eine Option aus. Informationen zu Ressourcenberechtigungen finden Sie weiter unten auf dieser Seite.
      4. Klicken Sie auf Senden.

  4. Achten Sie darauf, dass Nutzer die Ressource buchen können. Weitere Informationen finden Sie unter Test Ressourcenplanung.

  5. Informieren Sie Ihre Nutzer darüber, dass sie die Ressource jetzt Terminen hinzufügen können.

  6. Optional: Führen Sie die Schritte unter Festlegen, wie Ressourcen auf Einladungen reagieren aus.

Ressourcenberechtigungen

Wenn Sie eine Ressource freigeben, können Sie festlegen, wie Nutzer für diese Ressource geplante Termine sehen und ob sie Termine hinzufügen oder bearbeiten können.

  • Nur Verfügbarkeit anzeigen (keine Details) : Nutzer können die Ressource buchen, wenn sie Termine in ihren persönlichen Kalendern erstellen oder ändern. Sie sehen im Kalender der Ressource keine Namen oder Details dazu. Wenn Sie in Ihrer Organisation die Berechtigung „Nur Verfügbarkeit anzeigen“ für die Buchung von Ressourcen nicht verwenden möchten, sollten Sie zumindest die Berechtigung Alle Termindetails anzeigen als Freigabeoption auswählen. Ansonsten ist die Ressource für Nutzer nicht buchbar.
  • Alle Termindetails anzeigen—Nutzer können die Ressource buchen und sehen Termindetails wenn sie Termine in ihren persönlichen Kalendern erstellen oder ändern. Der Terminorganisator hat die Möglichkeit, einen Termin in seinem persönlichen Kalender zu bearbeiten. Er kann jedoch weder Termine direkt im Kalender der Ressource ändern noch die Termine anderer Nutzer bearbeiten.
  • Termine ändern: Nutzer können Termindetails ansehen, einschließlich Details für private Termine. Sie können jeden Termin ändern. Diese Option ist nur verfügbar, wenn die Ressource für bestimmte Personen freigegeben ist, nicht für die gesamte Organisation.
  • Änderungen vornehmen und Freigabe verwalten : Nutzer können Termindetails ansehen, einschließlich Details für private Termine. Sie können jeden Termin ändern. Sie haben auch die Möglichkeit, Freigabeeinstellungen zu ändern. Diese Option ist nur verfügbar, wenn die Ressource für bestimmte Personen freigegeben ist.
  • Einladungen automatisch annehmen: Sie können festlegen, dass Nutzer Ressourcen buchen können, die nicht mit der Verfügbarkeit in Konflikt stehen. Diese Einstellung verhindert auch, dass nicht autorisierte Nutzer Ressourcen buchen. Alternativ können Sie Nutzern die Buchung von Ressourcen unabhängig von Verfügbarkeit oder Berechtigungen ermöglichen.

Festlegen, wie Ressourcen auf Einladungen reagieren

  1. Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an und öffnen Sie Google Kalender.

  2. Bewegen Sie den Mauszeiger in der Liste Meine Kalender auf die Ressource und klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü und dann Einstellungen und Freigabe.

    Dafür ist die Berechtigung „ Kalender“ erforderlich.

  3. Wählen Sie unter Einladungen automatisch annehmen eine Option aus:

    • Einladungen, die sich nicht überschneiden, automatisch annehmen: Einladungen zu neuen Terminen werden automatisch angenommen, sofern kein anderer Termin zur gleichen Zeit geplant ist. Wenn eine Ressource für die meisten, aber nicht alle Termine einer Terminserie verfügbar ist, nimmt die Ressource die gesamte Serie an und lehnt die Termine ab, an denen sie nicht verfügbar ist. Für jeden abgelehnten Termin wird eine E-Mail an den Terminorganisator gesendet. Wenn die Ressource zu viele Terminkonflikte hat, lehnt sie die gesamte Reihe ab und sendet eine E-Mail. Die Ressource lehnt auch Buchungen von Nutzern ab, die nicht die erforderlichen Berechtigungen für den Zugriff auf die Ressource haben.

      Hinweis:Die Ressource nimmt Einladungen für einen wiederkehrenden Termin nur an, wenn die Anzahl der Termine mit Konflikten nicht mehr als fünf und nicht mehr als ein Drittel der Gesamtzahl der Termine beträgt.

    • Automatisch alle Einladungen diesem Kalender hinzufügen: Alle Einladungen werden im Kalender der Ressource angezeigt, auch wenn einige davon überschneidende Termine betreffen. Prüfen Sie vorher die Verfügbarkeit der Ressource, damit sie verfügbar ist, wenn Sie sie benötigen. Ein durchgestrichener Termin im Kalender bedeutet, dass die Ressource bereits gebucht ist. Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, können Nutzer, die nicht die erforderlichen Berechtigungen haben, möglicherweise die Ressourcen buchen und verwenden. Sie können sie jedoch weiterhin nicht abonnieren oder Details ansehen.