Controla las opciones de chat externo en Chat y Espacios

Este artículo está dirigido a los administradores de Google Workspace. Si necesitas ayuda para usuarios, consulta Cómo comenzar a usar Google Chat.

Puedes controlar la forma en que los usuarios chatean con personas ajenas a tu organización. Si permites que tus usuarios chateen con personas externas, también puedes permitirles crear espacios con personas ajenas a tu organización y unirse a ellos.

Si desactivas el acceso externo a los mensajes y espacios de chat existentes

  • Si desactivas el chat externo, no se borrarán los mensajes, las conversaciones ni los espacios de chat que ya se crearon. Seguirán siendo visibles y accesibles para los usuarios externos y los invitados que ya hayan recibido una invitación. Los usuarios de tu organización ya no podrán acceder a esas entidades, pero su estado de membresía no cambiará. Si vuelves a activar el parámetro de configuración, se podrá acceder nuevamente a los mensajes, las conversaciones y los espacios.
  • Quitar el acceso externo a los espacios no impide que los miembros del espacio accedan a los datos compartidos en él, como los archivos o las tareas de Google Drive. Solo quita el acceso al espacio en sí. Para impedir que los miembros externos accedan a los espacios y al contenido de los espacios, debes quitarlos del espacio. Para obtener más información, consulta Cómo administrar espacios en la Consola del administrador de Google.

Auditoría de las actividades iniciadas por usuarios ajenos a tu organización

Si un usuario externo a tu organización inicia una actividad en las conversaciones que son propiedad de tu organización, se registran los detalles del evento de chat para que un administrador pueda ver que se produjo el chat. Sin embargo, no puede leer el contenido de ese chat.

Cómo configurar el chat externo

Antes de comenzar: Obtén más información para chatear con usuarios externos y cuentas de invitados.

Antes de comenzar: Si necesitas establecer un departamento o equipo para este parámetro de configuración, consulta Cómo agregar una unidad organizativa.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Google Chat.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de la configuración del servicio.

  2. Haga clic en Configuración de chat externo.
  3. (Opcional) Para aplicar el parámetro de configuración a un departamento o equipo, en el costado, selecciona una unidad organizativa.

  4. En Permitir que los usuarios envíen mensajes fuera de tu organización, selecciona Activado o Desactivado:

    • Activado: Permite que los usuarios de tu organización envíen y reciban mensajes de personas ajenas a ella.

      (Opcional) Para restringir los participantes a dominios de confianza, marca la casilla Solo permitir esta opción para los dominios incluidos en la lista de entidades permitidas.

      (Opcional) Para aceptar automáticamente a los invitados externos y usuarios conocidos sin tener que enviar una invitación, marca la casilla Aceptar automáticamente las invitaciones de chat de contactos conocidos.

    • Desactivado: No permite que los usuarios envíen mensajes fuera de tu organización.

  5. Haz clic en Guardar. También puedes hacer clic en Anular para una unidad organizativa.

    Para restablecer después el valor heredado, haz clic en Heredar.

Cómo activar o desactivar los espacios externos

Ediciones compatibles con esta función: Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; Nonprofits. Compara tu edición

También puedes controlar si los usuarios pueden crear espacios dentro de tu organización que incluyan a personas externas o unirse a ellos. Los usuarios que tengan este parámetro de configuración desactivado o que tengan ediciones que no admitan espacios externos no podrán crear estos espacios, pero podrán unirse a espacios existentes con personas externas creados por un dominio con una edición apta.

Antes de comenzar: El parámetro de configuración Espacios externos solo se aplica si la opción Chatear externamente está activada (como se describe en la sección anterior) y un administrador o usuario creó el espacio. Sin embargo, si una app creó el espacio, no podrá crear un espacio externo, a menos que el parámetro de configuración del espacio esté activado en el nivel de la OU raíz. Si no está activado, los usuarios no podrán crear espacios externos ni unirse a ellos dentro o fuera de tu organización, incluso si Espacios externos está Activado.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Google Chat.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de la configuración del servicio.

  2. Haz clic en Espacios externos.
    Este parámetro de configuración se aplica a toda tu organización.
  3. En Permitir que los usuarios creen espacios con personas ajenas a su organización y se unan a ellos, selecciona Activado o Desactivado:
    • Activado: Permite que los usuarios de tu organización creen espacios externos y se unan a ellos.
      (Opcional) Para restringir a los participantes externos a dominios de confianza, marca la casilla Solo permitir que los usuarios agreguen a personas de los dominios incluidos en la lista de entidades permitidas. Si marcaste la casilla de dominios permitidos en Chatear de forma externa (descrita en la sección anterior), también debes marcar esta casilla para los espacios. De lo contrario, los usuarios que tengan marcada la casilla de dominios permitidos en Chatear de forma externa no podrán crear ni acceder a ningún espacio externo. Aún pueden chatear con usuarios de dominios incluidos en la lista de entidades permitidas a través de otras conversaciones (como mensajes directos), pero no en espacios con usuarios externos e invitados.
    • Desactivado: Impide que los usuarios creen espacios que incluyan a personas externas o se unan a ellos. Los usuarios aún pueden unirse a espacios externos creados fuera de tu organización si está activada la opción Chat externo (descrita en la sección anterior).
  4. Haz clic en Guardar.