שילוב בין צ'אט לפתרון העברה לארכיון של צד שלישי

התכונה הזו נתמכת במהדורות הבאות: Frontline Plus,‏ Enterprise Standard ו-Enterprise Plus,‏ Education Fundamentals ו-Education Plus. השוואה בין המהדורות

אדמינים יכולים להגדיר פתרון צד שלישי לארכוב הודעות ב-Google Chat כארכיונים של Journal באימייל. הפתרון הזה יכול להיות שימושי במקרים הבאים:

  • עמידה בדרישות לגבי אחסון אלקטרוני, כמו כלל SEC 17a-4
  • המשך שימוש בפתרון העברה לארכיון של צד שלישי

איך השילוב פועל

כדי לשלב את צ'אט עם פתרון של צד שלישי להעברה לארכיון, צריך לציין כתובת אימייל שאליה יועברו הודעות ה-Journal.

  • הארכיון מתחיל לפעול כשמופעלת האפשרות להעברה לארכיון לפחות אצל אדם אחד בצ'אט ישיר, בצ'אט קבוצתי או במרחב.
    הערה: רק הודעות ממרחבים בבעלות הארגון שלכם נשמרות בארכיון. הודעות ממרחבים בבעלות של משתמשים חיצוניים לא נשמרות בארכיון.
  • ההעברה לארכיון מסתיימת עד 3 ימים אחרי שהמשתמש האחרון שהפעיל את ההעברה לארכיון עוזב את הצ'אט הקבוצתי או המרחב. הודעות בצ'אט שנשלחו אחרי הזמן הזה לא יועברו לארכיון.

חשוב: פתרון הארכיון של צד שלישי חייב לדרוש שההודעות יועברו דרך חיבור Transport Layer Security ‏ (TLS).‏ TLS הוא פרוטוקול אבטחה שמצפין אימייל כדי להגן על הפרטיות שלו. אם תנסו לשלוח הודעות יומן לפתרון ארכיון של צד שלישי שלא תומך ב-TLS, ההודעות לא יימסרו.

לפני שמתחילים

הודעות במצב מוצפן לא נשמרות בארכיון, ולכן מומלץ:

הגדרה של פתרון העברה לארכיון של צד שלישי

לפני שמתחילים: אם צריכים להגדיר מחלקה או צוות עבור ההגדרה הזו, עוברים אל הוספת יחידה ארגונית.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציות ואז Google Workspace ואז Google Chat.

    כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.

  2. לוחצים על הגדרות להעברה לארכיון של צד שלישי.
  3. (אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על מחלקה או על צוות, בצד, בוחרים יחידה ארגונית.
  4. מסמנים את התיבה מופעלת העברה לארכיון.
  5. בכתובת יעד, מזינים את כתובת האימייל שאליה רוצים לשלוח את ההודעות ביומן.
  6. בקטע תדירות של העברה לארכיון, מזינים את התדירות שבה רוצים שההודעות יופקו (כל שעה עד 24 שעות).
  7. (אופציונלי) בשדה כותרות בהתאמה אישית, מזינים רשימה של כותרות של הודעות אימייל שמופרדות בפסיקים, שצריך להשתמש בהן כדי לזהות באופן ייחודי הודעות ב-Chat.
  8. לוחצים על שמירה. לחלופין, אפשר ללחוץ על שינוי מברירת המחדל לגבי יחידה ארגונית מסוימת.

    אם מאוחר יותר רוצים לשחזר את הערך שעבר בירושה, לוחצים על ירושה.