הוספת מקור נתונים ב-Google Cloud Search

התכונה הזו זמינה ב-Cloud Search Platform. לפרטים נוספים על הפעלת התכונה הזו, אפשר לפנות לנציג של חשבון Google שלך.

אדמינים יכולים להגדיר חיפוש בכל התוכן של הארגון. כדי לחפש במאגרים של צד שלישי, צריך להוסיף מקור נתונים ב-Google Cloud Search. מקור הנתונים הוא האינדקס של פריטים שאפשר לחפש במאגר.

לפני שמתחילים

לכם (או למפתח) צריך להיות מזהה של חשבון שירות עם הרשאות גישה ל-Cloud Search Indexing API. באתר Cloud Search למפתחים יש הוראות מפורטות לאתחול הגישה ל-API.

הוספת מקור נתונים

כדי להוסיף פריטים לאינדקס ממאגר של צד שלישי, צריך להוסיף מקור נתונים ב-Cloud Search. אם יש לכם Google Workspace, אתם לא צריכים להוסיף מקורות נתונים לשירותים האלה, כמו Drive ו-Gmail.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציות ואז Google Workspace ואז Cloud Search.

    כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.

  2. לוחצים על הכרטיס מקורות נתונים מצד שלישי.
  3. בפינה הימנית העליונה, לוחצים על סמל ההוספה .

  4. מזינים שם בשורת הטקסט שם לתצוגה. שמות שמורים

    משתמשי Cloud Search רואים את השם הזה במסנני החיפוש בחלק העליון של דף תוצאות החיפוש או בתפריט הנפתח עוד. כדאי לכלול את סוג המקור בשם כדי שהמשתמשים יוכלו לזהות אותו בקלות.

  5. מזינים שם בשורת הטקסט שם קצר. לרשימת שמות שאסור להשתמש בהם, אפשר לעיין בשמות שמורים.

    כדי לצמצם את תוצאות החיפוש, משתמשי Cloud Search יכולים להשתמש בשם הזה עם אופרטור החיפוש source.

  6. בקטע חשיפה, בוחרים אפשרות:

    • גלוי לכולם כדי שכל מי שבארגון יוכל לראות את התוצאות מהמקור הזה.

    • לא גלוי לאף אחד כדי למנוע מכל המשתמשים בארגון לראות תוצאות מהמקור הזה.

      אם תגלו שחלק מהמשתמשים יכולים לראות תוצאות שהם לא אמורים לראות, תוכלו להשבית את התוצאות לכולם עד שתפתרו את הבעיה.

    • רק המשתמשים הבאים יכולים לראות את התוצאות כדי לאפשר רק למשתמשים ספציפיים או לקבוצות משתמשים בארגון לראות תוצאות מהמקור הזה. מזינים את כתובות האימייל של הקבוצה או המשתמש בשורת הטקסט.

      כשמוסיפים מקור נתונים בפעם הראשונה, כדאי להשבית את ההגדרה 'גלוי לכולם' ולהפעיל אותה רק עבור כמה משתמשים ספציפיים, עד שתבדקו את השילוב. מוודאים שהמשתמשים רואים רק תוצאות חיפוש שיש להם גישה אליהן.

  7. בקטע Service account ID (מזהה חשבון שירות), מוסיפים את כתובת האימייל של חשבון השירות שמאשר את יצירת האינדקס של המקור הזה.

    משתמשים בכתובת האימייל שנוצרה למזהה של חשבון השירות כשהמפתח הגדיר פרטי כניסה ל-Cloud Search API.

  8. אל תסמנו את התיבה הפעלת מצב קריאה-בלבד. אם תיבת הסימון הזו מסומנת, Cloud Search לא יתחיל ליצור אינדקס של תוכן ממקור הנתונים הזה.

  9. לוחצים על הוספה.

אחרי שמוסיפים את מקור הנתונים, הוא מופיע ברשימת מקורות הנתונים של צד שלישי. כדי לזהות את מקור הנתונים שאליו רוצים לגשת, המפתח מוסיף את מזהה המקור להגדרות של מחבר התוכן.

השלבים הבאים

  1. מעבירים למפתח את המזהה של מקור הנתונים כדי שישתמש בו בהגדרות של מחבר התוכן.
  2. המפתח צריך ליצור ולרשום סכימה (אם במאגר התוכן יש נתונים מובְנים).
  3. לפני שמפעילים את ההגדרה 'גלוי לכולם' למקור, חשוב לוודא שהשילוב פועל בצורה תקינה.
  4. מיפוי זהויות משתמשים.

שמות שמורים

השם המוצג או השם הקצר של מקור הנתונים לא יכולים להתחיל במילה Google או להשתמש בשם שמור.

שמות שמורים של מקורות נתונים

  • יומן Google
  • Docs
  • Drive
  • Gmail
  • Gplus
  • קבוצות Google
  • Keep
  • שליחת אימייל
  • Google Sites

עריכה או מחיקה של מקור נתונים

אתם קובעים באילו מקורות נתונים משתמשים שונים יכולים לחפש. לדוגמה, יכול להיות שתרצו שצוות המכירות יחפש במאגרי מידע שונים מאלה שצוות הנהלת החשבונות מחפש בהם.

אתם יכולים להסתיר תוצאות חיפוש ממקור נתונים מסוים אם תשביתו את ההגדרה 'חשיפה' שלו. השבתת ההגדרה 'חשיפה' אומרת שהמשתמשים לא יראו תוצאות ממקור הנתונים הזה. היא לא מוחקת את מקור הנתונים מ-Cloud Search באופן סופי.

הפעלה או השבתה של ההגדרה 'הרשאות גישה למכשיר'

לפני שמתחילים: כדי להפעיל או להשבית את ההגדרה 'גלויים לכולם' לקבוצה נבחרת של משתמשים, צריך לשייך את החשבונות שלהם לקבוצה.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציות ואז Google Workspace ואז Cloud Search.

    כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.

  2. לוחצים על הכרטיס מקורות נתונים מצד שלישי.
  3. ברשימה, מסמנים את מקור הנתונים שרוצים לשנות ולוחצים על סמל העריכה .
  4. בוחרים אפשרות בשדה חשיפה:
    • גלוי לכולם כדי שכל מי שבארגון יוכל לראות את התוצאות מהמקור הזה.
    • לא גלוי לאף אחד כדי למנוע מכל המשתמשים בארגון לראות תוצאות מהמקור הזה.
    • רק המשתמשים הבאים יכולים לראות את התוצאות כדי לאפשר רק למשתמשים ספציפיים או לקבוצות משתמשים בארגון לראות תוצאות מהמקור הזה. מזינים את כתובות האימייל של הקבוצה או המשתמש בשורת הטקסט.
  5. לוחצים על שמירה.

השהיית יצירת אינדקס של תוכן חדש

אתם יכולים להפסיק באופן זמני את ההצגה של תוכן חדש בתוצאות החיפוש. אם תשהו את ההוספה לאינדקס, המשתמשים לא יוכלו לראות תוכן חדש או תוכן שעבר שינוי ממקור מסוים. ההשהיה של ההוספה לאינדקס חלה על הארגון כולו, ולא ניתן להשהות את ההוספה לאינדקס ליחידות ארגוניות ספציפיות.

הערה: אי אפשר להשבית את יצירת האינדקסים בשירותי Google Workspace, כמו Gmail,‏ Drive או קבוצות Google.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציות ואז Google Workspace ואז Cloud Search.

    כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.

  2. לוחצים על הכרטיס מקורות נתונים מצד שלישי.
  3. ברשימה, מסמנים את מקור הנתונים שרוצים לשנות ולוחצים על סמל העריכה .
  4. מסמנים את התיבה שליד הפעלת מצב קריאה בלבד.
  5. לוחצים על שמירה.

שינוי השם שמוצג במסנני החיפוש ואופרטור החיפוש

אתם יכולים לשנות את השם שמוצג למשתמשים במסנני החיפוש בחלק העליון של דף תוצאות החיפוש או בתפריט הנפתח עוד. אפשר גם לשנות את השם שמשמש לאופרטור החיפוש מקור.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציות ואז Google Workspace ואז Cloud Search.

    כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.

  2. לוחצים על הכרטיס מקורות נתונים מצד שלישי.
  3. ברשימה, מסמנים את המקור שרוצים לשנות ולוחצים על סמל העריכה .
  4. בשדה שם לתצוגה, מזינים שם חדש שיוצג במסנני החיפוש.
  5. בשדה Short Name (שם מקוצר), מזינים גרסה מקוצרת חדשה של השם.
  6. לוחצים על שמירה.

עדכון חשבון השירות

אתם יכולים לשנות את חשבון השירות שיכול ליצור אינדקס של תוכן עבור המקור הזה, או להוסיף חשבון שירות אחר. זהו חשבון השירות שנוצר כשמפתח הגדיר פרטי כניסה ל-Cloud Search Indexing API.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציות ואז Google Workspace ואז Cloud Search.

    כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.

  2. לוחצים על הכרטיס מקורות נתונים מצד שלישי.
  3. ברשימה, מסמנים את המקור שרוצים לשנות ולוחצים על סמל העריכה .
  4. בקטע כתובת האימייל של חשבון השירות, מזינים את כתובת האימייל של חשבון שירות מורשה.
    • כדי להסיר כתובת אימייל, לוחצים על סמל ההסרה לצד הכתובת.
  5. לוחצים על שמירה.

מחיקה של מקור נתונים

אם הארגון שלכם לא צריך יותר לחפש במקור נתונים מסוים, אתם יכולים למחוק אותו באופן סופי. לדוגמה, אם תסיימו את החוזה עם ספק שירותים, לא תצטרכו יותר גישה למקור הנתונים הזה.

רוצים להפסיק זמנית את ההצגה של מקור נתונים בתוצאות החיפוש? או להסיר מקור רק לחלק מהאנשים? אל תסירו את המקור כמו שמתואר כאן. פשוט משביתים את החשיפה של המקור הזה לכל האנשים בארגון או רק לאנשים מסוימים.

חשוב: מחיקה של מקור נתונים מוחקת גם את כל התוכן שנכלל באינדקס של המקור הזה, ואי אפשר לבטל את הפעולה.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציות ואז Google Workspace ואז Cloud Search.

    כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.

  2. לוחצים על הכרטיס מקורות נתונים מצד שלישי.
  3. ברשימה, מסמנים את מקור הנתונים שרוצים לשנות ולוחצים על סמל המחיקה .
  4. לוחצים על שמירה.

אחרי שמוחקים מקור תוכן, הוא לא זמין לאינדוקס ולחיפוש. אם תשנו את דעתכם בהמשך, תוכלו להוסיף שוב את המקור ולבצע אינדוקס מחדש.