המאמר הזה מיועד לאדמינים שמנהלים את עורכי Docs ו-Drive בארגון. אם אתם צריכים עזרה בניהול הקבצים שלכם, אתם יכולים להיעזר במרכז הלמידה.
התכונה הזו נתמכת במהדורות הבאות: Business Plus, Enterprise Standard ו-Enterprise Plus, Education Plus איזו מהדורה יש לך?
אדמינים יכולים להפעיל תכונות מיתוג (למשל, לוגו בשקף) שמאפשרות להגדיר תבניות ועיצובים שיהיו ברירת המחדל עבור המשתמשים. הפעלת המיתוג היא תהליך הגדרה, ולא תכונה שאפשר להפעיל ולהשבית. להפעלת המיתוג אין השפעה על משתמשי הקצה, אבל היא מאפשרת להקצות מסמכים ב-Google Slides, ב-Vids, ב-Forms וב-Sites לשימוש המשתמשים כתבניות.
כשמפעילים מיתוג
כשמפעילים את המיתוג, נוצרים אוטומטית חשבון שירות ואחסון שיתופי. התבניות שאתם מעלים מאוחסנות באחסון השיתופי הזה.
חשבון שירות הוא סוג מיוחד של חשבון שנוצר על ידי Google, ובדרך כלל משמש אפליקציה ולא אדם. מערכות Slides, Vids, Forms ו-Sites מבצעות אימות בתור חשבון שירות כדי להעלות תבניות ועיצובים שמוגדרים כברירת מחדל לאחסון השיתופי. אם יש לכם מיזוג לקוחות, זה יוביל ליותר מחשבון אחד של מיתוג ארגוני, אבל רק אחד מהם ישמש אתכם. פרטים מופיעים במאמר מהם חשבונות שירות?
האחסון השיתופי נוצר ביחידה הארגונית שמוגדרת כברירת מחדל. בדרך כלל זו היחידה הארגונית בראש ההיררכיה, אבל זה תלוי בהגדרות של יצירת אחסון שיתופי. פרטים נוספים מופיעים במאמר בנושא הגדרת ברירת המחדל של הגדרות השיתוף בתיקיות באחסון השיתופי.
הערה: מחיקה של תיקיית האחסון השיתופי שנוצרה כשמפעילים את המיתוג תגרום לשגיאות בתכונה 'עיצובים ותבניות שמוגדרים כברירת מחדל'.
צפייה בתבניות ובעיצובים שמוגדרים כברירת מחדל באחסון השיתופי
- אם עורכים או מוחקים מסמכים ישירות באחסון השיתופי, יכול להיות שהתכונה הזו תהפוך ללא נגישה למשתמשים בארגון. פועלים לפי השלבים שמפורטים במאמר ניהול תבניות ועיצובים שמוגדרים כברירת מחדל.
- כברירת מחדל, כל המשתמשים בארגון יכולים לראות את תבניות ברירת המחדל ואת ערכות הנושא, אבל הם לא יכולים לערוך או למחוק אותן. כדי לערוך או למחוק אותם, צריך להשתמש בהרשאת האדמין ל-Drive ול-Docs כדי לשנות את רמת הגישה של חבר באחסון השיתופי. כל מי שיש לו את ההרשאות המתאימות יכול למחוק אותם בדיוק כמו כל קובץ אחר ב-Drive.
- הסרה של תבנית או ערכת נושא שמוגדרות כברירת מחדל במסוף Admin לא מוחקת את המסמך.
- כדאי לעקוב אחרי השימוש בתיקיית האחסון השיתופי כדי לוודא שלא חורגים ממגבלות המכסה. פרטים נוספים מופיעים במאמר מגבלות על אחסון שיתופי ב-Google Drive.
הפעלת מיתוג
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
אפליקציות
Google Workspace
Drive ו-Docs
תבניות.כדי לעשות את זה, צריך הרשאות אדמין ל-Drive ו-Docs.
- לוחצים על מיתוג הארגון הפעלה.
השינויים ייכנסו לתוקף תוך 24 שעות, ובדרך כלל תוך זמן קצר בהרבה. מידע נוסף - מוודאים שכל המשתמשים שצריכים לקבל גישה לתבנית ברירת המחדל יכולים לגשת אליה בהתאם למדיניות האחסון השיתופי. מידע נוסף על הוספת חברים לאחסון שיתופי
- כדאי לבדוק את מדיניות השמירה ב-Vault כדי לוודא שלמשתמשים יש גישה מתמשכת לתבנית ברירת המחדל. מידע נוסף על שמירת קבצים ב-Drive באמצעות Vault
מה קורה אם מוחקים את האחסון השיתופי בטעות?
אם מחקתם את האחסון השיתופי בטעות, אתם יכולים לבחור באחת מהאפשרויות הבאות כדי להפעיל מחדש את תכונות המיתוג של הארגון:
- אם תיקיית האחסון השיתופי נמחקה ב-25 הימים האחרונים, אפשר לשחזר אותה. הוראות מפורטות זמינות במאמר מחיקה או שחזור של תיקיית אחסון שיתופי והקבצים שבה עבור המשתמשים.
- אם תיקיית האחסון השיתופי נמחקה לפני יותר מ-25 ימים, אי אפשר לשחזר אותה. כדי ליצור אחסון שיתופי חדש, צריך להשלים שוב את שלבי ההפעלה.