התכונה הזו תומכת במהדורות הבאות: Business Starter, Business Standard ו-Business Plus; Enterprise Standard ו-Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard ו-Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials ו-Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. השוואה בין המהדורות
אדמינים יכולים לאפשר לכל המשתמשים בארגון או רק לחלק מהם ליצור תיקיות אחסון שיתופי. לדוגמה, אם אתם עובדים בעסק, כדאי לאפשר לכולם ליצור תיקיות אחסון שיתופי כדי לתמוך בשיתוף פעולה בין הצוותים ולמנוע אובדן נתונים כשעובד עוזב. לעומת זאת, אם אתם עובדים במוסד חינוכי, כדאי לאפשר רק לאנשי הוראה ליצור תיקיות אחסון שיתופי, ולא לתלמידים.
שלב 1: בודקים איך ההגדרות משפיעות על המשתמשים
- גם אם לא תאפשרו למשתמשים מסוימים ליצור תיקיות באחסון השיתופי, אנשים בתוך החברה או בית הספר ומחוצה להם עדיין יוכלו להוסיף את המשתמשים האלה לתיקיות שלהם באחסון השיתופי.
- כשמשתמש יוצר תיקייה חדשה באחסון השיתופי, הגדרות השיתוף מועתקות מהגדרת ברירת המחדל של היחידה הארגונית שלו, גם אם מציינים יחידה ארגונית אחרת כברירת מחדל. עם זאת, אפשר לשנות את ההגדרות של האחסון השיתופי בהמשך.
- אם משנים את הגדרות ברירת המחדל של תיקיות באחסון השיתופי, השינוי חל רק על תיקיות חדשות באחסון השיתופי. ההגדרות הנוכחיות של תיקיות האחסון השיתופי הקיימות לא ישתנו. אפשר לעדכן את ההגדרות של תיקיות אחסון שיתופי קיימות במסוף Google Admin. מידע נוסף
שלב 2: קביעת המשתמשים שיכולים ליצור תיקיות אחסון שיתופי
לפני שתתחילו: אם צריך, קראו איך קובעים הגדרות למחלקות ולקבוצות.
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
אפליקציות
Google Workspace
Drive ו-Docs.כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.
- לוחצים על הגדרות שיתוף יצירת תיקיות אחסון שיתופי.
-
(אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על חלק מהמשתמשים, בצד, בוחרים יחידה ארגונית (בדרך כלל מדובר במחלקה) או הגדרות לקבוצת משתמשים (מתקדם).
הגדרות של קבוצות מבטלות את ההגדרות של היחידות הארגוניות. מידע נוסף
- מוצאים את התיבה המשתמשים בselected-organizational-unit לא יכולים ליצור אחסון שיתופי חדש ובוחרים אפשרות:
- כדי לאפשר למשתמשים ליצור תיקיות אחסון שיתופי, מבטלים את הסימון של התיבה.
- כדי למנוע מהמשתמשים ליצור תיקיות אחסון שיתופי, מסמנים את התיבה.
- (אופציונלי) אם אתם מאפשרים למשתמשים ליצור תיקיות באחסון השיתופי, אתם יכולים לבחור את היחידה הארגונית שבה הן ייווצרו כברירת מחדל. אפשר להעביר אותן ליחידות ארגוניות אחרות בהמשך. האפשרות הזו יכולה לעזור לכם לעקוב אחרי האחסון בארגון ולנהל אותו.
- (אופציונלי, לא נתמך ב-Business Starter) מגדירים את הגדרות השיתוף שיוגדרו כברירת מחדל לתיקיות חדשות באחסון השיתופי, ובוחרים אם בעלי הרשאות ניהול לאחסון השיתופי יוכלו לשנות את ההגדרות האלה. אפשרויות:
- חברים עם גישת מנהל יכולים לגשת להגדרות הבאות ולשנות אותן – אם תיבת הסימון הזו לא מסומנת, מנהלים לא יכולים לשנות את הגדרות השיתוף האלה עבור תיקיות ספציפיות באחסון השיתופי. ברוב המקרים, כדאי לאפשר למנהלי אחסון שיתופי לשנות את ההגדרות כדי שלא תימנע מהם האפשרות לשתף פעולה עם משתמשים חיצוניים או עם צוותים אחרים.
- משתמשים מחוץ לארגון יכולים לגשת לקבצים בתיקיות אחסון שיתופי – אם תיבת הסימון הזו לא מסומנת, משתמשים חיצוניים לא יכולים לגשת לקבצים, גם אם המשתמשים יכולים לשתף קבצים מחוץ לארגון. ההגדרה הזו גם מונעת ממנהלי תיקיות אחסון שיתופי להוסיף משתמשים חיצוניים כחברים. אם למשתמשים אין אפשרות לשתף פריטים ב-Drive מחוץ לארגון, להגדרה הזו אין השפעה כי היא לא יכולה לבטל את הגדרת השיתוף.
- אפשר להוסיף לקבצים אנשים שאינם חברים באחסון השיתופי – אם תיבת הסימון הזו לא מסומנת, חברים באחסון השיתופי לא יכולים לתת לאנשים שאינם חברים באחסון השיתופי גישת צפייה, תגובה או עריכה לקבצים באחסון השיתופי, או לשתף את הקבצים האלה באמצעות קישור.
- מנהלי תוכן יכולים לשתף תיקיות – אם תיבת הסימון הזו לא מסומנת, רק מנהלים יכולים לשתף תיקיות.
- בעלי הרשאת צפייה ותגובה יכולים להוריד, להדפיס ולהעתיק קבצים – אם תיבת הסימון הזו לא מסומנת, חברים באחסון השיתופי שיש להם הרשאת צפייה או הרשאת תגובה לא יכולים להוריד, להעתיק או להדפיס קבצים באחסון השיתופי.
הערה: ההגדרה הזו נשמרת בקבצים ובתיקיות באחסון השיתופי גם אחרי שהם מועברים מחוץ לאחסון השיתופי. במקרה של תיקיות, אי אפשר לבטל את ההגדרה אחרי שהקובץ מועבר ל'האחסון שלי'.
-
לוחצים על שמירה. לחלופין, אפשר ללחוץ על שינוי מברירת המחדל לגבי יחידה ארגונית מסוימת.
אם רוצים בהמשך לשחזר את הערך שעבר בירושה, לוחצים על ירושה (או על ביטול הגדרות לקבוצה).